maandag 13 februari 2012

De vernieuwde manager



We hebben ze nog in voorraad. Managers die nog volgens ‘het oude werken’ denken en werken. We zitten momenteel midden in het proces van een organisatievernieuwing. De secretaresses krijgen een cursus en de managers ontvangen een nieuw werkpakket. Wie loopt er straks richting het Stadskantoor voorop en mag zich als eerste ‘HNW proof’ noemen?

Ik heb ooit voor een manager gewerkt die vooral graag papier in zijn hand had. Hij wilde liever niet van zijn computerscherm aflezen. Hij maakte soms aantekeningen en dicteerde mij deze tekst. Ik voelde mij op zo’n een moment weer 20 jaar jong, alsof ik terug was in de jaren tachtig. Ik stelde het mailbericht op, hij kon het eventueel nog aanpassen en ik drukte vervolgens op de knop verzenden. Wat heb ik ook veel uren bij de printer doorgebracht. Wat ga ik dat straks missen in het Stadskantoor. De wandelganggesprekken komen vast op een andere manier wel tot stand. Ik gooide tijdens ons werkoverleg af en toe een term als LEAN en efficiënt (samen) werken op tafel, als ik weer eens een opdracht kreeg zijn zelf getypte mailbericht intern door te sturen. Dat kan toch anders. Ik was trots op hem toen hij steeds meer van zijn computerscherm af ging lezen en sommige mailberichten al zelf ging versturen.

Niet zo lang geleden liep ik bij een collega van een ander secretariaat langs. Ik kwam volgens mij net op het juiste moment haar kamer binnenlopen. Ik hoorde de manager stellig zeggen dat het niet denkbaar is dat een secretariaat soms onbemand is. Je kunt alleen invallen op een secretariaat als je fysiek op die werkplek aanwezig bent. Hoe moet dat trouwens met de projecten die zij al langere tijd van iemand anders overneemt? Ik dacht gelijk, een goed moment om eens na te denken wat haar reguliere taken zijn en hoe het werk anders georganiseerd kan worden. Waarin wordt zij wel en niet vervangen? We hebben hem uitgelegd wat de voordelen zijn van digitaal werken en onze telefooncentrale. Als je op een andere werkplek zit, kun je onder je eigen doorkiesnummer en account inloggen en blijft het team toch goed bereikbaar. Zag ik in eens grote ogen verschijnen bij deze manager?

Ook kom ik koplopers in Het Nieuwe Werken tegen. Managers die met een eigen I-pad aanschuiven bij een overleg. En zie ik steeds meer vergaderverzoeken langskomen die door managers zelf zijn uitgezet.
Ik heb met interim managers samengewerkt. Er werd coachend leiding gegeven aan het team. De agenda en mailbox werd zelf bijgehouden. Dat was even wennen. Maar ik kreeg er andere en leuke klussen voor terug. Beiden werkten vanuit vertrouwen, waardoor je je nog meer betrokken voelde bij wat er op dat moment speelde. In deze periodes kreeg ik ook de ruimte om mij verder te ontwikkelen. Iedere secretaresse heeft ook zo haar eigen manier van werken. Maar ik vind het zo boeiend en leuk om de soms zo grote verschillen te zien tussen de managers in hun stijl van (samen) werken.

Begin februari heb ik een gebruikerslunch bijgewoond om te praten over een nieuwe matchmaking. PA4Life is gestart met een psychologisch systeem om een manager en hun assistente te matchen. Persoonlijkheden en hun competenties worden inzichtelijk, waardoor ideale ‘koppels’ ontstaan. Een interessant nieuw product.
De secretaresses bij onze organisatie krijgen dit jaar een cursus aangeboden. Zij ruimen belemmeringen op, komen uit hun comfort zone en zetten hun kernkwaliteiten en talenten zo optimaal mogelijk in. Lopen de managers naar het Stadskantoor toch spontaan aan kop of is die nieuwe matchmaking misschien een idee om in te zetten, zodat we samen over de finish gaan?

Aantal bezoekers:

3 opmerkingen:

  1. Dank je voor een kijkje achter de schermen in jouw werkveld. Groetjes Jo.

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Hi Conny. elke keer een genot om je blog te lezen. Heel herkenbaar wat je schrijft.Het vraagt van iedereen een andere stijl van samenwerken en voor de een is dat lastiger dan voor de ander. Ik blijf je graag volgen over dit onderwerp. Succes. gr Dinga

    BeantwoordenVerwijderen
  3. gelukkig tref ik zo af en toen mooie berichten, zoals deze. Gefeliciteerd daarmee en succes verder

    BeantwoordenVerwijderen