Intervisie: uit je comfort zone stappen

Ik stap bewust uit mijn “veilige” zone en wil nieuwe wegen bewandelen. Dat voelt spannend aan, maar toch grijp ik deze kans om me via de #ontsecretaressen community te ontwikkelen als intervisiebegeleider en mijn horizon te verbreden met beide handen aan.

Wat is intervisie? Intervisie is op een inspirerende manier leren van vakgenoten. Het is geen brainstormsessie of werkoverleg. Je gaat met een vaste groep via een vaste structuur aan de slag met een vraagstuk uit je werksituatie. Denk aan bijvoorbeeld  “ik heb dit terugkerend probleem waar ik anders mee om wil gaan”.

Toelichting en oproep voor secrearesses (soortgelijke functies) via : ontsecretaressen

Stage op een secretariaat, een prima reality check

Op de site van Ontsecretaressen staat mijn recentste blog over stagelopen op een secretariaat. 

Wat is ontsecretaressen? 
Léontine de Koning is eigenaar en bedenker van Ontsecretaressen. Zij heeft in korte tijd een mooi netwerk (beweging) opgezet in Nederland. Het vak verandert en gaat mee met de tijd. Zij maakt op een interactieve en informatieve manier secretaresses bewust van de veranderingen. Ontsecretaressen organiseert o.a. rondetafelbijeenkomsten en workshops.

Wil je meer informatie? Bezoek de site, volg Ontscretaressen op Twitter of sluit je aan bij de groep op Linked-in. 

Van secretaresse naar procesondersteuner

De organisator van het netwerk “Ontsecretaressen” heeft ongeveer 35 managementondersteuners uitgenodigd voor een werkbezoek aan een softwarebedrijf. De directie heeft sinds een paar jaar geen secretaresses meer in dienst. Kan dat? Ik zie een bedrijf voor mij met alleen maar jonge honden in dienst, nergens meer papier op het bureau, stilte in de kamers en overal Tv-schermen aan de wand. Op 23 september is het zover en rijd ik richting Leusden. Een beetje sceptisch loop ik het bedrijfspand binnen. Gelukkig word ik wel door een receptioniste verwelkomd en verwijst ze mij naar een foto zuil, waarbij ik uit zes verschillende pasfoto’s dé foto mag kiezen voor op mijn bezoekerspasje.

Onze gastheer, directeur Customer Operations van AFAS, vertelt in zijn eigen theater op een enthousiaste manier hoe je het werk zo kunt organiseren dat de traditionele secretaresses geen werk meer hebben binnen het bedrijf. Hij heeft mijn aandacht.

Wat handig, hij kreeg gelijk bij mijn aanmelding via de foto zuil een SMS-bericht en zag mijn foto in zijn mail verschijnen. Als de secretaresse in het Stadskantoor ook tijds- en plekonafhankelijk gaat werken, verdwijnt volgens mij de rol van gastvrouw. Iedere manager heeft wel een mobiel op zak. Als we de registratie van bezoekers digitaal laten verlopen, is dat ook handig voor de BHV. Er is actuele informatie beschikbaar als zich bijvoorbeeld een calamiteit voordoet.

Hij merkt op dat een manager zich volledig verantwoordelijk moet voelen voor zijn werk en niet zomaar werk verplaatst (niet apen!). Ik ben het gelijk met hem eens. De secretaresse is tenslotte geen beheerder of eigenaar van een dierentuin, waar je al die aapjes op haar schouder achter kan laten. Af en toe voeren of wat aandacht geven moet voldoende zijn. 

Ook waarden staan hoog in het vaandel. De manager is bereikbaar en er is rechtstreeks contact met de klant. Er wordt gedacht in standaarden en hij kan nee zeggen. Hij is duidelijk in wat hij wel en niet kan. De secretaresse is ook geen statussymbool meer voor bepaalde managers. Afspraken maken, dat doet de manager vooraan zelf. Want Outlook heeft geen geheimen meer. De ‘nieuwe’ manager laat het voortaan wel uit zijn hoofd om te zeggen dat hij hiervoor een PA heeft.

Ik kan mij er in vinden dat een manager zelf een nummer opzoekt en belt en dit niet meer aan de secretaresse over laat. En ik heb er vertrouwen in dat een manager zelf een vergaderverzoek uit kan sturen als het om een intern overleg gaat met maximaal 2 collega’s. Maar een vergadering met meerdere partijen, zowel intern als extern is een puzzel die niet altijd snel opgelost kan worden. Bij dit softwarebedrijf gaat het voornamelijk om rechtstreeks contact met de klant, dat is voor een grote gemeentelijke organisatie waar ik werkzaam ben niet haalbaar. Laat dat toch maar aan de secretaresse over!!

Is het echt voorstelbaar en uitvoerbaar? De manager zoekt in het Stadskantoor naar een geschikte werkplek en logt in op zijn digitale cockpit waar hij actuele managementinformatie vindt, zoals deze nu al via het Management dashboard beschikbaar is. Maar ook ziet hij gelijk wie zich vandaag heeft ziek gemeld en wie binnenkort 25 jaar in gemeentedienst is of binnenkort gaat verhuizen. Hij zoekt de collega even op als hij toch koffie gaat halen. Er worden geen lijstje meer op verschillende plekken in de organisatie zelf bijgehouden, want we maken gebruik van één geïntegreerd systeem.

Natuurlijk vergaderen we nog wel, maar wordt er alleen nog een actielijst opgesteld die maximaal 10 punten bevat en door een van de deelnemers wordt opgesteld. Binding is belangrijk, maar we laten het niet ten koste gaan van het effectief vergaderen dat we concernbreed hebben ingevoerd. Geen langdurige social talk meer, we zoeken elkaar buiten de vergaderingen op en praten tijdens een excursie of bij de koffiecorner even bij. Zo kan iedereen meer doen in minder tijd.

Ook hebben we geen secretaresse meer nodig in de rol als bewaker van het fort. Heb je een pen of potlood nodig, dan zet je zelf een opdracht in de workflow en rolt de pen vanzelf naar je toe.

De secretaresse vervult veel verschillende rollen. Als systeem meer op elkaar aansluiten, er nog meer standaardisatie van werkprocessen volgt en de manager nog meer actiegericht gaat werken, dan kan de functienaam secretaresse voor mij worden aangepast in procesondersteuner. Tenslotte vervul je dan nog meer de sleutelrol bij het ondersteunen, beheren, uitvoeren, coördineren en communiceren van en over processen binnen de unit waar je voor werkt. Dat lijkt me een mooie uitdaging de aankomende jaren. 

Aantal bezoekers:

Verdwijnt de functie van secretaresse?

   

Er gebeurt van alles in de wereld wat invloed heeft op de functie van de secretaresse. Zal de komende jaren een versnippering plaatsvinden in de secretariële taken? Waar hebben we invloed op en welke kennis en vaardigheden hebben we nodig om in te spelen op deze veranderingen? Ik schuif op 16 april 2011 aan bij een inspirerende ronde tafel bijeenkomst over ontsecretaressen. We gaan aan de slag met thema’s als cultuur en communicatie. Edwin de Bree (consultant & coach) vindt ook dat het tijd wordt om te ontsecretaressen. Hij noemt voorbeelden van bedrijven die al zonder managementondersteuning werken. Ik vraag mij af hoe zoiets werkt als de ‘nieuwe’ manager voortaan alles zelf doet. Zijn de secretariaten straks echt overbodig op het Stadskantoor?

Edwin legt uit dat je deze verandering kunt zien als een golfbeweging, waarin we van een industriële revolutie overgaan naar netwerkorganisaties: van functies en systemen naar samenwerking en netwerken.
Ik werk alweer 20 jaar in dit vak en zie ook dat de functie in de jaren is veranderd. Van cateringmanager naar facilitair manager en van regisseur naar informatie- en procesmanager. Maar dat maakt mijn vak juist zo leuk en interessant.

Lieke Lamb (trendwatcher) laat op een enthousiaste, maar vooral inspirerende manier zien waar ook kansen liggen bij deze veranderingen. De Social Media wordt belangrijk(er) in onze functie. We werken over een paar jaar zelfstandiger en krijgen meer inhoudelijke taken. We zijn specialisten en werken proactief en vanuit onze kracht aan een gezamenlijke passie of visie in een team. Natuurlijk zijn we flexibel als Het Nieuw Werken wordt ingevoerd, weten we wat onze talenten zijn en wat wij kunnen bijdragen in het primaire proces binnen de organisatie. Ook zijn we benieuwd naar onze nieuwe functienaam. Al praten we misschien tegen die tijd niet meer over functies maar specialisme en mag ik mijzelf geen MA, OM, PA of MO meer noemen.