Mijn eerste verkenning (nieuwe functie)

In 2012 heb ik binnen mijn organisatie een uitdagende klus afgerond bij een andere dienst. Daar heb ik in de keuken mogen kijken van een uitvoeringsorganisatie. Dat is mij goed gevallen. Mijn belevenissen kun je op deze site teruglezen. De plaatsingsprocedure in verband met een reorganisatie is afgerond en ook bij mij was aan het eind van mijn klus afgelopen december de rust teruggekeerd. Sinds 2 januari jl. werk ik met trots en plezier in een andere functie bij een andere dienst die zich o.a. bezighoudt met toezicht houden en handhaving.

Rondkijken
Alles is nieuw voor mij. Veel nieuwe collega’s, producten en instrumenten. Ik heb kennismakingsgesprekken met alle leidinggevenden en secretaresses gevoerd en ontdek zo beetje bij beetje de nieuwe organisatiecultuur. Er wordt hard gewerkt en goed werk afgeleverd. Dat wordt volgens mij hier als een vanzelfsprekendheid beschouwd. Daar zijn wij toch van! Ik hoor af en toe een kritische noot, maar er is ook zeker ruimte voor gezelligheid. Ik kom er al snel achter wat Boa’s, droogkamers en omzettingen zijn. Na een uitleg over hun werkwijze mocht ik in april een middagje met twee senior toezichthouders de wijk in. Dat gaf mij een goed beeld wat er bij toezicht en handhaven komt kijken. Dat smaakt naar meer.

Meenemen
Vanaf mijn eerste functie bij mijn huidige werkgever heb ik andere secretariaten gestimuleerd om ook over de eigen schutting te kijken op het werk en de bredere samenwerking op te zoeken. Ik vond het dan ook erg fijn dat ik in deze nieuwe functie als coördinator  van het team Office Management (11 secretaresses) mijn werk voor het interne secretariële platform  mag voortzetten. Momenteel ligt mijn focus op het ontwikkelen en laten toetsen van een toolkit voor digitaal (papierarm) en efficiënt vergaderen en aansluitend het gesprek aan te gaan over de rol van de secretaresse in dit proces (vergadercultuur). Wanneer is het bijvoorbeeld niet nodig om een notulist in te zetten? En wanneer praat je pas echt over een efficiënte vergadering? Een boeiend proces, waarbij ik weer veel kan leren.

Reizen
Ik heb mijn collega’s van het team Office Management meegenomen op reis. Helaas was er geen budget voor tickets naar een tropische bestemming en moest ik het doen met een digitale reis. Prezi daagt je uit om creatief te zijn. Dat heb ik geweten. Het werd veel puzzelen, zuchten en  zoeken. Vooral thuis waren er veel theemomenten. Tijdens de reis over ons blikveld voor de aankomende periode is gelukkig niemand misselijk geworden.
Wat fijn dat een aantal secretaresses mijn tips en tricks over Prezi willen horen tijdens een nog te organiseren workshop. Wie weet als wij de basisvaardigheden in de vingers hebben dat wij onze managers kunnen overtuigen deze creatieve uitdaging aan te gaan. Beelden zeggen tenslotte soms meer dan woorden.

Onderweg
Het is voor mij even wennen dat we als team op drie locaties werken, dat maakt spontaan langslopen iets lastiger. Gelukkig zien en spreken we elkaar regelmatig. Ik vind het een leuk team om mee samen te werken. Iedereen is bereid om elkaar in specifieke taken te vervangen. En wat een goed idee om een afgeschermde Facebook-groep aan te maken om informatie te delen.
Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun bereikbaarheid. Wat scheelt mij dat veel tijd. Het maakt dat ik nog flexibeler kan werken, ik schakel mijn vaste nummer door naar mijn mobiele toestel en zorg dat ook mijn leidinggevende goed bereikbaar blijft als ik van mijn werkplek weg loop.
Wat moest ik vorige maand om mijzelf lachen toen het noodalarm af ging in ons gebouw. Schakel ik nog snel mijn toestel door naar mijn mobiel, maar laat ik mijn handtas achter op mijn werkplek. Ik heb blijkbaar gedacht dat ik zelfs onder deze omstandigheden goed bereikbaar moet blijven. Gelukkig was het maar een BHV ontruimingsoefening en lag mijn handtas veilig onder mijn bureau.

Als secretaresse wil je volgens mij graag vooruitlopen op de troepen. En  pak je nieuwe kansen met twee handen aan op bijvoorbeeld het gebied van digitaal werken, het (ver) nieuwe samenwerken en flexwerken. Ik ga ervoor. Ondertussen gaat mijn eigen werk natuurlijk ook gewoon door. Ik wil nog zoveel meer weten over mijn dienst. Van collega’s hoor ik dat jezelf ook gewoon die tijd moet gunnen om goed ingewerkt te raken. Dat advies probeer ik te onthouden en meer geduld te hebben
Ik kijk uit naar de uitdagingen en verrassingen die tijdens deze reis nog op mijn pad komen.  

Theekrans overleg 2.0

Een overleg is pas geslaagd als er inhoudelijk iets besproken en afgesproken is.

Nodig de secretaresses van je organisatie-eenheid uit voor een overleg, wijs van te voren een voorzitter aan en zorg dat de thee klaar staat. Heb je het dan gelijk over een theekrans overleg? Of is dit een vooroordeel en kunnen secretaresses die van zichzelf goed georganiseerd zijn een secretaresseoverleg tot een succes maken? Ja, dat kan zeker! Al heb ik naast goede ook bijzondere overleggen bijgewoond.

Ik zag collega’s regelmatig zuchtend op hun horloges kijken of naast de buurvrouw gaan zitten die wel een agenda en verslag mee had genomen. Ik hoorde collega’s na het derde kopje thee nog doorpraten over de vakanties. Een secretaresse die vaak later aanschoof werd gelukkig wel elke keer door de voorzitter bijgepraat. Ik nam het overleg misschien iets te serieus. Ik bereidde mij voor, was op tijd aanwezig en wachtte ongeduldig tot de voorzitter over ging naar de onderwerpen op de agenda. Soms werden die opgepakt in het laatste kwartier van het overleg. Ik vroeg mij toen echt af waarom dit overleg in het leven was geroepen. We werkten op dezelfde verdieping, er was genoeg tijd om bij te praten. Dat deed ik ook op andere momenten. Ik vond dat het overleg een te hoog theekrans gehalte had. Ik probeerde mijn ergernis te verbergen door of niets te zeggen of te gaan tekenen. Maar met niets zeggen, zeg je ook iets. Ik had het gevoel dat het overleg wel iets moest bijdragen, resultaten moest boeken. Ik had nog niet zoveel ervaring en durfde toen nog niet als enige (of als eerste) dit bespreekbaar te maken. Het management hield zich op de achtergrond. Ik wilde toch ook graag aansluiting houden bij het team, al was ik ‘maar’ ingehuurd. Het overleg is als een nachtkaars uitgegaan.

Een secretaresse zorgt ervoor dat de manager de stukken tijdig in bezit heeft voor een goede voorbereiding op een overleg. En duwt hem (of haar) de goede kant op als hij de neiging heeft net iets te laat binnen te vallen bij een overleg. De afspraak wordt in zijn agenda vermeld met de juiste locatie. Dan denk je toch al snel dat als zij zelf bij een overleg wordt verwacht, haar kwaliteiten als secretaresse goed van pas komen, denk aan proactief werken en plannen. Timemanagement kent voor de secretaresse toch geen geheimen? Zij weet als geen ander wat effectief en efficiënt werken is.
Er ligt misschien nog genoeg werk dat af moet, collega’s die last minute nog iets van haar willen, maar ook zij heeft het recht om vriendelijk maar toch duidelijk tijdig aan te geven dat ze naar een overleg moet. Al wordt ze daar andersom vast niet door haar manager op geattendeerd. Het is een utopie om te denken dat alle secretaresses graag vergaderen. Dat heb ik jaren geleden al los gelaten. Dromen zijn toch bedrog?

Wat was ik zenuwachtig toen ik voor de eerste keer de voorzittersrol kreeg tijdens een secretaresseoverleg. Nu kon ik niet meer mopperen over de vergaderstructuur, want ik was daar nu zelf verantwoordelijk voor. Ik wilde graag een goed voorbereid overleg, uren voor de deelnemers en draagvlak van het management. Hierna zijn we gestart. Met de secretaresses hebben we naast afspraken over de planning ook het doel van het overleg vastgelegd. Naast het bespreken van knelpunten en het verbeteren van de samenwerking, was dit ook het moment om de onderlinge vervanging te organiseren en te kijken naar uniforme werkprocessen en praktische zaken. Om te voorkomen dat het doel van meer informatie-uitwisseling anders werd uitgelegd, voegde ik er snel het woord werkgerelateerde hieraan toe.

Wat vond ik het lastig om het juiste moment te vinden om een collega af te breken tijdens haar verhaal. Die punt kwam maar niet langs. Zweethanden. Wat was het prettig om na twee overleggen positieve feedback te krijgen. Mijn collega’s liepen nog steeds bij mij binnen voor een praatje. Ik was dus toch wel op de goede weg.

Of je nu voorzitter of deelnemer bent van een secretaresseoverleg, je bent allemaal verantwoordelijk voor een effectieve vergadering. Het overleg levert voor iedere deelnemer misschien is anders op. Het is een lastige opgave om de betrokkenheid te vergroten als je een theekrans overleg organiseert. Dat levert gezelligheid op en verbetert de onderlinge collegialiteit, maar heeft dit ook positieve invloed op de samenwerking? Het kan geen kwaad om eens te kijken of een upgrade naar een secretaresseoverleg 2.0, nodig of wenselijk is. Misschien het moment om naast de evaluatie alle deelnemers de mogelijkheid te bieden om zich te bekwamen in vergadertechnieken en de rollen door roulerend voorzitterschap in te voeren.

Ik vind het belangrijk om mij te blijven ontwikkelen en leer ook nog steeds door naar goede sprekers en voorzitters te kijken. Ik ga informeren of ik mij mag aanmelden voor de incompany workshop wijzer vergaderen. Misschien krijg ik daar tips om minder te vergaderen, maar met meer resultaat. Daar kan ik als secretaresse toch alleen maar blij van worden.

Van secretaresse naar procesondersteuner

De organisator van het netwerk “Ontsecretaressen” heeft ongeveer 35 managementondersteuners uitgenodigd voor een werkbezoek aan een softwarebedrijf. De directie heeft sinds een paar jaar geen secretaresses meer in dienst. Kan dat? Ik zie een bedrijf voor mij met alleen maar jonge honden in dienst, nergens meer papier op het bureau, stilte in de kamers en overal Tv-schermen aan de wand. Op 23 september is het zover en rijd ik richting Leusden. Een beetje sceptisch loop ik het bedrijfspand binnen. Gelukkig word ik wel door een receptioniste verwelkomd en verwijst ze mij naar een foto zuil, waarbij ik uit zes verschillende pasfoto’s dé foto mag kiezen voor op mijn bezoekerspasje.

Onze gastheer, directeur Customer Operations van AFAS, vertelt in zijn eigen theater op een enthousiaste manier hoe je het werk zo kunt organiseren dat de traditionele secretaresses geen werk meer hebben binnen het bedrijf. Hij heeft mijn aandacht.

Wat handig, hij kreeg gelijk bij mijn aanmelding via de foto zuil een SMS-bericht en zag mijn foto in zijn mail verschijnen. Als de secretaresse in het Stadskantoor ook tijds- en plekonafhankelijk gaat werken, verdwijnt volgens mij de rol van gastvrouw. Iedere manager heeft wel een mobiel op zak. Als we de registratie van bezoekers digitaal laten verlopen, is dat ook handig voor de BHV. Er is actuele informatie beschikbaar als zich bijvoorbeeld een calamiteit voordoet.

Hij merkt op dat een manager zich volledig verantwoordelijk moet voelen voor zijn werk en niet zomaar werk verplaatst (niet apen!). Ik ben het gelijk met hem eens. De secretaresse is tenslotte geen beheerder of eigenaar van een dierentuin, waar je al die aapjes op haar schouder achter kan laten. Af en toe voeren of wat aandacht geven moet voldoende zijn. 

Ook waarden staan hoog in het vaandel. De manager is bereikbaar en er is rechtstreeks contact met de klant. Er wordt gedacht in standaarden en hij kan nee zeggen. Hij is duidelijk in wat hij wel en niet kan. De secretaresse is ook geen statussymbool meer voor bepaalde managers. Afspraken maken, dat doet de manager vooraan zelf. Want Outlook heeft geen geheimen meer. De ‘nieuwe’ manager laat het voortaan wel uit zijn hoofd om te zeggen dat hij hiervoor een PA heeft.

Ik kan mij er in vinden dat een manager zelf een nummer opzoekt en belt en dit niet meer aan de secretaresse over laat. En ik heb er vertrouwen in dat een manager zelf een vergaderverzoek uit kan sturen als het om een intern overleg gaat met maximaal 2 collega’s. Maar een vergadering met meerdere partijen, zowel intern als extern is een puzzel die niet altijd snel opgelost kan worden. Bij dit softwarebedrijf gaat het voornamelijk om rechtstreeks contact met de klant, dat is voor een grote gemeentelijke organisatie waar ik werkzaam ben niet haalbaar. Laat dat toch maar aan de secretaresse over!!

Is het echt voorstelbaar en uitvoerbaar? De manager zoekt in het Stadskantoor naar een geschikte werkplek en logt in op zijn digitale cockpit waar hij actuele managementinformatie vindt, zoals deze nu al via het Management dashboard beschikbaar is. Maar ook ziet hij gelijk wie zich vandaag heeft ziek gemeld en wie binnenkort 25 jaar in gemeentedienst is of binnenkort gaat verhuizen. Hij zoekt de collega even op als hij toch koffie gaat halen. Er worden geen lijstje meer op verschillende plekken in de organisatie zelf bijgehouden, want we maken gebruik van één geïntegreerd systeem.

Natuurlijk vergaderen we nog wel, maar wordt er alleen nog een actielijst opgesteld die maximaal 10 punten bevat en door een van de deelnemers wordt opgesteld. Binding is belangrijk, maar we laten het niet ten koste gaan van het effectief vergaderen dat we concernbreed hebben ingevoerd. Geen langdurige social talk meer, we zoeken elkaar buiten de vergaderingen op en praten tijdens een excursie of bij de koffiecorner even bij. Zo kan iedereen meer doen in minder tijd.

Ook hebben we geen secretaresse meer nodig in de rol als bewaker van het fort. Heb je een pen of potlood nodig, dan zet je zelf een opdracht in de workflow en rolt de pen vanzelf naar je toe.

De secretaresse vervult veel verschillende rollen. Als systeem meer op elkaar aansluiten, er nog meer standaardisatie van werkprocessen volgt en de manager nog meer actiegericht gaat werken, dan kan de functienaam secretaresse voor mij worden aangepast in procesondersteuner. Tenslotte vervul je dan nog meer de sleutelrol bij het ondersteunen, beheren, uitvoeren, coördineren en communiceren van en over processen binnen de unit waar je voor werkt. Dat lijkt me een mooie uitdaging de aankomende jaren. 

Aantal bezoekers: