 |
| Publicatie: Info-Net, Secretaresse Netwerk |
Heb je ook wel eens het gevoel dat de sfeer beter kan op het werk? Als spin in het web ben jij misschien wel de juiste persoon om te proberen met behulp van je naaste collega’s hier iets aan te doen.
In een standaard functieomschrijving van de secretaresse staat veelal uitvoerende en coördinerende taken omschreven. Naast klantvriendelijk, proactief en flexibel is er nog een belangrijke taak weggelegd: het creëren of behouden van een goede sfeer op het werk. Bij de functie van secretaresse wordt er vaak van uitgegaan dat in het functieprofiel de taak ‘de vrede bewaren’ standaard is opgenomen.
Oorzaken
Ik ben in de gelegenheid geweest om bij verschillende bedrijven in de keuken te kijken en van meerdere bedrijfsculturen te proeven. Er zijn verschillende oorzaken te noemen die sfeer bepalend kunnen zijn. Bij een bedrijf kan de onderlinge sfeer per sector of afdeling verschillen en zijn er stilzwijgend regels over de wijze waarop onderlinge communicatie plaatsvindt. Bij een langdurig traject, zoals een reorganisatie, kunnen er veel emoties loskomen. Dit heb ik van dichtbij meegemaakt. Als secretaresse zit je toch tussen het management en het personeel in. Collega’s komen met enige regelmaat binnenvallen met hun ergernissen en vragen.
Een andere oorzaak kan zijn dat de onderlinge ergernissen hoog zijn opgelopen. Wat ook misschien mee kan spelen is een collega waar medecollega’s zich aan storen, wat een negatieve stempel drukt op de sfeer. Gevolg is dan onnodige ergernissen en onbegrip van beiden kanten. Ook hardwerkende collega’s die je vaker voorbij ziet rennen dan dat je ze kan aanspreken, leiden tot een gespannen sfeer.
Ik ben in de gelegenheid geweest om bij verschillende bedrijven in de keuken te kijken en van meerdere bedrijfsculturen te proeven. Er zijn verschillende oorzaken te noemen die sfeer bepalend kunnen zijn. Bij een bedrijf kan de onderlinge sfeer per sector of afdeling verschillen en zijn er stilzwijgend regels over de wijze waarop onderlinge communicatie plaatsvindt. Bij een langdurig traject, zoals een reorganisatie, kunnen er veel emoties loskomen. Dit heb ik van dichtbij meegemaakt. Als secretaresse zit je toch tussen het management en het personeel in. Collega’s komen met enige regelmaat binnenvallen met hun ergernissen en vragen.
Een andere oorzaak kan zijn dat de onderlinge ergernissen hoog zijn opgelopen. Wat ook misschien mee kan spelen is een collega waar medecollega’s zich aan storen, wat een negatieve stempel drukt op de sfeer. Gevolg is dan onnodige ergernissen en onbegrip van beiden kanten. Ook hardwerkende collega’s die je vaker voorbij ziet rennen dan dat je ze kan aanspreken, leiden tot een gespannen sfeer.
Leermomenten
Het is erg vervelend als de sfeer drukkend is vanwege veel irritaties op de werkvloer. In een cursus werd mij uitgelegd dat irritaties opgevat kunnen worden als een kans om tot innerlijke groei te komen. Als iemand zich regelmatig ergert aan het gedrag van iemand anders dan kan dit inhouden dat zij bepaald gedrag bij zichzelf onderdrukt. Een voorbeeld daarvan is de collega die altijd te laat binnenkomt of steeds alle aandacht naar zich toe trekt. Zelf bezit je tegenovergestelde eigenschappen: punctueel en bescheiden. Misschien wil je diep in je hart ook wel eens zoveel aandacht opeisen. Deze irritatie kun je zien als een leermoment voor jezelf. Je kunt hier iets mee doen. Ergernissen geven je de kans om nader kennis te maken met de kwaliteiten van jezelf en anderen. Probeer eens geen grote ergernis meer richting deze collega te tonen, maar observeer hem of haar eens voor een bepaalde periode. Misschien kan je nog wel iets leren van deze collega. Wees dus blij dat je met zo’n collega mag samenwerken. Geldt dit niet voor jezelf, dan kun je dit altijd nog overdragen aan je naaste collega die zich wel altijd groen en geel ergert en bij jou komt klagen.
Het is erg vervelend als de sfeer drukkend is vanwege veel irritaties op de werkvloer. In een cursus werd mij uitgelegd dat irritaties opgevat kunnen worden als een kans om tot innerlijke groei te komen. Als iemand zich regelmatig ergert aan het gedrag van iemand anders dan kan dit inhouden dat zij bepaald gedrag bij zichzelf onderdrukt. Een voorbeeld daarvan is de collega die altijd te laat binnenkomt of steeds alle aandacht naar zich toe trekt. Zelf bezit je tegenovergestelde eigenschappen: punctueel en bescheiden. Misschien wil je diep in je hart ook wel eens zoveel aandacht opeisen. Deze irritatie kun je zien als een leermoment voor jezelf. Je kunt hier iets mee doen. Ergernissen geven je de kans om nader kennis te maken met de kwaliteiten van jezelf en anderen. Probeer eens geen grote ergernis meer richting deze collega te tonen, maar observeer hem of haar eens voor een bepaalde periode. Misschien kan je nog wel iets leren van deze collega. Wees dus blij dat je met zo’n collega mag samenwerken. Geldt dit niet voor jezelf, dan kun je dit altijd nog overdragen aan je naaste collega die zich wel altijd groen en geel ergert en bij jou komt klagen.
Verbeterplan
Ik ben van mening dat je als secretaresse acties kan ondernemen om de werksfeer te verbeteren. Uiteraard kan je dit niet alleen bereiken, daar heb je ook de andere partij(en) voor nodig. Heel simpel, maar wel doeltreffend is het bekende drop potje. Zet de pot goed in het zicht. Een collega die naar een snoepje graait zal toch wat langer blijven hangen op het secretariaat. Een goed moment om eens te vragen hoe het weekend was of hoe de meeting is verlopen. Als er dan ook nog hard gelachen wordt, komen de nieuwsgierige collega’s al gauw om de hoek kijken. Een informele borrel aan het eind van de middag, bijvoorbeeld een keer per maand, kan ook goed werken. Zelf heb ik de ervaring dat dan alleen de vaste kern dit soort gelegenheden bijwoont. Om de drempel laag te houden is een borrel op de zaak doeltreffender. Sommige activiteiten kunnen een meer verplichtend karakter krijgen, zoals een jaarlijkse excursie of een afdelingsdiner. Een goede onderlinge sfeer op de werkvloer is uiteindelijk ook goed voor het resultaat en de productie. Met overtuigende argumenten richting het management kan wellicht financiële ruimte gecreëerd worden in het budget. Uiteindelijk is het een waardevolle investering in het eigen personeel.
Ik ben van mening dat je als secretaresse acties kan ondernemen om de werksfeer te verbeteren. Uiteraard kan je dit niet alleen bereiken, daar heb je ook de andere partij(en) voor nodig. Heel simpel, maar wel doeltreffend is het bekende drop potje. Zet de pot goed in het zicht. Een collega die naar een snoepje graait zal toch wat langer blijven hangen op het secretariaat. Een goed moment om eens te vragen hoe het weekend was of hoe de meeting is verlopen. Als er dan ook nog hard gelachen wordt, komen de nieuwsgierige collega’s al gauw om de hoek kijken. Een informele borrel aan het eind van de middag, bijvoorbeeld een keer per maand, kan ook goed werken. Zelf heb ik de ervaring dat dan alleen de vaste kern dit soort gelegenheden bijwoont. Om de drempel laag te houden is een borrel op de zaak doeltreffender. Sommige activiteiten kunnen een meer verplichtend karakter krijgen, zoals een jaarlijkse excursie of een afdelingsdiner. Een goede onderlinge sfeer op de werkvloer is uiteindelijk ook goed voor het resultaat en de productie. Met overtuigende argumenten richting het management kan wellicht financiële ruimte gecreëerd worden in het budget. Uiteindelijk is het een waardevolle investering in het eigen personeel.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten