Theekrans overleg 2.0

Een overleg is pas geslaagd als er inhoudelijk iets besproken en afgesproken is.

Nodig de secretaresses van je organisatie-eenheid uit voor een overleg, wijs van te voren een voorzitter aan en zorg dat de thee klaar staat. Heb je het dan gelijk over een theekrans overleg? Of is dit een vooroordeel en kunnen secretaresses die van zichzelf goed georganiseerd zijn een secretaresseoverleg tot een succes maken? Ja, dat kan zeker! Al heb ik naast goede ook bijzondere overleggen bijgewoond.

Ik zag collega’s regelmatig zuchtend op hun horloges kijken of naast de buurvrouw gaan zitten die wel een agenda en verslag mee had genomen. Ik hoorde collega’s na het derde kopje thee nog doorpraten over de vakanties. Een secretaresse die vaak later aanschoof werd gelukkig wel elke keer door de voorzitter bijgepraat. Ik nam het overleg misschien iets te serieus. Ik bereidde mij voor, was op tijd aanwezig en wachtte ongeduldig tot de voorzitter over ging naar de onderwerpen op de agenda. Soms werden die opgepakt in het laatste kwartier van het overleg. Ik vroeg mij toen echt af waarom dit overleg in het leven was geroepen. We werkten op dezelfde verdieping, er was genoeg tijd om bij te praten. Dat deed ik ook op andere momenten. Ik vond dat het overleg een te hoog theekrans gehalte had. Ik probeerde mijn ergernis te verbergen door of niets te zeggen of te gaan tekenen. Maar met niets zeggen, zeg je ook iets. Ik had het gevoel dat het overleg wel iets moest bijdragen, resultaten moest boeken. Ik had nog niet zoveel ervaring en durfde toen nog niet als enige (of als eerste) dit bespreekbaar te maken. Het management hield zich op de achtergrond. Ik wilde toch ook graag aansluiting houden bij het team, al was ik ‘maar’ ingehuurd. Het overleg is als een nachtkaars uitgegaan.

Een secretaresse zorgt ervoor dat de manager de stukken tijdig in bezit heeft voor een goede voorbereiding op een overleg. En duwt hem (of haar) de goede kant op als hij de neiging heeft net iets te laat binnen te vallen bij een overleg. De afspraak wordt in zijn agenda vermeld met de juiste locatie. Dan denk je toch al snel dat als zij zelf bij een overleg wordt verwacht, haar kwaliteiten als secretaresse goed van pas komen, denk aan proactief werken en plannen. Timemanagement kent voor de secretaresse toch geen geheimen? Zij weet als geen ander wat effectief en efficiënt werken is.
Er ligt misschien nog genoeg werk dat af moet, collega’s die last minute nog iets van haar willen, maar ook zij heeft het recht om vriendelijk maar toch duidelijk tijdig aan te geven dat ze naar een overleg moet. Al wordt ze daar andersom vast niet door haar manager op geattendeerd. Het is een utopie om te denken dat alle secretaresses graag vergaderen. Dat heb ik jaren geleden al los gelaten. Dromen zijn toch bedrog?

Wat was ik zenuwachtig toen ik voor de eerste keer de voorzittersrol kreeg tijdens een secretaresseoverleg. Nu kon ik niet meer mopperen over de vergaderstructuur, want ik was daar nu zelf verantwoordelijk voor. Ik wilde graag een goed voorbereid overleg, uren voor de deelnemers en draagvlak van het management. Hierna zijn we gestart. Met de secretaresses hebben we naast afspraken over de planning ook het doel van het overleg vastgelegd. Naast het bespreken van knelpunten en het verbeteren van de samenwerking, was dit ook het moment om de onderlinge vervanging te organiseren en te kijken naar uniforme werkprocessen en praktische zaken. Om te voorkomen dat het doel van meer informatie-uitwisseling anders werd uitgelegd, voegde ik er snel het woord werkgerelateerde hieraan toe.

Wat vond ik het lastig om het juiste moment te vinden om een collega af te breken tijdens haar verhaal. Die punt kwam maar niet langs. Zweethanden. Wat was het prettig om na twee overleggen positieve feedback te krijgen. Mijn collega’s liepen nog steeds bij mij binnen voor een praatje. Ik was dus toch wel op de goede weg.

Of je nu voorzitter of deelnemer bent van een secretaresseoverleg, je bent allemaal verantwoordelijk voor een effectieve vergadering. Het overleg levert voor iedere deelnemer misschien is anders op. Het is een lastige opgave om de betrokkenheid te vergroten als je een theekrans overleg organiseert. Dat levert gezelligheid op en verbetert de onderlinge collegialiteit, maar heeft dit ook positieve invloed op de samenwerking? Het kan geen kwaad om eens te kijken of een upgrade naar een secretaresseoverleg 2.0, nodig of wenselijk is. Misschien het moment om naast de evaluatie alle deelnemers de mogelijkheid te bieden om zich te bekwamen in vergadertechnieken en de rollen door roulerend voorzitterschap in te voeren.

Ik vind het belangrijk om mij te blijven ontwikkelen en leer ook nog steeds door naar goede sprekers en voorzitters te kijken. Ik ga informeren of ik mij mag aanmelden voor de incompany workshop wijzer vergaderen. Misschien krijg ik daar tips om minder te vergaderen, maar met meer resultaat. Daar kan ik als secretaresse toch alleen maar blij van worden.