Opzetten intern secretarieel platform

Je werkt in een middelgroot of groot bedrijf. Wat hebben de secretaresses met elkaar gemeen naast dezelfde functienaam en werkgever? Ze hebben zoveel kennis en informatie in huis en ervaring in zijn of haar vakgebied. Wat zou het ideaal zijn als je daar binnen je eigen organisatie optimaal gebruik van kunt maken. Stel je eens voor dat je op een eenvoudige en snelle manier je vak nog beter uit kunt voeren en samen kunt werken. Utopie of werkelijkheid?

Van idee naar uitvoering

Uit onderzoek blijkt dat het delen van kennis en informatie één van de minst geliefde bezigheden is van medewerkers binnen een organisatie. Toch ben ik negen jaar geleden (in 2003) een gesprek met mijn toenmalige manager aangegaan. Ik wilde meer dan het organiseren van een jaarlijkse lunch met alle 45 secretaresses en was toen al overtuigd dat een intern platform een goede kans van slagen had. Via een mindmap had ik mijn wensen en ideeën in beeld gebracht. Ik dacht aan het organiseren van o.a. themabijeenkomsten. Er zou budget vrij worden gemaakt om deskundigen uit te nodigen over functiegerelateerde onderwerpen en thema’s op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Ook stond het uitbrengen van een periodieke nieuwsbrief en het opzetten en beheren van een intranetsite met een kennisbank voor de secretariaten op mijn wensenlijst.
Mijn voorstel werd enthousiast ontvangen door mijn manager. Het was voor mij een spannende tijd. Nu moest ik het nog waar gaan maken. Met een aantal enthousiaste secretaresses hebben we het voorstel verder uitgewerkt. Na afloop van de brainstormsessies hebben we het voorstel met onze doelstellingen, de organisatievorm, de rol en verantwoordelijkheden van het kernteam, de jaarlijkse activiteiten en kosten- en urenraming op papier gezet. De directie ging akkoord. Het kernteam was samengesteld en er was een naam bedacht voor het platform. We konden van start gaan.

Samen bereik je meer
We hebben de kwaliteiten van de kernteamleden goed benut. We hadden de taken verdeeld en hadden regelmatig overleg of zochten elkaar tussendoor even op. Er werd hard gewerkt, maar ondanks de volle agenda was er altijd tijd voor een grapje. Ik heb het als erg prettig gevonden dat mijn manager mij de ruimte gaf om er iets moois van te maken naast mijn eigen werk als senior managementassistente. Mijn creativiteit en energie kon ik hierin kwijt. We werden als kernteam steeds vaker genoemd als er iets speelde op ons vakgebied, zelfs als het ging over praktische problemen als het verdwijnen van prullenbakken. Het vraagstuk werd geagendeerd voor het reguliere periodieke overleg, waarbij alle afdelingen waren vertegenwoordigd. Samen bereik je tenslotte meer dan alleen.
Natuurlijk vond ik het jammer dat vanwege een reorganisatie het platform in deze vorm werd opgeheven. Gelukkig heeft dit platform zich bewezen en is na afronding van de reorganisatie een aantal onderdelen in een andere werkvorm en werkwijze gebleven. Ik heb in die 3,5 jaar als voorzitter /aanjager van het secretarieel platform veel geleerd en denk er met veel plezier aan terug.

Ingrediënten voor succes
Wat heb je naast een idee nog meer nodig om een secretarieel platform (in welke vorm dan ook) binnen je eigen organisatie op te zetten? Inventariseer de behoefte van het management en de secretariaten. Benader collega’s persoonlijk en niet alleen via bijvoorbeeld een enquête. Er zijn altijd collega’s die een dergelijk idee niet zien zitten, houd rekening met weerstand. Vernieuwing roept weerstand op, leg de focus in de beginfase dan ook op het vinden van medestanders.

Als je nog steeds achter dit idee staat, zoek enthousiaste collega’s, heb geduld, blijf enthousiast, wees creatief, blijf flexibel maar wees volhoudend en haal diep adem. Het is een investering, maar het kan zoveel opleveren!