Intervisie voor de professionele secretaresse

Sta niet stil, blijf in beweging: leer om te groeien. 

Je neemt als secretaresse vast wel deel aan een vakoverleg. Er worden praktische zaken besproken en acties uitgezet. Maar bespreek je daar ook persoonlijke werk gerelateerde vraagstukken? Daar is vaak niet de tijd voor tijdens het overleg of je collega’s staan daar niet voor open. Denk dan eens aan intervisie.

Deze werkvorm is nu nog bij veel secretaresses onbekend. Dit is alleen iets voor het management of voor de zorgsector, hoor ik dan. Zoiets is niets voor mij, want ik functioneer goed. Wat onbekend is, maakt soms onbemind en dat vind ik jammer.

Het enthousiasme bleef
Enige tijd geleden heb ik een opleiding voor intervisiebegeleider gevolgd. Ik nam in die tijd deel aan een werkgroep met een aantal organisatieadviseurs. Er was genoeg kennis en ervaring in huis om naast het bespreken van inhoudelijke thema’s ook deze werkvorm een keer toe te passen. Ik vond het spannend, maar ik wist dat ik goede handen was. Het smaakte gelijk naar meer.
Ik hoorde al jaren managers over intervisie en het maakte mij nieuwsgierig. In eerste instantie ben ik op zoek gegaan naar vakgenoten buiten mijn eigen organisatie. Deze zoektocht leverde mij toen helaas niets op. Ik kreeg van mijn leidinggevende de mogelijkheid om de opleiding te volgen en te onderzoeken of er interesse was binnen mijn organisatie om hiermee aan de slag te gaan binnen met eigen werkveld. Ondertussen heb ik een aantal kennismakingsbijeenkomsten georganiseerd en zijn er twee groepen gestart. 

Op onderzoek uit

Wat is intervisie? Je gaat met vijf of zes andere vakgenoten in gesprek over één of twee vraagstukken. Het is de bedoeling dat je met een vaste groep een aantal keer bijeen komt. Zo komt iedereen ook met een vraagstuk aan de beurt. Je stelt jezelf vast weleens de vraag: hoe zou iemand anders dit oplossen? Het gaat erom dat je een actueel vraagstuk kunt stellen aan andere vakgenoten. Een vakgenoot heeft meer afstand tot het probleem waardoor zij vanuit een ander gezichtspunt het vraagstuk bekijkt en je advies kan geven. De intervisiebegeleider zorgt voor structuur tijdens het overleg en breekt in waar nodig. Maar wat wordt bedoeld met een vraagstuk? Ik noem een aantal voorbeelden. De verwachting van mijn manager is niet helder. Ik heb samenwerkingsproblemen met een collega. Ik heb moeite met prioriteiten stellen of ik erger mij aan gebrek aan efficiency op mijn kantoor. Dit filmpje legt duidelijk uit wat intervisie is. 

Samen aan de slag

Je kunt het inbrengen van een vraagstuk als spannend ervaren. En dat is helemaal niet erg. Vergeet niet dat het voor de andere deelnemers ook weleens de eerste keer kan zijn. Je overdenkt het misschien te veel en vindt je eigen vraagstuk te klein om in te brengen. Wat zullen de deelnemers wel denken? Iedereen loopt weleens ergens tegenaan, maar spreekt het misschien niet uit. En vergeet niet: perfecte mensen bestaan niet.

Ik had genoeg deelnemers om te starten. Voorafgaand aan de eerste bijeenkomst vroeg ik iedereen mij een actueel vraagstuk te mailen. Ik voelde bij mijzelf een lichte spanning. Wat als iedereen stil blijft tijdens de bijeenkomst en niemand brengt iets in? Dat is gelukkig niet gebeurd. Je gaat als deelnemer in gesprek met vakgenoten, wat maakt dat er veel herkenning zit in de vraagstukken. Misschien loop je er zelf niet tegenaan, maar dan kun je juist wel goed advies geven aan de inbrenger.

De groep bepaalt zelf welk vraagstuk wordt besproken. Iedereen snapt de spelregels die van te voren worden uitgelegd. Je neemt je voor om aandachtig te luisteren, zoveel mogelijk open vragen te stellen en niet gelijk te komen met een oplossing. Je zoemt niet alleen in op de praktische kant en je vergeet vooral niet de gevoelswaarde mee te nemen in je vraagstelling. En natuurlijk begin je niet gelijk te vertellen dat je het herkent en praat je over je eigen ervaring.
In de praktijk valt dit soms tegen en merk je pas hoe praktisch en oplossingsgericht je als secretaresse misschien soms bent. Ik hoor mijzelf al weer zeggen: “Probeer in deze fase geen goed bedoelde adviezen te geven en we hebben een NIVEA[i]-momentje te pakken". Even streng zijn hoort er ook bij als intervisiebegeleider.

Leren en ontwikkelen

Iedereen leert van intervisie. Is het niet om goed te leren luisteren of feedback te geven of te ontvangen dan wel om nieuw inzicht te krijgen op je vraagstuk. Wat wil je als professional nog meer? De kracht zit er juist in dat je verdiepend bezig bent. Het is niet te vergelijken met een werkoverleg of brainstormsessie over bijvoorbeeld de nieuwe opzet van een digitaal archief. Ik merk wel dat het fijn is als je in een groep zit zonder directe collega’s. Je vertelt misschien toch net iets meer en je vakgenoten kennen je verhaal nog niet, dus zijn niet bevooroordeeld.

Ik ben enthousiast over intervisie voor secretaresses en draag dit graag uit. Ook ik leer van elke bijeenkomst en dat voelt goed. 

Maak die rit

Ga net zoals op het plaatje bovenaan deze column het avontuur aan. Ga samen op die slee die heuvel af. Het is misschien spannend, maar als je samen veilig beneden bent heb je wel een leuke en mooie ervaring achter de rug. Onderzoek de mogelijkheden binnen je eigen organisatie of sluit aan bij een (gratis) kennismakingsbijeenkomst. Gebruik Social Media en kijk op LinkedIn of Twitter of je hierover iets tegenkomt.
Blijf je ontwikkelen op zowel vakkennis als in zelfkennis en overweeg om ook intervisie in te zetten. Al is het maar één keer, wie weet word je net zo enthousiast als ik. 

---

[i] NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander

Uitleg over intervisie: kort filmpje op YouTube