Een werkdag uit het leven van ..... Conny

Publicatie: Info-Net, Secretaresse Netwerk
(uitgave 6x per jaar, landelijk)

Sinds enige tijd werk ik op afdeling Personeel en Organisatie. Een dynamische afdeling waar veel gebeurt. Op het secretariaat liggen veel klussen op mij te wachten, de werkdruk is hoog maar de onderlinge sfeer is goed!

Maandag 29 maart
Ik zit onrustig bij de koffietafel met mijn collega’s. Het werk roept mij stilletjes als ik maandagochtend aan tafel zit te kletsen om de week goed te beginnen. Een leuk initiatief, maar ik zit toch al te bedenken wat ik als eerste ga oppakken. Die mailing, een aantal conceptbrieven uittypen of toch maar de notulen van het managementteam uitwerken? Als eerste de computer aanzetten, de mailberichten lezen en de voicemailberichten afluisteren. En trouwens, wat blijft de telefoon toch rinkelen. Heeft iedereen zich voorgenomen op maandagochtend de afdeling te gaan bellen? Die notulen werk ik eind van de vanmiddag wel uit. Het is dan rustiger op de afdeling en mijn productiviteit ligt toch hoger in de middag. Aan de slag! Een collega kijkt alleen met haar ogen en niet met haar handen als ze iets zoekt in de kast met kantoorartikelen. Laat ik maar even helpen. Twee brieven heb ik uitwerken, maar ik wil toch ook even een collega helpen die haar Wordbestand niet kan openen. Lunchtijd, ik haal wel wat uit de kantine en werk door. Nog zoveel te doen. Wat gaat de tijd toch snel.

Dinsdag 30 maart

Een heerlijk begin van de dag. De notulen zijn in concept klaar. Nog even een laatste check en dan deelnemen aan twee aansluitende overleggen. Gelukkig hoef ik alleen maar een actielijst bij te werken. Ik moet nog een reeks afspraken inplannen, maar krijg niet direct alle secretariaten te pakken. Als ik het afgerond heb krijg ik te horen dat er een training wordt georganiseerd. Dat wordt wederom schuiven in de agenda’s en afspraken verzetten. Gelukkig hebben de secretaresses hier veel begrip voor. Ik ben gelukkig niet de enige die zoiets ‘wel eens’ overkomt. Ik ga morgen maar eens starten met een proef op het secretariaat met het gebruik van een head-set. 

Woensdag 31 maart

Ik ben vandaag lekker vroeg begonnen, heerlijk wat achterstallig archiefwerk weggewerkt. Ik neem mij vandaag niet te veel voor. Je zult altijd zien dat er veel ad hoc klussen tussendoor komen. Dan heb ik aan het eind van de middag weer het gevoel dat ik hard heb gewerkt, maar eigenlijk niet meer weet wat ik precies heb gedaan.

Het licht gaat in eens uit, de computers hebben een zwart scherm. Ik was vergeten mijn document op te slaan. Tijd voor een kopje thee, want hoe lang gaat deze storing nog duren.

Over 3 weken worden onze computers vervangen. Verstandig als ik nu een voorstel schrijf voor een nieuwe opzet van onze huidige directorystructuur. Ondertussen reik ik medewerkers van andere afdelingen op verzoek wat P&O-formulieren uit.

Het is rustig bij de telefoon, die head-set op mijn hoofd heeft nu ook geen nut. Gelukkig is het een draadloze head-set. Jammer dat je deze niet zo af en toe kan overschakelen op de radio. Heerlijk als je wilt doorwerken en je ‘per ongeluk’ de telefoon niet hoort rinkelen.