Interne mobiliteit: op zoek naar kookgerei (deel 1)

Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. Misschien andere recepten en bereidingsmethodes, maar met bijna hetzelfde kookgerei.In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel. Vervanging is georganiseerd, zowel voor mijn werkplek als voor de opvang voor de collega die mijn functie weer  tijdelijk overneemt als klus. Acht weken later heb ik mijn eerste werkweek achter de rug. 

Neem ik een risico door in beweging te komen? Tegen welke praktische dingen loop ik aan? En hoe ga ik deze klus de aankomende maanden ervaren? Ik ben benieuwd. Ik ga in ieder geval enthousiast aan de slag. 

Een laatste controle. Heb ik mijn nieuwe collega overal voor gemachtigd? Toegang gegeven tot het postregistratiesysteem en het digitale archief. Ik maak haar beheerder van de intranetsite en zorg dat ze alvast toegang heeft tot de agenda's van mijn collega's in Outlook. Ik laat tips en tricks achter samen met mijn doorkiesnummer en mailadres. Mijn koffer is gepakt, ik rijd richting mijn nieuwe afdeling. 

Ik moet nog wel even wennen aan mijn nieuwe telefoontoestel. Een korte uitleg is toch nodig. Wat blijft het trouwens rustig op het secretariaat. Ik merk dat collega's zelf de telefoon opnemen. Dat is wennen, maar al erg HNW-waardig. De focus leg ik op andere werkzaamheden. Ik vraag mij af of het handig is onze post- en archiefafdeling opdracht te geven mijn post intern door te sturen. Nu nog wennen aan de werkplek, ik ga op zoek naar de juiste instelling van mijn bureau en bureaustoel. 
Sporten is goed voor elk. Ook voor mij. Ik tref het, want ik werk op de 2e etage en het gebouw heeft gelukkig geen lift. De managers en secretariaten werken in 3 verschillende gebouwen. Tijdens mijn inwerkperiode ben ik dus al aardig in beweging en blijf ik dat vast ook wel!

De vernieuwde manager

We hebben ze nog in voorraad. Managers die nog volgens ‘het oude werken’ denken en werken. We zitten momenteel midden in het proces van een organisatievernieuwing. De secretaresses krijgen een cursus en de managers ontvangen een nieuw werkpakket. Wie loopt er straks richting het Stadskantoor voorop en mag zich als eerste ‘HNW proof’ noemen?

Ik heb ooit voor een manager gewerkt die vooral graag papier in zijn hand had. Hij wilde liever niet van zijn computerscherm aflezen. Hij maakte soms aantekeningen en dicteerde mij deze tekst. Ik voelde mij op zo’n een moment weer 20 jaar jong, alsof ik terug was in de jaren tachtig. Ik stelde het mailbericht op, hij kon het eventueel nog aanpassen en ik drukte vervolgens op de knop verzenden. Wat heb ik ook veel uren bij de printer doorgebracht. Wat ga ik dat straks missen in het Stadskantoor. De wandelganggesprekken komen vast op een andere manier wel tot stand. Ik gooide tijdens ons werkoverleg af en toe een term als LEAN en efficiënt (samen) werken op tafel, als ik weer eens een opdracht kreeg zijn zelf getypte mailbericht intern door te sturen. Dat kan toch anders. Ik was trots op hem toen hij steeds meer van zijn computerscherm af ging lezen en sommige mailberichten al zelf ging versturen.

Niet zo lang geleden liep ik bij een collega van een ander secretariaat langs. Ik kwam volgens mij net op het juiste moment haar kamer binnenlopen. Ik hoorde de manager stellig zeggen dat het niet denkbaar is dat een secretariaat soms onbemand is. Je kunt alleen invallen op een secretariaat als je fysiek op die werkplek aanwezig bent. Hoe moet dat trouwens met de projecten die zij al langere tijd van iemand anders overneemt? Ik dacht gelijk, een goed moment om eens na te denken wat haar reguliere taken zijn en hoe het werk anders georganiseerd kan worden. Waarin wordt zij wel en niet vervangen? We hebben hem uitgelegd wat de voordelen zijn van digitaal werken en onze telefooncentrale. Als je op een andere werkplek zit, kun je onder je eigen doorkiesnummer en account inloggen en blijft het team toch goed bereikbaar. Zag ik in eens grote ogen verschijnen bij deze manager?

Ook kom ik koplopers in Het Nieuwe Werken tegen. Managers die met een eigen I-pad aanschuiven bij een overleg. En zie ik steeds meer vergaderverzoeken langskomen die door managers zelf zijn uitgezet.
Ik heb met interim managers samengewerkt. Er werd coachend leiding gegeven aan het team. De agenda en mailbox werd zelf bijgehouden. Dat was even wennen. Maar ik kreeg er andere en leuke klussen voor terug. Beiden werkten vanuit vertrouwen, waardoor je je nog meer betrokken voelde bij wat er op dat moment speelde. In deze periodes kreeg ik ook de ruimte om mij verder te ontwikkelen. Iedere secretaresse heeft ook zo haar eigen manier van werken. Maar ik vind het zo boeiend en leuk om de soms zo grote verschillen te zien tussen de managers in hun stijl van (samen) werken.

Begin februari heb ik een gebruikerslunch bijgewoond om te praten over een nieuwe matchmaking. PA4Life is gestart met een psychologisch systeem om een manager en hun assistente te matchen. Persoonlijkheden en hun competenties worden inzichtelijk, waardoor ideale ‘koppels’ ontstaan. Een interessant nieuw product.

De secretaresses bij onze organisatie krijgen dit jaar een cursus aangeboden. Zij ruimen belemmeringen op, komen uit hun comfort zone en zetten hun kernkwaliteiten en talenten zo optimaal mogelijk in. Lopen de managers naar het Stadskantoor toch spontaan aan kop of is die nieuwe matchmaking misschien een idee om in te zetten, zodat we samen over de finish gaan?

Aantal bezoekers:

Interview: Conny gaat digitaal

Interview voor intranet
door afdeling Communicatie

We praten met Conny, ze vertelt over de weg van papier naar digitaal. Een onderdeel van Het Nieuwe Werken. Haar uitdaging: digitale post. En haar collega deelt meteen haar ervaringen over het gebruik.

“Er moet zoveel bepaald worden, dat is misschien wel de grootste uitdaging. Maar met mij kan je alle kanten op hoor! We hebben dan ook veel boven water gehaald, over de status van stukken, maar ook het proces, hoe komt een stuk binnen en hoe komt het vervolgens bij de juiste persoon en hoe zorgen we dat het vindbaar is en blijft. Snap je het nog?", vraagt Conny.

Pilot

“We zijn bij een team op onze afdeling vorig jaar april begonnen met een pilot digitale post. Samen met collega's van afdeling Post- en Archief (DIV) hebben we uitgezocht welke route een stuk moet volgen en hoe we dat digitaal voor elkaar krijgen. Overigens was de eerste vraag of een stuk digitaal ook status heeft. Dat is zo, het is dan ook een zogeheten bewijsstuk."

Allemaal voordelen

Conny vervolgt: “Hoera digitale post, want een stuk is sneller bij de juiste persoon. Het streven bij ons is om op de dag dat het binnenkomt, er een eigenaar aan te koppelen. En dat lukt eigenlijk altijd wel. Belangrijk voor het goed blijven verwerken van de stukken, is om uniform te werken. Daar is veel tijd in gestoken.

Haar collega, vult aan: "Ik ontvang de digitale post via de projectassistent van ons team team. En die bergt de papieren versie op in de daarvoor bestemde ordners per project. Dus ik ontvang zelf geen papieren post meer."

  

Gewend

Conny vervolgt: "Poststukken zonder eigenaar zijn bijna zo goed als verleden tijd, want in het systeem is zichtbaar wat de status is en bij wie het in behandeling is.” Het is ook prettig voor collega's dat ze voortaan een automatische rappellijst in hun mailbox ontvangen. Geen secretaresse meer die maandelijks vraagt waar het poststuk is gebleven en of deze is afgehandeld.

Marjolein vult aan: "Het gaat op zich prima zo. Ben er al aardig aan gewend. Het is ook makkelijk om gelijk alles digitaal op te slaan in de daarvoor bestemde map."

En nu dóór; meer digitale post bij onze dienst. Verder met Het Nieuwe Werken. Volgende week weer een nieuwe collega over zijn of haar ervaringen.