Een groepsgesprek of intervisie

Intervisie is nog redelijk onbekend bij secretaresses. Ik zie dat er online verschillende overlegvormen worden aangeboden onder de noemer van intervisie. Een rondetafelgesprek of groepsgesprek waarbij het onderwerp van te voren vast staat en je met elkaar in gesprek gaat over je vak is geen intervisie. De kracht van al deze overlegvormen ligt allemaal wel in het delen van kennis, luisteren naar elkaar en het krijgen van nieuw inzicht.

Ik heb het in deze blog alleen over intervisie. Als intervisiebegeleider zie ik de voordelen maar ook de aandachtsgebieden tijdens bijeenkomsten met secretaresses. Wanneer is intervisie geslaagd en wat levert het de deelnemers op? Kun je beter met onbekende collega’s het goede gesprek aangaan of met je eigen secretariaat?Ik stel deze vragen aan Angela van Beek. Zij is secretaressecoach en heeft als ervaringsdeskundige een goed beeld van intervisie voor secretaresses. 

Toegevoegde waarde van intervisie
"De toegevoegde waarde vind ik is dat de casusinbrenger zelf tot inzichten komt door de vragen die hij/zij krijgt. Doordat je te maken hebt met verschillende deelnemers met verschillende karakters, achtergronden en verschillende inzichten zijn de vragen heel divers. Dus eigenlijk door de verschillende invalshoeken leert de casusinbrenger. Overigens is intervisie niet leerzaam voor de casusinbrenger maar voor alle deelnemers. Omdat je met vakgenoten bij elkaar zit, en de secretaresses veelal met dezelfde problematiek te maken hebben, leert iedereen van elkaar." 

Voorwaarden voor succes
“Om intervisie echt te laten slagen is het belangrijk dat een groep met steeds dezelfde deelnemers met een bepaalde regelmaat bij elkaar terugkeert. Elke intervisiebijeenkomst is de volgende aan bod, waarbij ik nog even kort terugblik op de vorige intervisiebijeenkomst. Dat is de kracht van intervisie: een vaste groep, elke keer een andere casusinbrenger. De secretaresses zijn om toerbeurt casusinbrenger. Ik vraag de casusinbrenger mij van te voren te informeren over haar vraagstuk zodat ik mij goed kan voorbereiden op de vorm van intervisie. Het is ook trouwens wel eens gebeurd dat we tijdens de intervisie niet verder kwamen omdat alle secretaresses nagenoeg dezelfde soort vragen stelden en zij niet uit hun eigen dienstverlenende rol konden stappen en zij daardoor allemaal op dezelfde manier op de situatie reageerden. Doordat ik als coach bij veel opdrachtgevers kom en met veel situaties te maken heb kan ik dan goed inspelen op zo’n situatie en ‘verzin’ ik ter plekke een andere vorm. Zo heb ik toen we niet verder kwamen een rollenspel ingezet en de deelnemers ingefluisterd wat ze moesten doen. Hilarisch en zo leerzaam voor alle deelnemers omdat ik ze toen allemaal een spiegeltje voorhield. “ 

In gesprek met directe collega’s
“Ik ben zelf geen fan van intervisie bij directe collega’s omdat je niet altijd tot de kern komt omdat de deelnemers zich niet altijd helemaal veilig genoeg voelen om zich bloot te kunnen geven. Dat is ook wel een beetje afhankelijk van de organisatiecultuur en hoe collega’s met elkaar omgaan. Bij het ene bedrijf zijn ze heel open naar elkaar en bij andere bedrijven juist heel gesloten. Overigens daar waar intervisie wordt opgelegd loopt de intervisie vaak stroef omdat de deelnemers er niet altijd achter staan. Dan is het voor de intervisiebegeleider heel hard werken bij intervisie. Met deelnemers die elkaar niet kennen is er veel meer openheid en kun je veel dieper gaan.”

Onbekend maar zeker niet onbemind
“Onder leidinggevenden, artsen e.d. is het een ‘trend’, maar helaas is intervisie nog redelijk onbekend onder de secretaresses. Jammer, want ik zie onder de secretaresses dat veelal dezelfde soort problemen terugkeren. Daarnaast kunnen ze naast dilemma’s ook praktische zaken aan elkaar vragen en kennis delen. Ze zoeken elkaar na de intervisie vaak veel meer op door de openheid die is ontstaan.“ 

Intervisie versus rondetafelgesprek
"Een alternatief voor intervisie is een ‘verlengde weekstart’ waarbij niet alleen wordt gekeken naar de werkzaamheden maar ook terug te blikken en vooruit te kijken (korte en lange termijn). Wat ging goed, waar zijn ze tegenaan gelopen, welke processen lopen stroef etc. Bij bedrijven waar secretaresses open met elkaar omgaan wordt kennis gedeeld en adviseren ze elkaar hoe om te gaan met verschillende situaties. Dit is weliswaar geen intervisie maar wel leerzaam voor de secretaresses. Intervisie met een thema is inderdaad meer een rondetafelgesprek en schiet zijn doel voorbij. Ik heb dit in het verleden ook ingezet om secretaresses te laten kennismaken met intervisie maar ik heb gemerkt dat dan alle deelnemers met hetzelfde worstelen. Zo schiet het zijn doel voorbij. “ 

Welke conclusie kan ik trekken? Alles valt en staat bij een juiste overlegvorm, een goede begeleiding en de inzet van de deelnemers. Hiernaast is het belangrijk om na te denken over welk resultaat je wilt behalen. Wil je meer praktisch met het vak bezig zijn en specifieke thema’s bespreken kies dan voor bijvoorbeeld een rondetafelgesprek. Wil je als groep of individu aan de slag met persoonlijke werkgerelateerde vraagstukken onderzoek dan of intervisie iets is voor jullie of jou. 

Ik heb meerdere columns geschreven over intervisie. Je kunt deze altijd nog een keer teruglezen.

• Intervisie voor de professionele secretaresse (wat is intervisie)
• Linked-in groep 'intervisie voor de secretaresse
• De perfecte secretaresse bestaat niet (vraagstuk inbrengen) 
• Intervisie in het donker

 

De perfecte secretaresse bestaat niet

Ik heb de opleiding tot intervisiebegeleider succesvol afgerond en begeleid momenteel een aantal groepen. Je bent op een andere manier met vakgenoten in gesprek en verbetert je kwaliteit van je werk. Ik geloof in deze werkvorm en draag dit graag op het werk maar ook privé via mijn (landelijke) netwerken uit. 

Je bent een secretaresse en neemt deel aan een intervisiegroep, maar je vindt het lastig om een vraagstuk in te brengen. In deze blog geef ik een aantal tips, Ik schrijf blogs en deel tips over intervisie voor de secretaresse. Op de LinkedIn groep lees je hier meer over.

Een vraagstuk inbrengen bij intervisie

Misschien heb je deze leervorm al een keer ervaren of heb je er alleen iets over gelezen. Je bent nieuwsgierig, maar een case inbrengen? Dat is spannend. Je kent de andere deelnemers niet en je weet niet precies wat je wel en niet kan inbrengen.  

Een case moet je zien als een eigen vraagstuk, een dilemma waar je tegenaan loopt op je werk. Uit eigen ervaring weet ik hoe spannend het kan zijn om een persoonlijk dilemma op tafel neer te leggen. Is dit wel interessant genoeg voor de andere deelnemers? Ik moet dit toch zelf kunnen oplossen? Of je bent helemaal blanco en weet niet wat je kan inbrengen. Alles loopt toch gewoon op rolletjes?

Jouw kwaliteiten
Perfecte mensen bestaan niet. Ze mogen het van mij uiteraard nastreven, als ze er maar geen last van ondervinden.
Als je weleens een kernkwadrant hebt uitgewerkt, herinner jij je vast nog wel wat je allergie, valkuil en uitdaging was bij je eigen kernkwaliteit. Stel dat je erg nauwkeurig bent, alles verzorg je tot in de puntjes. Je vraagt ook niet snel om hulp. Je allergie kan dan al snel bij een collega liggen die chaotisch werkt.

Tijdens de intervisie verzamel je geen praktische tips om nog beter je mails te archiveren, maar ga je in gesprek over je uitdaging of allergie. Wat maakt dat je zo reageert op die collega? Hoe is dit ontstaan? Hoe kun je voorkomen dat je last van zijn of haar gedrag ondervindt? Of op welke manier kun je meer loslaten en minder snel doorschieten naar pietlullig gedrag in de ogen van je collega.

Bij andere vraagstukken kun je denken aan samenwerkingsproblemen met je manager. Je hebt moeite om prioriteiten te stellen of je ergert je aan gebrek aan efficiency op kantoor. Je zoekt een nieuwe klus, maar het lukt maar niet. Je voelt je onzeker, je wilt advies hoe je je negatieve overtuigingen kan ombuigen naar positieve gedachten. Of misschien was jij je nog helemaal niet zo bewust van je eigen overtuigingen.

Het gaat bij intervisie om het leereffect, leer relativeren en het dilemma in de juiste verhouding te zien. Krijg nieuw inzicht en kijk of je de tips toe kan passen als de situatie zich weer voordoet.

Altijd goed
Je vindt jouw vraagstuk misschien te klein om in te brengen. Vertrouw erop dat je vakgenoten jouw dilemma herkennen, zij hoeven dit dilemma zelf niet te ervaren om advies te geven. De anderen luisteren naar je verhaal, geven je feedback en tips. Heb je geen actuele case, overweeg eens om feedback te vragen van je manager of collega. Je weet nooit wat voor verrassende antwoorden je krijgt. Of overleg met de intervisiebegeleider als je twijfelt over een case.

Niet aan de beurt
Ik vraag van tevoren aan de deelnemers om na te denken over een actuele case en dit in het kort alleen naar mij op de mail te zetten.  Blijf je het spannend vinden, ga er dan open in bij de eerste sessie en laat je inspireren door de dilemma’s van de anderen. Je moet tenslotte niets forceren bij jezelf, neem dan deel als adviseur. Misschien kun je bij de daaropvolgende sessie wel iets inbrengen omdat je de groep meer vertrouwt of dat er op dat moment net iets speelt dat aandacht nodig heeft.

LinkedIn: Intervisie voor de secretaresse

Na mijn opleiding tot intervisiebegeleider ben ik binnen mijn organisatie gestart met het introduceren van intervisie voor de secretaresse. Ik begeleid momenteel een aantal groepen. Je bent op een andere manier met vakgenoten in gesprek en verbetert je kwaliteit van je werk. Ik geloof in deze werkvorm en draag dit graag uit.

Ik ben op persoonlijke titel op LinkedIn een groep begonnen: “intervisie voor de secretaresse’. In deze groep krijg je hier uitleg en tips over, denk dan aan de opzet van de bijeenkomst, feedback geven en ontvangen, actief luisteren, cases inbrengen en aannames doen. Je kunt ervaringen delen of op zoek gaan naar vakgenoten om een groep mee te starten.

Om deze werkvorm onder de aandacht te brengen van deze doelgroep organiseer ik gratis huiskamersessies. In de LinkedIn groep lees je hier meer over.

In het logo hierboven zie je de letter i en een bos sleutels. Zit je even op slot op je werk, denk er dan ook eens aan om intervisie in te zetten. Je krijgt sleutels aangereikt die misschien weer deuren voor je openen. Je nieuw inzicht geven.

Linked-in groep

Intervisie voor de professionele secretaresse

Sta niet stil, blijf in beweging: leer om te groeien. 

Je neemt als secretaresse vast wel deel aan een vakoverleg. Er worden praktische zaken besproken en acties uitgezet. Maar bespreek je daar ook persoonlijke werk gerelateerde vraagstukken? Daar is vaak niet de tijd voor tijdens het overleg of je collega’s staan daar niet voor open. Denk dan eens aan intervisie.

Deze werkvorm is nu nog bij veel secretaresses onbekend. Dit is alleen iets voor het management of voor de zorgsector, hoor ik dan. Zoiets is niets voor mij, want ik functioneer goed. Wat onbekend is, maakt soms onbemind en dat vind ik jammer.

Het enthousiasme bleef
Enige tijd geleden heb ik een opleiding voor intervisiebegeleider gevolgd. Ik nam in die tijd deel aan een werkgroep met een aantal organisatieadviseurs. Er was genoeg kennis en ervaring in huis om naast het bespreken van inhoudelijke thema’s ook deze werkvorm een keer toe te passen. Ik vond het spannend, maar ik wist dat ik goede handen was. Het smaakte gelijk naar meer.
Ik hoorde al jaren managers over intervisie en het maakte mij nieuwsgierig. In eerste instantie ben ik op zoek gegaan naar vakgenoten buiten mijn eigen organisatie. Deze zoektocht leverde mij toen helaas niets op. Ik kreeg van mijn leidinggevende de mogelijkheid om de opleiding te volgen en te onderzoeken of er interesse was binnen mijn organisatie om hiermee aan de slag te gaan binnen met eigen werkveld. Ondertussen heb ik een aantal kennismakingsbijeenkomsten georganiseerd en zijn er twee groepen gestart. 

Op onderzoek uit

Wat is intervisie? Je gaat met vijf of zes andere vakgenoten in gesprek over één of twee vraagstukken. Het is de bedoeling dat je met een vaste groep een aantal keer bijeen komt. Zo komt iedereen ook met een vraagstuk aan de beurt. Je stelt jezelf vast weleens de vraag: hoe zou iemand anders dit oplossen? Het gaat erom dat je een actueel vraagstuk kunt stellen aan andere vakgenoten. Een vakgenoot heeft meer afstand tot het probleem waardoor zij vanuit een ander gezichtspunt het vraagstuk bekijkt en je advies kan geven. De intervisiebegeleider zorgt voor structuur tijdens het overleg en breekt in waar nodig. Maar wat wordt bedoeld met een vraagstuk? Ik noem een aantal voorbeelden. De verwachting van mijn manager is niet helder. Ik heb samenwerkingsproblemen met een collega. Ik heb moeite met prioriteiten stellen of ik erger mij aan gebrek aan efficiency op mijn kantoor. Dit filmpje legt duidelijk uit wat intervisie is. 

Samen aan de slag

Je kunt het inbrengen van een vraagstuk als spannend ervaren. En dat is helemaal niet erg. Vergeet niet dat het voor de andere deelnemers ook weleens de eerste keer kan zijn. Je overdenkt het misschien te veel en vindt je eigen vraagstuk te klein om in te brengen. Wat zullen de deelnemers wel denken? Iedereen loopt weleens ergens tegenaan, maar spreekt het misschien niet uit. En vergeet niet: perfecte mensen bestaan niet.

Ik had genoeg deelnemers om te starten. Voorafgaand aan de eerste bijeenkomst vroeg ik iedereen mij een actueel vraagstuk te mailen. Ik voelde bij mijzelf een lichte spanning. Wat als iedereen stil blijft tijdens de bijeenkomst en niemand brengt iets in? Dat is gelukkig niet gebeurd. Je gaat als deelnemer in gesprek met vakgenoten, wat maakt dat er veel herkenning zit in de vraagstukken. Misschien loop je er zelf niet tegenaan, maar dan kun je juist wel goed advies geven aan de inbrenger.

De groep bepaalt zelf welk vraagstuk wordt besproken. Iedereen snapt de spelregels die van te voren worden uitgelegd. Je neemt je voor om aandachtig te luisteren, zoveel mogelijk open vragen te stellen en niet gelijk te komen met een oplossing. Je zoemt niet alleen in op de praktische kant en je vergeet vooral niet de gevoelswaarde mee te nemen in je vraagstelling. En natuurlijk begin je niet gelijk te vertellen dat je het herkent en praat je over je eigen ervaring.
In de praktijk valt dit soms tegen en merk je pas hoe praktisch en oplossingsgericht je als secretaresse misschien soms bent. Ik hoor mijzelf al weer zeggen: “Probeer in deze fase geen goed bedoelde adviezen te geven en we hebben een NIVEA[i]-momentje te pakken". Even streng zijn hoort er ook bij als intervisiebegeleider.

Leren en ontwikkelen

Iedereen leert van intervisie. Is het niet om goed te leren luisteren of feedback te geven of te ontvangen dan wel om nieuw inzicht te krijgen op je vraagstuk. Wat wil je als professional nog meer? De kracht zit er juist in dat je verdiepend bezig bent. Het is niet te vergelijken met een werkoverleg of brainstormsessie over bijvoorbeeld de nieuwe opzet van een digitaal archief. Ik merk wel dat het fijn is als je in een groep zit zonder directe collega’s. Je vertelt misschien toch net iets meer en je vakgenoten kennen je verhaal nog niet, dus zijn niet bevooroordeeld.

Ik ben enthousiast over intervisie voor secretaresses en draag dit graag uit. Ook ik leer van elke bijeenkomst en dat voelt goed. 

Maak die rit

Ga net zoals op het plaatje bovenaan deze column het avontuur aan. Ga samen op die slee die heuvel af. Het is misschien spannend, maar als je samen veilig beneden bent heb je wel een leuke en mooie ervaring achter de rug. Onderzoek de mogelijkheden binnen je eigen organisatie of sluit aan bij een (gratis) kennismakingsbijeenkomst. Gebruik Social Media en kijk op LinkedIn of Twitter of je hierover iets tegenkomt.
Blijf je ontwikkelen op zowel vakkennis als in zelfkennis en overweeg om ook intervisie in te zetten. Al is het maar één keer, wie weet word je net zo enthousiast als ik. 

---

[i] NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander

Uitleg over intervisie: kort filmpje op YouTube

Intervisie: uit je comfort zone stappen

Ik stap bewust uit mijn “veilige” zone en wil nieuwe wegen bewandelen. Dat voelt spannend aan, maar toch grijp ik deze kans om me via de #ontsecretaressen community te ontwikkelen als intervisiebegeleider en mijn horizon te verbreden met beide handen aan.

Wat is intervisie? Intervisie is op een inspirerende manier leren van vakgenoten. Het is geen brainstormsessie of werkoverleg. Je gaat met een vaste groep via een vaste structuur aan de slag met een vraagstuk uit je werksituatie. Denk aan bijvoorbeeld  “ik heb dit terugkerend probleem waar ik anders mee om wil gaan”.

Toelichting en oproep voor secrearesses (soortgelijke functies) via : ontsecretaressen

Intervisie in het donker

Een geblindeerde kelder, 5 deelnemers en praten in kernwoorden. Ik ga deze uitdaging graag aan. Ik ben benieuwd wat deze opzet met mij doet en of ik mij kan concentreren en actief kan luisteren. Ik vind het spannend.

Afgelopen maart heb ik mijn training tot intervisiebegeleider afgerond. Ik heb geleerd en ervaren wat dit inspirerende instrument kan opleveren binnen een team. Je helpt in een veilige omgeving op een collegiale en professionele manier de andere deelnemer om tot inzicht te komen over werkgerelateerde situaties. Je geeft en ontvangt adviezen, feedback en leert van elkaar.

Ik werd mij er steeds vaker van bewust dat ik met open vragen meer bereik. Maar ook om nog meer te letten op lichaamstaal. Je herkent nog sneller eigen projecties en aannames en die van je omgeving. Het blijf een lastige materie.

Je hele lijf draagt de hele dag boodschappen uit en dat wil ik dan ook graag zien. Ik ben visueel ingesteld. Lichaamstaal is voor mij dan ook een belangrijk communicatiemiddel. Mijn ondersteunende armbewegingen horen daar nu eenmaal bij. Als ik telkens op mijn handen ga zitten als ik wat wil uitleggen ziet dat er ook niet zo leuk en enthousiast uit voor anderen. Ik ben benieuwd of ik dat onbewust uitzet in het donker.Ik ga het beleven.  

Ik meld mij aan bij Het Pauwerhuis en rijd richting de Prins op de Erwt in Zaandam. We maken met elkaar kennis en krijgen uitleg over de intervisiemethode Mapjem. In een treintje lopen we voorzichtig de geblindeerde ruimte binnen en nemen we een voor een plaats op de twee comfortabele bankstellen. Ik voel gelukkig een muur achter mij en hoor waar iedereen ongeveer in de ruimte zit. Het is stil, op de achtergrond hoor ik alleen het water door de buizen lopen.

De intervisiebegeleidster heeft een prettige rustige stem. Het kost mij moeite om mij te concentreren en niet af te dwalen. Ik doe mijn best. Er wordt weinig gesproken en alleen gebruik gemaakt van slechts enkele woorden. Je brengt een casus in en verwoord dit in een kernwoord en een emotie. Het advies geef je ook in één kernwoord, het is aan de deelnemer die de casus inbrengt hoe zij dit woord interpreteert.

Ik kijk welke adviezen (kernwoorden) bij mij binnenkomen en waarmee ik aan de slag kan gaan. Maar hoe veranker ik dan deze verandering? Dat het resultaat ook blijvend is. Ik zal vast wel af en toe in mijn oude gedragsgewoonten terugvallen. En dat is ook niet meer dan menselijk, toch? Ik kies voor een specifieke symboliek. Ik glimlach op het moment dat ik dit uitbeeld met mijn handen. Niemand ziet het tenslotte. Met dit cadeau loop ik tevreden de trap op naar een lichte ruimte voor de nabespreking. Ik vond het een bijzonder leerzame middag. Zelf zal ik dit bij een eventuele toekomstige intervisiegroep niet toepassen. Het was voor mij een eyeopener, ik ben een ervaring rijker.