 |
| Publicatie: Info-Net Secretaresse Netwerk |
Je schrijft regelmatig zelfstandig brieven, notities en/of rapporten. Je laat een collega nog een quickscan uitvoeren en het stuk kan de deur uit. Andersom wordt het je ook wel eens gevraagd. Breng je alleen correcties aan in de tekst of reik je juist alleen maar tips aan? Want een schrijfcoach laat de schrijver tenslotte zelf het werk doen.
Een collega vroeg aan mij of ik nog even snel naar een tekst wilde kijken. Ik las het zorgvuldig door en ontdekte een aantal typefouten. Tevens maakte ik een aantekening voor wat verbeterpunten. Het corrigeren van deze tekst kostte me toch meer tijd dan ik had verwacht. Mijn collega vroeg aan het eind van die middag om feedback. Volgens mij verwachtte zij weinig commentaar op haar notitie. Zij sprak er zo enthousiast over.
Feedback geven
Daar zat ik dan met mijn lijstje met correcties en verbeterpunten. Hoe ga ik dit aanpakken? Ik opende het gesprek met de opmerking dat ik een aantal typefouten was tegengekomen en tevens een aantal verbeterpunten wilde bespreken. Ik zag haar verbaast kijken. Toch ging ik door met mijn opsomming. Uiteraard motiveerde ik wel waarom iets niet juist was omschreven en dat begreep zij ook. Bij een aantal opmerkingen gaf ik ook suggesties hoe het beter zou overkomen. Bijvoorbeeld door actiever te schrijven en niet te vergeten wie de doelgroep is waarvoor zij dit schreef.
Daar zat ik dan met mijn lijstje met correcties en verbeterpunten. Hoe ga ik dit aanpakken? Ik opende het gesprek met de opmerking dat ik een aantal typefouten was tegengekomen en tevens een aantal verbeterpunten wilde bespreken. Ik zag haar verbaast kijken. Toch ging ik door met mijn opsomming. Uiteraard motiveerde ik wel waarom iets niet juist was omschreven en dat begreep zij ook. Bij een aantal opmerkingen gaf ik ook suggesties hoe het beter zou overkomen. Bijvoorbeeld door actiever te schrijven en niet te vergeten wie de doelgroep is waarvoor zij dit schreef.
Mijn collega maakte aantekeningen en ging aan de slag met het aanpassen van haar notitie. Zij was verbaasd dat ik toch wel veel commentaar had op de tekst, maar was aan de andere kant ook blij dat zij feedback kreeg op haar teksten. Zij gaf aan dat zij niet alleen ‘kritiek’ kreeg, maar ook motivatie hoorde waarom een andere schrijfstijl of woordkeuze beter zou passen in de notitie.
De juiste cursus
Deze klus kostte mij dus redelijk wat tijd. Ik ging bij mijzelf na of dit wel de juiste manier was om feedback te geven. In die week ontving ik toevallig een uitnodiging voor het bijwonen van een workshop met als titel: “de leidinggevende als schrijfcoach’. Naast een aantal tips hoe je zelf het beste een notitie kunt schrijven, werden ook praktijkvoorbeelden besproken en tips aangereikt hoe je als schrijfcoach het beste kunt handelen.
Deze klus kostte mij dus redelijk wat tijd. Ik ging bij mijzelf na of dit wel de juiste manier was om feedback te geven. In die week ontving ik toevallig een uitnodiging voor het bijwonen van een workshop met als titel: “de leidinggevende als schrijfcoach’. Naast een aantal tips hoe je zelf het beste een notitie kunt schrijven, werden ook praktijkvoorbeelden besproken en tips aangereikt hoe je als schrijfcoach het beste kunt handelen.
Doorlooptijden
Uit een onderzoek bleek dat ongeveer 20% van de tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het schrijven van de tekst. De voorbereidingen nemen samen met de correcties de meeste tijd in beslag (o.a. opdracht formuleren, doelgroep bepalen, informatie verzamelen en selecteren). Dit komt uit op 40% voor de voorbereiding en 40% voor het corrigeren.
Uit een onderzoek bleek dat ongeveer 20% van de tijd daadwerkelijk gebruikt wordt voor het schrijven van de tekst. De voorbereidingen nemen samen met de correcties de meeste tijd in beslag (o.a. opdracht formuleren, doelgroep bepalen, informatie verzamelen en selecteren). Dit komt uit op 40% voor de voorbereiding en 40% voor het corrigeren.
Feedback vragen
Als iemand om feedback vraagt, probeer dan te bepalen wat voor soort commentaar nodig is. Als ik aan mijn collega gericht vragen had gesteld, had dit mij tijd en inspanning bespaart. Misschien ging het haar alleen om de inhoud en was het nog niet nodig om naar de spelling te kijken. Mijn collega had natuurlijk ook van te voren haar vraag beter kunnen formuleren. Moet er bijvoorbeeld gelet worden op spelling, stijl, opmaak, taalgebruik of alleen op inhoud.
Voortaan zal ik een tekst zorgvuldig lezen en mijn behoefte bedwingen om taalfouten te verbeteren, tenzij een collega mij hierover nadrukkelijk om vraagt. Ik zal tevens proberen nog duidelijker te zijn in mijn mondelinge toelichting welk effect een tekst op mij heeft als lezer. Zeker als iemand hele lange zinnen gebruikt en ik bijna in slaap val, omdat de punt wel erg lang op zich laat wachten.
Als iemand om feedback vraagt, probeer dan te bepalen wat voor soort commentaar nodig is. Als ik aan mijn collega gericht vragen had gesteld, had dit mij tijd en inspanning bespaart. Misschien ging het haar alleen om de inhoud en was het nog niet nodig om naar de spelling te kijken. Mijn collega had natuurlijk ook van te voren haar vraag beter kunnen formuleren. Moet er bijvoorbeeld gelet worden op spelling, stijl, opmaak, taalgebruik of alleen op inhoud.
Voortaan zal ik een tekst zorgvuldig lezen en mijn behoefte bedwingen om taalfouten te verbeteren, tenzij een collega mij hierover nadrukkelijk om vraagt. Ik zal tevens proberen nog duidelijker te zijn in mijn mondelinge toelichting welk effect een tekst op mij heeft als lezer. Zeker als iemand hele lange zinnen gebruikt en ik bijna in slaap val, omdat de punt wel erg lang op zich laat wachten.
Soorten commentaargevers
Uiteraard pas iedereen in een hokje. Ook tijdens deze workshop werd er gesproken over verschillende commentaargevers. Ik ga maar eens kijken in welk hokje ik pas en in welke hokjes mijn collega’s. Wie weet ontstaat er dan ook meer begrip voor elkaars aanpak. En leidt dit zonder discussie tot een nog betere notitie. En daar doen we het eigenlijk toch ook voor?
Uiteraard pas iedereen in een hokje. Ook tijdens deze workshop werd er gesproken over verschillende commentaargevers. Ik ga maar eens kijken in welk hokje ik pas en in welke hokjes mijn collega’s. Wie weet ontstaat er dan ook meer begrip voor elkaars aanpak. En leidt dit zonder discussie tot een nog betere notitie. En daar doen we het eigenlijk toch ook voor?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten