Interview met Conny: we zijn er voor jullie

Interview voor het personeelsblad

Dagelijks zijn er circa zestig secretaresses en managementassistenten in de weer om te ondersteunen bij het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen. Zonder hun inspanningen kunnen veel managers en andere collega's toch minder uit de voeten.

Op secretaressedag, donderdag 17 april 2008, werd voor alle secretaresses en managementassistentes in Milieueducatiecentrum Eilandsteede in Park Transwijk een dienstbrede themabijeenkomst georganiseerd.

Op het programma stond een onderlinge kennismaking. Aansluitend volgde een spoedcursus 'zakelijk flirten', verzorgd door een professionele flirtcoach en een rondleiding over Kanaleneiland.

Vier keer per jaar is er een dergelijke themabijeenkomst. Er is aandacht voor onderwerpen op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, denk dan aan bijvoorbeeld timemanagement en stressmanagement. En op het gebied van officemanagement: postregistratie en telefonische bereikbaarheid. Ondanks dat aanwezigheid vrijblijvend is kennen ze een hoge opkomst. De reacties zijn overwegend positief.

Een managementassistente die zich al jaren sterk maakt voor integraal werken binnen het Officemanagement is Conny. Wat is haar drijfveer?

"Omdat ik er eentje ben van samenwerken en kennis delen waardoor het werk plezierig wordt en makkelijker. Verder vind ik mijn dienst een bijzondere maar ook leuke dienst om voor te werken".

Wie werkt voor wie?
Drieëneenhalf jaar is Conny als voorzitter en aanjager betrokken geweest bij het zogenoemde secretarieel platform, dat verder bestond uit Gerda, Ineke van en Inez. "De secretaresses zagen en spraken elkaar te weinig. Dit werd direct onze eerste doelstelling".

Het platform is veel verder gekomen dan kennismaken. Tweemaandelijks was er een regulier overleg waarin elke afdeling was vertegenwoordigd. "Tijdens het tweemaandelijkse reguliere overleg kwamen diverse onderwerpen aan de orde op het gebied van facilitaire zaken, automatisering en P&O. Er werden knelpunten besproken en informatie werd uitgewisseld. Voor dat laatste brengen we 6-wekelijks een digitale nieuwsbrief uit".

Conny vertelt vol trots over de resultaten die bereikt zijn door de Kerngroep Secretarieel Platform. "Er zijn een aantal producten ontwikkeld, zoals een informatiemap voor nieuwe medewerkers. Er kwam uniformiteit op onderdelen waar ieder zich in kon vinden, zoals een checklist in- en uit diensttreding. Er is een intranetsite opgezet waar je veel over ons vakgebied terugvind. Bijvoorbeeld een overzicht "wie werkt voor wie" en het aanbod van interne vergaderlocaties. Secretaresses houden nu eenmaal van lijstjes. Als ze maar bijgehouden worden!"

Vanuit P&O werden 3,5 jaar geleden interviews gehouden met de afdelingshoofden over de wensen van onderlinge vervanging. Bijvoorbeeld bij het directiesecretariaat. Hieruit bleek dat er vanuit het management meer behoefte was aan betere onderlinge samenwerking van de secretariaten en een onderzoek naar de haalbaarheid van het invoeren van onderlinge vervanging. Conny ziet nog veel mogelijkheden voor de verdere professionalisering van het Officemanagement bij onze dienst.
"Zelf ben ik een voorstander van een uniforme werkwijze voor een aantal secretariële taken. Als er een goed plan ligt lukt dat ook. Ik geloof er in. Officemanagement blijft een leuk interessant onderwerp. Je raakt er nooit over uitgepraat".