woensdag 14 augustus 2013

Mijn eerste verkenning (nieuwe functie)


In 2012 heb ik binnen mijn organisatie een uitdagende klus afgerond bij een andere dienst. Daar heb ik in de keuken mogen kijken van een uitvoeringsorganisatie. Dat is mij goed gevallen. Mijn belevenissen kun je op deze site teruglezen. De plaatsingsprocedure in verband met een reorganisatie is afgerond en ook bij mij was aan het eind van mijn klus afgelopen december de rust teruggekeerd. Sinds 2 januari jl. werk ik met trots en plezier in een andere functie bij een andere dienst die zich o.a. bezighoudt met toezicht houden en handhaving.

Rondkijken
Alles is nieuw voor mij. Veel nieuwe collega’s, producten en instrumenten. Ik heb kennismakingsgesprekken met alle leidinggevenden en secretaresses gevoerd en ontdek zo beetje bij beetje de nieuwe organisatiecultuur. Er wordt hard gewerkt en goed werk afgeleverd. Dat wordt volgens mij hier als een vanzelfsprekendheid beschouwd. Daar zijn wij toch van! Ik hoor af en toe een kritische noot, maar er is ook zeker ruimte voor gezelligheid. Ik kom er al snel achter wat Boa’s, droogkamers en omzettingen zijn. Na een uitleg over hun werkwijze mocht ik in april een middagje met twee senior toezichthouders de wijk in. Dat gaf mij een goed beeld wat er bij toezicht en handhaven komt kijken. Dat smaakt naar meer.

Meenemen
Vanaf mijn eerste functie bij mijn huidige werkgever heb ik andere secretariaten gestimuleerd om ook over de eigen schutting te kijken op het werk en de bredere samenwerking op te zoeken. Ik vond het dan ook erg fijn dat ik in deze nieuwe functie als coördinator  van het team Office Management (11 secretaresses) mijn werk voor het interne secretariële platform  mag voortzetten. Momenteel ligt mijn focus op het ontwikkelen en laten toetsen van een toolkit voor digitaal (papierarm) en efficiënt vergaderen en aansluitend het gesprek aan te gaan over de rol van de secretaresse in dit proces (vergadercultuur). Wanneer is het bijvoorbeeld niet nodig om een notulist in te zetten? En wanneer praat je pas echt over een efficiënte vergadering? Een boeiend proces, waarbij ik weer veel kan leren.

Reizen
Ik heb mijn collega’s van het team Office Management meegenomen op reis. Helaas was er geen budget voor tickets naar een tropische bestemming en moest ik het doen met een digitale reis. Prezi daagt je uit om creatief te zijn. Dat heb ik geweten. Het werd veel puzzelen, zuchten en  zoeken. Vooral thuis waren er veel theemomenten. Tijdens de reis over ons blikveld voor de aankomende periode is gelukkig niemand misselijk geworden.
Wat fijn dat een aantal secretaresses mijn tips en tricks over Prezi willen horen tijdens een nog te organiseren workshop. Wie weet als wij de basisvaardigheden in de vingers hebben dat wij onze managers kunnen overtuigen deze creatieve uitdaging aan te gaan. Beelden zeggen tenslotte soms meer dan woorden.

Onderweg
Het is voor mij even wennen dat we als team op drie locaties werken, dat maakt spontaan langslopen iets lastiger. Gelukkig zien en spreken we elkaar regelmatig. Ik vind het een leuk team om mee samen te werken. Iedereen is bereid om elkaar in specifieke taken te vervangen. En wat een goed idee om een afgeschermde Facebook-groep aan te maken om informatie te delen.
Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun bereikbaarheid. Wat scheelt mij dat veel tijd. Het maakt dat ik nog flexibeler kan werken, ik schakel mijn vaste nummer door naar mijn mobiele toestel en zorg dat ook mijn leidinggevende goed bereikbaar blijft als ik van mijn werkplek weg loop.
Wat moest ik vorige maand om mijzelf lachen toen het noodalarm af ging in ons gebouw. Schakel ik nog snel mijn toestel door naar mijn mobiel, maar laat ik mijn handtas achter op mijn werkplek. Ik heb blijkbaar gedacht dat ik zelfs onder deze omstandigheden goed bereikbaar moet blijven. Gelukkig was het maar een BHV ontruimingsoefening en lag mijn handtas veilig onder mijn bureau.

Als secretaresse wil je volgens mij graag vooruitlopen op de troepen. En  pak je nieuwe kansen met twee handen aan op bijvoorbeeld het gebied van digitaal werken, het (ver) nieuwe samenwerken en flexwerken. Ik ga ervoor. Ondertussen gaat mijn eigen werk natuurlijk ook gewoon door. Ik wil nog zoveel meer weten over mijn dienst. Van collega’s hoor ik dat jezelf ook gewoon die tijd moet gunnen om goed ingewerkt te raken. Dat advies probeer ik te onthouden en meer geduld te hebben
Ik kijk uit naar de uitdagingen en verrassingen die tijdens deze reis nog op mijn pad komen.  

1 opmerking:

  1. Wat een heerlijk positief stuk. Erg leuk zoals jij over je werk schrijft!
    Positiviteit doet zoveel voor de werksfeer.

    BeantwoordenVerwijderen