dinsdag 10 juli 2012

Interne mobiliteit: kijken door een LEAN bril (deel 3)


vijf maanden later
Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel.

Mijn detacheringcontract is verlengd. Dat geeft mij ook weer meer tijd om mijn klus bij deze afdeling goed op te pakken en af te ronden. Ik ben o.a. bezig met het opzetten van een digitaal smoelenboek, ik denk na over een nieuwe mappenstructuur en digitale opschoonactie en ik ben in overleg met de andere secretaresses om een vervangingsregeling op te stellen.
Ik heb nu de mogelijkheid om af en toe plaatsonafhankelijk te werken. We stemmen dit op het secretariaat met elkaar af in verband met de bereikbaarheid van het team. Het blijft erg prettig dat de collega’s zelf hun telefoon aannemen. Hierdoor belast je je collega minder die op dat dagdeel het eerste aanspreekpunt is voor de achtervang van de telefoon en opvang van de bezoekers. Erg prettig om hier alvast mee te (mogen) oefenen. 
Ik heb tijdens een workshop uitleg gekregen over de LEAN filosofie. Toen ik nog bij een detacheringbureau werkte als Senior Managementassistente, keek ik al naar de werkprocessen op een secretariaat. Ik luisterde goed naar de uitleg tijdens mij inwerkperiode (als die er al was). Ik stelde als buitenstaander vaker de vraag waarom iets op een bepaalde manier werd gedaan. Je wordt na een bepaalde tijd toch een beetje bedrijfsblind.
Ik heb onlangs het secretariaat overgenomen van een projectgroepvergadering. Ik zet een werkinstructie op papier, dat is altijd handig om bij de hand te hebben bij onderlinge vervanging. Ik onderzoek gelijk op welke manier het secretariaat met minder papier en tijd een goede bijdrage kan leveren aan de voorbereiding en nazorg van het overleg.
Ik snap sommige reacties gelijk als ik praat over slimmer (of anders) werken. Het is zeker wennen om een hyperlink in je mail te ontvangen met een verwijzing naar de stukken die je ter informatie ontvangt, dan het uitgeprint op je bureau terug te vinden. Het is dan ook prettig om te horen dat er meer draagvlak wordt gecreëerd bij het management, zodat je als secretaresse ook gehoord wordt als je een aantal verbetervoorstellen indient. 
Ik probeer aangehaakt te blijven bij mijn eigen afdeling door de berichten op intranet te lezen en bij te praten met ‘oud’ collega’s van het secretariaat. Na een werkbezoek aan de havendienst mag nu mijn zonnebril weer af en zet ik mijn LEAN bril weer op. Eens kijken wat ik nog scherper ga zien…..

Geen opmerkingen:

Een reactie posten