In februari ben ik met mijn
interne klus gestart. Binnenkort eindigt mijn detachering bij deze organisatie-eenheid
en ga ik een nieuwe uitdaging aan. De plaatsingsprocedure en transitie bij mijn
eigen organisatie-eenheid vanwege een reorganisatie is afgerond en de lange onzekerheid is achter de rug.
Een gedeelte van mijn werk heb ik al overgedragen. Het is (bijna) tijd om los
te laten.
Meer inzicht
Mijn eigen afdeling is vorig jaar opgeheven en daarmee kwam ook mijn functie te vervallen. Voor mij het moment om te reageren op een interne klus. Ondanks deze onzekere tijd, had ik deze periode niet willen missen. Ik raad het iedereen aan om ook eens in een andere keuken te kijken. Het geeft je meer inzicht in de verschillen in interne werkprocessen en bedrijfsculturen.
Tijdens deze klus lag het accent meer op beheersmatige en inhoudelijke werkzaamheden ten behoeve van (deel)projecten dan op algemene secretariële werkzaamheden als agendabeheer, telefoonafhandeling en mailbewaking. Dat maakte deze klus erg leuk en leerzaam.
Mijn eigen afdeling is vorig jaar opgeheven en daarmee kwam ook mijn functie te vervallen. Voor mij het moment om te reageren op een interne klus. Ondanks deze onzekere tijd, had ik deze periode niet willen missen. Ik raad het iedereen aan om ook eens in een andere keuken te kijken. Het geeft je meer inzicht in de verschillen in interne werkprocessen en bedrijfsculturen.
Tijdens deze klus lag het accent meer op beheersmatige en inhoudelijke werkzaamheden ten behoeve van (deel)projecten dan op algemene secretariële werkzaamheden als agendabeheer, telefoonafhandeling en mailbewaking. Dat maakte deze klus erg leuk en leerzaam.
Samenwerken of samen werken
Niet zo lang geleden is een tijdelijke unit afgebroken op onze locatie, het huurcontract liep af. De werkplekken en collega’s zijn verhuisd en verdeeld over de twee andere panden. Hierdoor was het mogelijk om een groot deel van de secretariaten gezamenlijk te huisvesten. Je hoort en ziet toch meer. Maar samen op één kamer werken, houdt niet in dat er automatisch wordt samengewerkt. Daar is afstemming en draagvlak voor nodig. We vroegen ons af of deze plannen niet ten koste zou gaan van de goede sfeer. Maar dat was zeker niet het geval. Door het opzetten van een SharePoint in een afgeschermde werkomgeving delen we nog meer informatie en slaan we bestanden eenmalig op voor meervoudig gebruik. Juist bij onderlinge vervanging is het wenselijk om op een overzichtelijke manier snel toegang te hebben tot de juiste documenten. Het opzetten is het makkelijkste onderdeel, nu gaan we gezamenlijk voor het bijhouden en vullen van het SharePoint. Als meer secretaresses dezelfde interne distributielijst in Outlook gebruiken, bekijken wij of we hierin ook LEAN kunnen werken. Misschien is het handig om één bron aan te houden, deze lijst actueel te houden en collega’s te machtigen voor deze informatie. Ik ben mij er van bewust dat deze (vernieuwde) werkwijze tijd nodig heeft om te groeien, maar ik denk dat iedereen uiteindelijk ook de voordelen ervan in ziet. En er zo meer tijd over blijft voor andere werkzaamheden.
Niet zo lang geleden is een tijdelijke unit afgebroken op onze locatie, het huurcontract liep af. De werkplekken en collega’s zijn verhuisd en verdeeld over de twee andere panden. Hierdoor was het mogelijk om een groot deel van de secretariaten gezamenlijk te huisvesten. Je hoort en ziet toch meer. Maar samen op één kamer werken, houdt niet in dat er automatisch wordt samengewerkt. Daar is afstemming en draagvlak voor nodig. We vroegen ons af of deze plannen niet ten koste zou gaan van de goede sfeer. Maar dat was zeker niet het geval. Door het opzetten van een SharePoint in een afgeschermde werkomgeving delen we nog meer informatie en slaan we bestanden eenmalig op voor meervoudig gebruik. Juist bij onderlinge vervanging is het wenselijk om op een overzichtelijke manier snel toegang te hebben tot de juiste documenten. Het opzetten is het makkelijkste onderdeel, nu gaan we gezamenlijk voor het bijhouden en vullen van het SharePoint. Als meer secretaresses dezelfde interne distributielijst in Outlook gebruiken, bekijken wij of we hierin ook LEAN kunnen werken. Misschien is het handig om één bron aan te houden, deze lijst actueel te houden en collega’s te machtigen voor deze informatie. Ik ben mij er van bewust dat deze (vernieuwde) werkwijze tijd nodig heeft om te groeien, maar ik denk dat iedereen uiteindelijk ook de voordelen ervan in ziet. En er zo meer tijd over blijft voor andere werkzaamheden.
De trein rijdt door
Ik heb veel plezier beleefd aan mijn voorzittersrol van een werkgroep die zich bezig houdt met het archief op de afdeling. Van analoog naar digitaal werken. De werkgroep werkt aan een nieuwe mappenstructuur. De eerste digitale opschoonactie is achter de rug. Een eerste stap ter voorbereiding op de invoering van de nieuwe werkomgeving. Het is goed om te zien dat veel collega’s in beweging komen en bestanden opschonen en verplaatsen naar de juiste (nieuwe) mappen. Ook hier streven we naar eenmalig opslaan, meervoudig gebruik. Deze taak draag ik ook binnenkort over. Ik heb veel vertrouwen dat deze rijdende trein met hier en daar een hobbel op de weg ook zijn bestemming bereikt.
Ik heb veel plezier beleefd aan mijn voorzittersrol van een werkgroep die zich bezig houdt met het archief op de afdeling. Van analoog naar digitaal werken. De werkgroep werkt aan een nieuwe mappenstructuur. De eerste digitale opschoonactie is achter de rug. Een eerste stap ter voorbereiding op de invoering van de nieuwe werkomgeving. Het is goed om te zien dat veel collega’s in beweging komen en bestanden opschonen en verplaatsen naar de juiste (nieuwe) mappen. Ook hier streven we naar eenmalig opslaan, meervoudig gebruik. Deze taak draag ik ook binnenkort over. Ik heb veel vertrouwen dat deze rijdende trein met hier en daar een hobbel op de weg ook zijn bestemming bereikt.
Afronden en loslaten
Het afscheid nemen straks voelt voor mij zo dubbel. Na de interne verhuizing werden al plannen gemaakt wat er uiteindelijk met mijn werkplek moest gebeuren. Ik werd direct weer geconfronteerd met het feit dat ik “maar” tijdelijk onderdeel uitmaak van de afdeling. Terwijl ik daar zelf niet zo mee bezig was, omdat ik nog maanden in het vooruitzicht had. Door deze tijdelijkheid heb ik niet deelgenomen aan een introductieprogramma om deze organisatie-eenheid beter te leren kennen. Maar in de afgelopen maanden heb ik veel gehoord, gezien en gelezen. En daar gaat het om. Volgens mij ben ik al HNW-waardig door informatie te halen als het niet (meer) vanzelf naar je toe komt.
Het afscheid nemen straks voelt voor mij zo dubbel. Na de interne verhuizing werden al plannen gemaakt wat er uiteindelijk met mijn werkplek moest gebeuren. Ik werd direct weer geconfronteerd met het feit dat ik “maar” tijdelijk onderdeel uitmaak van de afdeling. Terwijl ik daar zelf niet zo mee bezig was, omdat ik nog maanden in het vooruitzicht had. Door deze tijdelijkheid heb ik niet deelgenomen aan een introductieprogramma om deze organisatie-eenheid beter te leren kennen. Maar in de afgelopen maanden heb ik veel gehoord, gezien en gelezen. En daar gaat het om. Volgens mij ben ik al HNW-waardig door informatie te halen als het niet (meer) vanzelf naar je toe komt.
In deze laatste weken van mijn detachering
ga ik aan de slag met de losse eindjes en doe mijn best om er een knoop in te
leggen. Sommige projecten heb ik afgerond en een aantal draag ik nog over. Hierna
komt de periode van loslaten en een frisse start maken in mijn nieuwe functie. Op
zoek naar nieuwe knopen…
Ha die Conny, als ik het goed zie ben je intern allerlei interim zaken aan het oplossen. Veel zaken kunnen geeft vaak een goede positie binnen een bedrijf of organisatie en arbeidsmarkt (waaronder voorzitterschap, ook een vak apart).
BeantwoordenVerwijderenZo'n Sharepoint programma zou voor bedrijven wel iets zijn. Mijn ervaring (ik heb bij div. bedrijven gewerkt) is dat veel werknemers info achter houden, om hun machtspositie te vergroten of te behouden. Niet handig! Ik weet niet hoe Sharepoint werkt, maar als je bijv. een idee meteen met alle medewerkers kunt delen geeft dat voor de desbetreffende medewerker wel een voordeel. Immers iedereen is het er over eens van wie het idee kwam dus de eer is aan de werknemer.
Verder kan er op het idee voortborduurt worden door anderen*. *Dit schrijvende zonder dat ik weet wat Sharepoint precies kan en hoe het werkt.
Veel succes met je werk Conny, vriendelijke groeten, Fred B.
Mooi beschreven.....succes met de afronding!
BeantwoordenVerwijderenGr. Rixt
Hoi Connie,
BeantwoordenVerwijderenLeuk je deeltje 4 te lezen.
Heel herkenbaar wat je voor elkaar gekregen hebt. Zo werkte ik de laatste jaren ook bij de overheid. Het was zeer zeker een succes om de bestanden in een gedeelde omgeving te hebben staan. We deelden namelijk ook bepaalde mappen met documenten met projectmedewerkers. Niks geen dubbele bestanden meer; altijd de laatste versie. Heerlijk !!!
Daarnaast wens ik je succes met de laatst loodjes. En tja, bij aanvang van een klus lijkt het eind ver weg.... en dan ineens.... komt het heel dichtbij.
Maar er komt hopelijk weer snel een nieuwe opdracht voor je.
Groetjes, Henny