Interview: Conny gaat digitaal

Interview voor intranet
door afdeling Communicatie

We praten met Conny, ze vertelt over de weg van papier naar digitaal. Een onderdeel van Het Nieuwe Werken. Haar uitdaging: digitale post. En haar collega deelt meteen haar ervaringen over het gebruik.

“Er moet zoveel bepaald worden, dat is misschien wel de grootste uitdaging. Maar met mij kan je alle kanten op hoor! We hebben dan ook veel boven water gehaald, over de status van stukken, maar ook het proces, hoe komt een stuk binnen en hoe komt het vervolgens bij de juiste persoon en hoe zorgen we dat het vindbaar is en blijft. Snap je het nog?", vraagt Conny.

Pilot

“We zijn bij een team op onze afdeling vorig jaar april begonnen met een pilot digitale post. Samen met collega's van afdeling Post- en Archief (DIV) hebben we uitgezocht welke route een stuk moet volgen en hoe we dat digitaal voor elkaar krijgen. Overigens was de eerste vraag of een stuk digitaal ook status heeft. Dat is zo, het is dan ook een zogeheten bewijsstuk."

Allemaal voordelen

Conny vervolgt: “Hoera digitale post, want een stuk is sneller bij de juiste persoon. Het streven bij ons is om op de dag dat het binnenkomt, er een eigenaar aan te koppelen. En dat lukt eigenlijk altijd wel. Belangrijk voor het goed blijven verwerken van de stukken, is om uniform te werken. Daar is veel tijd in gestoken.

Haar collega, vult aan: "Ik ontvang de digitale post via de projectassistent van ons team team. En die bergt de papieren versie op in de daarvoor bestemde ordners per project. Dus ik ontvang zelf geen papieren post meer."

  

Gewend

Conny vervolgt: "Poststukken zonder eigenaar zijn bijna zo goed als verleden tijd, want in het systeem is zichtbaar wat de status is en bij wie het in behandeling is.” Het is ook prettig voor collega's dat ze voortaan een automatische rappellijst in hun mailbox ontvangen. Geen secretaresse meer die maandelijks vraagt waar het poststuk is gebleven en of deze is afgehandeld.

Marjolein vult aan: "Het gaat op zich prima zo. Ben er al aardig aan gewend. Het is ook makkelijk om gelijk alles digitaal op te slaan in de daarvoor bestemde map."

En nu dóór; meer digitale post bij onze dienst. Verder met Het Nieuwe Werken. Volgende week weer een nieuwe collega over zijn of haar ervaringen.