Interview over de kracht van netwerken

Ik heb meegewerkt aan een interview over de kracht van netwerken. Wat is de meerwaarde binnen je eigen organisatie? Hoe hebben we dit zelf intern opgezet en hoe behoud je een actief netwerk voor secretaresses?
Ik vond het leuk om hieraan mee te werken en mijn kennis met anderen te delen. 

Interview

Quadrant Advies is een bureau dat zich specifiek bezig houdt met het begeleiden van organisaties in de professionalisering van hun managementondersteuning. Zij brengen periodiek een nieuwsbrief uit. 

Opzetten intern secretarieel platform

Je werkt in een middelgroot of groot bedrijf. Wat hebben de secretaresses met elkaar gemeen naast dezelfde functienaam en werkgever? Ze hebben zoveel kennis en informatie in huis en ervaring in zijn of haar vakgebied. Wat zou het ideaal zijn als je daar binnen je eigen organisatie optimaal gebruik van kunt maken. Stel je eens voor dat je op een eenvoudige en snelle manier je vak nog beter uit kunt voeren en samen kunt werken. Utopie of werkelijkheid?

Van idee naar uitvoering

Uit onderzoek blijkt dat het delen van kennis en informatie één van de minst geliefde bezigheden is van medewerkers binnen een organisatie. Toch ben ik negen jaar geleden (in 2003) een gesprek met mijn toenmalige manager aangegaan. Ik wilde meer dan het organiseren van een jaarlijkse lunch met alle 45 secretaresses en was toen al overtuigd dat een intern platform een goede kans van slagen had. Via een mindmap had ik mijn wensen en ideeën in beeld gebracht. Ik dacht aan het organiseren van o.a. themabijeenkomsten. Er zou budget vrij worden gemaakt om deskundigen uit te nodigen over functiegerelateerde onderwerpen en thema’s op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Ook stond het uitbrengen van een periodieke nieuwsbrief en het opzetten en beheren van een intranetsite met een kennisbank voor de secretariaten op mijn wensenlijst.
Mijn voorstel werd enthousiast ontvangen door mijn manager. Het was voor mij een spannende tijd. Nu moest ik het nog waar gaan maken. Met een aantal enthousiaste secretaresses hebben we het voorstel verder uitgewerkt. Na afloop van de brainstormsessies hebben we het voorstel met onze doelstellingen, de organisatievorm, de rol en verantwoordelijkheden van het kernteam, de jaarlijkse activiteiten en kosten- en urenraming op papier gezet. De directie ging akkoord. Het kernteam was samengesteld en er was een naam bedacht voor het platform. We konden van start gaan.

Samen bereik je meer
We hebben de kwaliteiten van de kernteamleden goed benut. We hadden de taken verdeeld en hadden regelmatig overleg of zochten elkaar tussendoor even op. Er werd hard gewerkt, maar ondanks de volle agenda was er altijd tijd voor een grapje. Ik heb het als erg prettig gevonden dat mijn manager mij de ruimte gaf om er iets moois van te maken naast mijn eigen werk als senior managementassistente. Mijn creativiteit en energie kon ik hierin kwijt. We werden als kernteam steeds vaker genoemd als er iets speelde op ons vakgebied, zelfs als het ging over praktische problemen als het verdwijnen van prullenbakken. Het vraagstuk werd geagendeerd voor het reguliere periodieke overleg, waarbij alle afdelingen waren vertegenwoordigd. Samen bereik je tenslotte meer dan alleen.
Natuurlijk vond ik het jammer dat vanwege een reorganisatie het platform in deze vorm werd opgeheven. Gelukkig heeft dit platform zich bewezen en is na afronding van de reorganisatie een aantal onderdelen in een andere werkvorm en werkwijze gebleven. Ik heb in die 3,5 jaar als voorzitter /aanjager van het secretarieel platform veel geleerd en denk er met veel plezier aan terug.

Ingrediënten voor succes
Wat heb je naast een idee nog meer nodig om een secretarieel platform (in welke vorm dan ook) binnen je eigen organisatie op te zetten? Inventariseer de behoefte van het management en de secretariaten. Benader collega’s persoonlijk en niet alleen via bijvoorbeeld een enquête. Er zijn altijd collega’s die een dergelijk idee niet zien zitten, houd rekening met weerstand. Vernieuwing roept weerstand op, leg de focus in de beginfase dan ook op het vinden van medestanders.

Als je nog steeds achter dit idee staat, zoek enthousiaste collega’s, heb geduld, blijf enthousiast, wees creatief, blijf flexibel maar wees volhoudend en haal diep adem. Het is een investering, maar het kan zoveel opleveren!

Interview Conny: wat zou ik doen als directeur?

Interview voor personeelsblad
over officemanagement

Interview met Conny: we zijn er voor jullie

Interview voor het personeelsblad

Dagelijks zijn er circa zestig secretaresses en managementassistenten in de weer om te ondersteunen bij het realiseren van onze bedrijfsdoelstellingen. Zonder hun inspanningen kunnen veel managers en andere collega's toch minder uit de voeten.

Op secretaressedag, donderdag 17 april 2008, werd voor alle secretaresses en managementassistentes in Milieueducatiecentrum Eilandsteede in Park Transwijk een dienstbrede themabijeenkomst georganiseerd.

Op het programma stond een onderlinge kennismaking. Aansluitend volgde een spoedcursus 'zakelijk flirten', verzorgd door een professionele flirtcoach en een rondleiding over Kanaleneiland.

Vier keer per jaar is er een dergelijke themabijeenkomst. Er is aandacht voor onderwerpen op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, denk dan aan bijvoorbeeld timemanagement en stressmanagement. En op het gebied van officemanagement: postregistratie en telefonische bereikbaarheid. Ondanks dat aanwezigheid vrijblijvend is kennen ze een hoge opkomst. De reacties zijn overwegend positief.

Een managementassistente die zich al jaren sterk maakt voor integraal werken binnen het Officemanagement is Conny. Wat is haar drijfveer?

"Omdat ik er eentje ben van samenwerken en kennis delen waardoor het werk plezierig wordt en makkelijker. Verder vind ik mijn dienst een bijzondere maar ook leuke dienst om voor te werken".

Wie werkt voor wie?
Drieëneenhalf jaar is Conny als voorzitter en aanjager betrokken geweest bij het zogenoemde secretarieel platform, dat verder bestond uit Gerda, Ineke van en Inez. "De secretaresses zagen en spraken elkaar te weinig. Dit werd direct onze eerste doelstelling".

Het platform is veel verder gekomen dan kennismaken. Tweemaandelijks was er een regulier overleg waarin elke afdeling was vertegenwoordigd. "Tijdens het tweemaandelijkse reguliere overleg kwamen diverse onderwerpen aan de orde op het gebied van facilitaire zaken, automatisering en P&O. Er werden knelpunten besproken en informatie werd uitgewisseld. Voor dat laatste brengen we 6-wekelijks een digitale nieuwsbrief uit".

Conny vertelt vol trots over de resultaten die bereikt zijn door de Kerngroep Secretarieel Platform. "Er zijn een aantal producten ontwikkeld, zoals een informatiemap voor nieuwe medewerkers. Er kwam uniformiteit op onderdelen waar ieder zich in kon vinden, zoals een checklist in- en uit diensttreding. Er is een intranetsite opgezet waar je veel over ons vakgebied terugvind. Bijvoorbeeld een overzicht "wie werkt voor wie" en het aanbod van interne vergaderlocaties. Secretaresses houden nu eenmaal van lijstjes. Als ze maar bijgehouden worden!"

Vanuit P&O werden 3,5 jaar geleden interviews gehouden met de afdelingshoofden over de wensen van onderlinge vervanging. Bijvoorbeeld bij het directiesecretariaat. Hieruit bleek dat er vanuit het management meer behoefte was aan betere onderlinge samenwerking van de secretariaten en een onderzoek naar de haalbaarheid van het invoeren van onderlinge vervanging. Conny ziet nog veel mogelijkheden voor de verdere professionalisering van het Officemanagement bij onze dienst.
"Zelf ben ik een voorstander van een uniforme werkwijze voor een aantal secretariële taken. Als er een goed plan ligt lukt dat ook. Ik geloof er in. Officemanagement blijft een leuk interessant onderwerp. Je raakt er nooit over uitgepraat".

Interview: opzetten secretarieel platform

Personeelsblad: artikel over het organiseren
van een bijeenkomst voor alle secretaresses.
In deze periode heb ik het initiatief genomen
 voor het opzetten van een secretarieel platform (netwerk)
 binnen onze organisatie.