Een voortdurende rolwisseling

Publicatie: Info-Net, Secretaresse Netwerk
(uitgave 6x per jaar, landelijk) 

De verschillende rollen binnen de functie van secretaresse maken het leuk om dit vak uit te oefenen, toch? Zo eindigde mijn eerste artikel over de voortdurende rolwisseling van de secretaresse. Je staat er misschien niet eens bij stil, maar een dergelijke opsomming kan je zelfs betrekken op je dagelijks leven.


Wat dacht je van de rol als ‘geheugen’? Deze rol pak je gemakkelijk op als je voornaamste taak het beheren van zijn agenda is. Gemakkelijk als het een manager betreft die het niet als vervelend ervaart dat je hem regelmatig herinnert aan afspraken en taken. Je confronteert hem wel met het feit dat een gedeelte van zijn geheugen wederom thuis op zijn nachtkastje ligt. Maar wat als deze sympathieke manager vindt dat hij zijn werk goed heeft georganiseerd? De rol als ‘geheugen’ op je nemen wordt dan al wat moeilijker. Regelmatig heb ik een speurtocht ingezet als het bezoek was gearriveerd en de manager wederom elders was blijven hangen, maar waar? 

Bij een opdracht werd mij onbewust af en toe de rol van ‘schoonmaakster’ toebedeeld. Al die lege kopjes, theezakjes en borden op het aanrecht, wachtend op wat aandacht, maar van wie? Een memo op het keukenkastje hielp niet en een opmerking in het werkoverleg ook niet. Op zo’n moment vroeg ik mij wel eens af of die mysterieuze collega’s thuis ook zo met hun huisraad omgaan. Het moment van twijfel was weer aangebroken. Geef ik toe en neem ik die rol wederom op mij of probeer ik de irritatiegrens bij mijn naaste collega’s te verlagen door alles eens te laten liggen? Helaas, ik ruim toch maar op. Toch niet zo leuk als een klant een bezoek brengt aan de rommelige keuken.

Wat dacht je van het opruimen van het overvol bureau van de manager? De schoonmakers komen er niet aan vanwege de grote stapels papieren. Ja, de klant neemt plaats op zijn werkkamer; het bureau moet er toch fatsoenlijk uitzien. Al lijkt het soms een verloren zaak. En dan heb ik het nog niet eens over het afval bij de fax en de printer!

Ik vind het leuk als ik de kans krijg om de transparante rol op mij te nemen van  ‘imagebuilder’. Het is uitdagend om bij een nieuw project samen te werken met een manager die bekend staat dat hij weinig onthoudt, te weinig belangstelling toont in zijn collega’s, frequent te laat komt op zijn afspraken en vergeet dat hij een mailbox heeft. Het voordeel als gedetacheerde is het ontbreken van een werk geschiedenis waarbij soms gedrag houding zich op dezelfde wijze voortzet. Een andere aanpak kan soms wat kleine wonderen verrichten. Ik merk soms dat deze rol niet direct wordt gewaardeerd. Je moet er voor vechten, maar als je de rol goed vervult pluk je hier zelf de vruchten van. Want ondanks dat je deze rol achter de schermen invult, is het leuk om te zien dat collega's positief reageren bij een aantal kleine veranderingen. Al heeft misschien de manager het misschien zelf niet altijd in de gaten dat er aan zijn imago wordt gesleuteld. 

En dat is nu weer onze kracht. Managers zijn nergens zonder de adequate secretaresses in 50 rollen tegelijkertijd.