Kennisdelen binnen je eigen organisatie

Artikel in Management Support, november 2017

Voor dit vakblad is aan mij gevraagd hoe ons team onderling kennis deelt. Artikel 

Een groepsgesprek of intervisie

Intervisie is nog redelijk onbekend bij secretaresses. Ik zie dat er online verschillende overlegvormen worden aangeboden onder de noemer van intervisie. Een rondetafelgesprek of groepsgesprek waarbij het onderwerp van te voren vast staat en je met elkaar in gesprek gaat over je vak is geen intervisie. De kracht van al deze overlegvormen ligt allemaal wel in het delen van kennis, luisteren naar elkaar en het krijgen van nieuw inzicht.

Ik heb het in deze blog alleen over intervisie. Als intervisiebegeleider zie ik de voordelen maar ook de aandachtsgebieden tijdens bijeenkomsten met secretaresses. Wanneer is intervisie geslaagd en wat levert het de deelnemers op? Kun je beter met onbekende collega’s het goede gesprek aangaan of met je eigen secretariaat?Ik stel deze vragen aan Angela van Beek. Zij is secretaressecoach en heeft als ervaringsdeskundige een goed beeld van intervisie voor secretaresses. 

Toegevoegde waarde van intervisie
"De toegevoegde waarde vind ik is dat de casusinbrenger zelf tot inzichten komt door de vragen die hij/zij krijgt. Doordat je te maken hebt met verschillende deelnemers met verschillende karakters, achtergronden en verschillende inzichten zijn de vragen heel divers. Dus eigenlijk door de verschillende invalshoeken leert de casusinbrenger. Overigens is intervisie niet leerzaam voor de casusinbrenger maar voor alle deelnemers. Omdat je met vakgenoten bij elkaar zit, en de secretaresses veelal met dezelfde problematiek te maken hebben, leert iedereen van elkaar." 

Voorwaarden voor succes
“Om intervisie echt te laten slagen is het belangrijk dat een groep met steeds dezelfde deelnemers met een bepaalde regelmaat bij elkaar terugkeert. Elke intervisiebijeenkomst is de volgende aan bod, waarbij ik nog even kort terugblik op de vorige intervisiebijeenkomst. Dat is de kracht van intervisie: een vaste groep, elke keer een andere casusinbrenger. De secretaresses zijn om toerbeurt casusinbrenger. Ik vraag de casusinbrenger mij van te voren te informeren over haar vraagstuk zodat ik mij goed kan voorbereiden op de vorm van intervisie. Het is ook trouwens wel eens gebeurd dat we tijdens de intervisie niet verder kwamen omdat alle secretaresses nagenoeg dezelfde soort vragen stelden en zij niet uit hun eigen dienstverlenende rol konden stappen en zij daardoor allemaal op dezelfde manier op de situatie reageerden. Doordat ik als coach bij veel opdrachtgevers kom en met veel situaties te maken heb kan ik dan goed inspelen op zo’n situatie en ‘verzin’ ik ter plekke een andere vorm. Zo heb ik toen we niet verder kwamen een rollenspel ingezet en de deelnemers ingefluisterd wat ze moesten doen. Hilarisch en zo leerzaam voor alle deelnemers omdat ik ze toen allemaal een spiegeltje voorhield. “ 

In gesprek met directe collega’s
“Ik ben zelf geen fan van intervisie bij directe collega’s omdat je niet altijd tot de kern komt omdat de deelnemers zich niet altijd helemaal veilig genoeg voelen om zich bloot te kunnen geven. Dat is ook wel een beetje afhankelijk van de organisatiecultuur en hoe collega’s met elkaar omgaan. Bij het ene bedrijf zijn ze heel open naar elkaar en bij andere bedrijven juist heel gesloten. Overigens daar waar intervisie wordt opgelegd loopt de intervisie vaak stroef omdat de deelnemers er niet altijd achter staan. Dan is het voor de intervisiebegeleider heel hard werken bij intervisie. Met deelnemers die elkaar niet kennen is er veel meer openheid en kun je veel dieper gaan.”

Onbekend maar zeker niet onbemind
“Onder leidinggevenden, artsen e.d. is het een ‘trend’, maar helaas is intervisie nog redelijk onbekend onder de secretaresses. Jammer, want ik zie onder de secretaresses dat veelal dezelfde soort problemen terugkeren. Daarnaast kunnen ze naast dilemma’s ook praktische zaken aan elkaar vragen en kennis delen. Ze zoeken elkaar na de intervisie vaak veel meer op door de openheid die is ontstaan.“ 

Intervisie versus rondetafelgesprek
"Een alternatief voor intervisie is een ‘verlengde weekstart’ waarbij niet alleen wordt gekeken naar de werkzaamheden maar ook terug te blikken en vooruit te kijken (korte en lange termijn). Wat ging goed, waar zijn ze tegenaan gelopen, welke processen lopen stroef etc. Bij bedrijven waar secretaresses open met elkaar omgaan wordt kennis gedeeld en adviseren ze elkaar hoe om te gaan met verschillende situaties. Dit is weliswaar geen intervisie maar wel leerzaam voor de secretaresses. Intervisie met een thema is inderdaad meer een rondetafelgesprek en schiet zijn doel voorbij. Ik heb dit in het verleden ook ingezet om secretaresses te laten kennismaken met intervisie maar ik heb gemerkt dat dan alle deelnemers met hetzelfde worstelen. Zo schiet het zijn doel voorbij. “ 

Welke conclusie kan ik trekken? Alles valt en staat bij een juiste overlegvorm, een goede begeleiding en de inzet van de deelnemers. Hiernaast is het belangrijk om na te denken over welk resultaat je wilt behalen. Wil je meer praktisch met het vak bezig zijn en specifieke thema’s bespreken kies dan voor bijvoorbeeld een rondetafelgesprek. Wil je als groep of individu aan de slag met persoonlijke werkgerelateerde vraagstukken onderzoek dan of intervisie iets is voor jullie of jou. 

Ik heb meerdere columns geschreven over intervisie. Je kunt deze altijd nog een keer teruglezen.

• Intervisie voor de professionele secretaresse (wat is intervisie)
• Linked-in groep 'intervisie voor de secretaresse
• De perfecte secretaresse bestaat niet (vraagstuk inbrengen) 
• Intervisie in het donker

 

Intervisie voor de professionele secretaresse

Sta niet stil, blijf in beweging: leer om te groeien. 

Je neemt als secretaresse vast wel deel aan een vakoverleg. Er worden praktische zaken besproken en acties uitgezet. Maar bespreek je daar ook persoonlijke werk gerelateerde vraagstukken? Daar is vaak niet de tijd voor tijdens het overleg of je collega’s staan daar niet voor open. Denk dan eens aan intervisie.

Deze werkvorm is nu nog bij veel secretaresses onbekend. Dit is alleen iets voor het management of voor de zorgsector, hoor ik dan. Zoiets is niets voor mij, want ik functioneer goed. Wat onbekend is, maakt soms onbemind en dat vind ik jammer.

Het enthousiasme bleef
Enige tijd geleden heb ik een opleiding voor intervisiebegeleider gevolgd. Ik nam in die tijd deel aan een werkgroep met een aantal organisatieadviseurs. Er was genoeg kennis en ervaring in huis om naast het bespreken van inhoudelijke thema’s ook deze werkvorm een keer toe te passen. Ik vond het spannend, maar ik wist dat ik goede handen was. Het smaakte gelijk naar meer.
Ik hoorde al jaren managers over intervisie en het maakte mij nieuwsgierig. In eerste instantie ben ik op zoek gegaan naar vakgenoten buiten mijn eigen organisatie. Deze zoektocht leverde mij toen helaas niets op. Ik kreeg van mijn leidinggevende de mogelijkheid om de opleiding te volgen en te onderzoeken of er interesse was binnen mijn organisatie om hiermee aan de slag te gaan binnen met eigen werkveld. Ondertussen heb ik een aantal kennismakingsbijeenkomsten georganiseerd en zijn er twee groepen gestart. 

Op onderzoek uit

Wat is intervisie? Je gaat met vijf of zes andere vakgenoten in gesprek over één of twee vraagstukken. Het is de bedoeling dat je met een vaste groep een aantal keer bijeen komt. Zo komt iedereen ook met een vraagstuk aan de beurt. Je stelt jezelf vast weleens de vraag: hoe zou iemand anders dit oplossen? Het gaat erom dat je een actueel vraagstuk kunt stellen aan andere vakgenoten. Een vakgenoot heeft meer afstand tot het probleem waardoor zij vanuit een ander gezichtspunt het vraagstuk bekijkt en je advies kan geven. De intervisiebegeleider zorgt voor structuur tijdens het overleg en breekt in waar nodig. Maar wat wordt bedoeld met een vraagstuk? Ik noem een aantal voorbeelden. De verwachting van mijn manager is niet helder. Ik heb samenwerkingsproblemen met een collega. Ik heb moeite met prioriteiten stellen of ik erger mij aan gebrek aan efficiency op mijn kantoor. Dit filmpje legt duidelijk uit wat intervisie is. 

Samen aan de slag

Je kunt het inbrengen van een vraagstuk als spannend ervaren. En dat is helemaal niet erg. Vergeet niet dat het voor de andere deelnemers ook weleens de eerste keer kan zijn. Je overdenkt het misschien te veel en vindt je eigen vraagstuk te klein om in te brengen. Wat zullen de deelnemers wel denken? Iedereen loopt weleens ergens tegenaan, maar spreekt het misschien niet uit. En vergeet niet: perfecte mensen bestaan niet.

Ik had genoeg deelnemers om te starten. Voorafgaand aan de eerste bijeenkomst vroeg ik iedereen mij een actueel vraagstuk te mailen. Ik voelde bij mijzelf een lichte spanning. Wat als iedereen stil blijft tijdens de bijeenkomst en niemand brengt iets in? Dat is gelukkig niet gebeurd. Je gaat als deelnemer in gesprek met vakgenoten, wat maakt dat er veel herkenning zit in de vraagstukken. Misschien loop je er zelf niet tegenaan, maar dan kun je juist wel goed advies geven aan de inbrenger.

De groep bepaalt zelf welk vraagstuk wordt besproken. Iedereen snapt de spelregels die van te voren worden uitgelegd. Je neemt je voor om aandachtig te luisteren, zoveel mogelijk open vragen te stellen en niet gelijk te komen met een oplossing. Je zoemt niet alleen in op de praktische kant en je vergeet vooral niet de gevoelswaarde mee te nemen in je vraagstelling. En natuurlijk begin je niet gelijk te vertellen dat je het herkent en praat je over je eigen ervaring.
In de praktijk valt dit soms tegen en merk je pas hoe praktisch en oplossingsgericht je als secretaresse misschien soms bent. Ik hoor mijzelf al weer zeggen: “Probeer in deze fase geen goed bedoelde adviezen te geven en we hebben een NIVEA[i]-momentje te pakken". Even streng zijn hoort er ook bij als intervisiebegeleider.

Leren en ontwikkelen

Iedereen leert van intervisie. Is het niet om goed te leren luisteren of feedback te geven of te ontvangen dan wel om nieuw inzicht te krijgen op je vraagstuk. Wat wil je als professional nog meer? De kracht zit er juist in dat je verdiepend bezig bent. Het is niet te vergelijken met een werkoverleg of brainstormsessie over bijvoorbeeld de nieuwe opzet van een digitaal archief. Ik merk wel dat het fijn is als je in een groep zit zonder directe collega’s. Je vertelt misschien toch net iets meer en je vakgenoten kennen je verhaal nog niet, dus zijn niet bevooroordeeld.

Ik ben enthousiast over intervisie voor secretaresses en draag dit graag uit. Ook ik leer van elke bijeenkomst en dat voelt goed. 

Maak die rit

Ga net zoals op het plaatje bovenaan deze column het avontuur aan. Ga samen op die slee die heuvel af. Het is misschien spannend, maar als je samen veilig beneden bent heb je wel een leuke en mooie ervaring achter de rug. Onderzoek de mogelijkheden binnen je eigen organisatie of sluit aan bij een (gratis) kennismakingsbijeenkomst. Gebruik Social Media en kijk op LinkedIn of Twitter of je hierover iets tegenkomt.
Blijf je ontwikkelen op zowel vakkennis als in zelfkennis en overweeg om ook intervisie in te zetten. Al is het maar één keer, wie weet word je net zo enthousiast als ik. 

---

[i] NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander

Uitleg over intervisie: kort filmpje op YouTube

Interview over de kracht van netwerken

Ik heb meegewerkt aan een interview over de kracht van netwerken. Wat is de meerwaarde binnen je eigen organisatie? Hoe hebben we dit zelf intern opgezet en hoe behoud je een actief netwerk voor secretaresses?
Ik vond het leuk om hieraan mee te werken en mijn kennis met anderen te delen. 

Interview

Quadrant Advies is een bureau dat zich specifiek bezig houdt met het begeleiden van organisaties in de professionalisering van hun managementondersteuning. Zij brengen periodiek een nieuwsbrief uit. 

Vervelende collega's zijn cadeautjes

Column is opgenomen in de E-zin van Secretaressenet
van 20 januari 2014
http://www.secretaressenet.nl/

Een vervelende collega moet je zien als een cadeautje in je leven. Het gedrag dat deze collega vertoonde irriteerde mij, maar toch kon ik er iets van leren. Ik moest hier wel even over nadenken tijdens een training jaren geleden. Leren? Van haar? Ze moet gewoon stoppen met dat constante gemopper en gezucht. Na de uitleg begreep ik het pas goed. Je bent vast onbewust een klein beetje jaloers op dat gedrag.

Zelf ben ik geen mopperig type, eerder vrolijk en enthousiast. Maar misschien wil ik ook weleens ongenuanceerd mopperen als iemand iets aan mij vraagt. Het advies was om die collega te observeren tijdens het werk en er iets van op te steken. Ik heb het geprobeerd, maar helaas heb ik het cadeautje niet in ontvangst mogen nemen.

Vervelende collega’s zullen er altijd zijn, waar je ook werkt. Je kunt het accepteren of er iets mee doen. In je functie van secretaresse heb je veel met andere mensen te maken. Een manager of iemand uit je eigen team kun je niet negeren. Je wilt toch een professional zijn.

Ik heb ooit met een in mijn ogen bijzondere collega samengewerkt. Ze was goed in uitstelgedrag, het demonstreren van een selectief geheugen en laten zien hoe Oost-Indisch doof zijn werkt. De andere collega’s inclusief mijzelf hadden een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en zetten automatisch vanwege het teamresultaat een tandje bij. Wat heeft dat mij energie gekost. Maar je moet verder. De situatie veranderde pas toen zij vrijwillig het team verliet. De energie in het team was hierna voelbaar anders. Maar hadden we het anders kunnen aanpakken? Als ik de tools toen in handen had gehad, was het mij dan gelukt om mij meer ontspannen op te stellen?

Ik heb jarenlang geprobeerd om een lastige collega te zien als een cadeautje. Wat was ik blij toen Bert van Dijk (trainer bij de Leary Academy) mij onlangs vertelde dat lastige types alleen bestaan in de ogen van wie er last van heeft. Ze bestaat alleen in mijn eigen hoofd.
Word jezelf meer bewust van je eigen handelen. Onderzoek of je in de aanval gaat, je verdedigt of passief wordt. Probeer verder te kijken en te investeren in die collega. Misschien heeft je collega de juiste intenties, maar komt het anders bij jou over dan ze zelf voor ogen heeft. Doorbreek je denkpatronen en kies eens voor een andere rol. Geef die collega die het overleg altijd overschreeuwt eens een compliment en stel haar een vraag. Ze voelt zich misschien wel onzeker en niet gehoord.

Het lijkt mij heerlijk om in 2014 geen collega’s meer tegen te komen met een hoge irritatiefactor. Ik ga proberen op die momenten dat ik ze toch tegen kom, mijzelf in een andere rol te plaatsen. Maandelijks ontvang ik in een mail met een omschrijving van een lastig type en tips om hiermee om te gaan. Hierna is het oefenen.. oefenen en oefenen. Doe je mee met deze uitdaging?

Intervisie: uit je comfort zone stappen

Ik stap bewust uit mijn “veilige” zone en wil nieuwe wegen bewandelen. Dat voelt spannend aan, maar toch grijp ik deze kans om me via de #ontsecretaressen community te ontwikkelen als intervisiebegeleider en mijn horizon te verbreden met beide handen aan.

Wat is intervisie? Intervisie is op een inspirerende manier leren van vakgenoten. Het is geen brainstormsessie of werkoverleg. Je gaat met een vaste groep via een vaste structuur aan de slag met een vraagstuk uit je werksituatie. Denk aan bijvoorbeeld  “ik heb dit terugkerend probleem waar ik anders mee om wil gaan”.

Toelichting en oproep voor secrearesses (soortgelijke functies) via : ontsecretaressen

Open de deur en ervaar nieuw inzicht

Op de site van Liefde voor Talent trap ik af als 'Changing Angel' met een column over anticiperen op de veranderingen in mijn vakgebied.

Column van Changing Angel. Voor welke deur kies jij?

Stage op een secretariaat, een prima reality check

Op de site van Ontsecretaressen staat mijn recentste blog over stagelopen op een secretariaat. 

Wat is ontsecretaressen? 
Léontine de Koning is eigenaar en bedenker van Ontsecretaressen. Zij heeft in korte tijd een mooi netwerk (beweging) opgezet in Nederland. Het vak verandert en gaat mee met de tijd. Zij maakt op een interactieve en informatieve manier secretaresses bewust van de veranderingen. Ontsecretaressen organiseert o.a. rondetafelbijeenkomsten en workshops.

Wil je meer informatie? Bezoek de site, volg Ontscretaressen op Twitter of sluit je aan bij de groep op Linked-in. 

Opzetten intern secretarieel platform

Je werkt in een middelgroot of groot bedrijf. Wat hebben de secretaresses met elkaar gemeen naast dezelfde functienaam en werkgever? Ze hebben zoveel kennis en informatie in huis en ervaring in zijn of haar vakgebied. Wat zou het ideaal zijn als je daar binnen je eigen organisatie optimaal gebruik van kunt maken. Stel je eens voor dat je op een eenvoudige en snelle manier je vak nog beter uit kunt voeren en samen kunt werken. Utopie of werkelijkheid?

Van idee naar uitvoering

Uit onderzoek blijkt dat het delen van kennis en informatie één van de minst geliefde bezigheden is van medewerkers binnen een organisatie. Toch ben ik negen jaar geleden (in 2003) een gesprek met mijn toenmalige manager aangegaan. Ik wilde meer dan het organiseren van een jaarlijkse lunch met alle 45 secretaresses en was toen al overtuigd dat een intern platform een goede kans van slagen had. Via een mindmap had ik mijn wensen en ideeën in beeld gebracht. Ik dacht aan het organiseren van o.a. themabijeenkomsten. Er zou budget vrij worden gemaakt om deskundigen uit te nodigen over functiegerelateerde onderwerpen en thema’s op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Ook stond het uitbrengen van een periodieke nieuwsbrief en het opzetten en beheren van een intranetsite met een kennisbank voor de secretariaten op mijn wensenlijst.
Mijn voorstel werd enthousiast ontvangen door mijn manager. Het was voor mij een spannende tijd. Nu moest ik het nog waar gaan maken. Met een aantal enthousiaste secretaresses hebben we het voorstel verder uitgewerkt. Na afloop van de brainstormsessies hebben we het voorstel met onze doelstellingen, de organisatievorm, de rol en verantwoordelijkheden van het kernteam, de jaarlijkse activiteiten en kosten- en urenraming op papier gezet. De directie ging akkoord. Het kernteam was samengesteld en er was een naam bedacht voor het platform. We konden van start gaan.

Samen bereik je meer
We hebben de kwaliteiten van de kernteamleden goed benut. We hadden de taken verdeeld en hadden regelmatig overleg of zochten elkaar tussendoor even op. Er werd hard gewerkt, maar ondanks de volle agenda was er altijd tijd voor een grapje. Ik heb het als erg prettig gevonden dat mijn manager mij de ruimte gaf om er iets moois van te maken naast mijn eigen werk als senior managementassistente. Mijn creativiteit en energie kon ik hierin kwijt. We werden als kernteam steeds vaker genoemd als er iets speelde op ons vakgebied, zelfs als het ging over praktische problemen als het verdwijnen van prullenbakken. Het vraagstuk werd geagendeerd voor het reguliere periodieke overleg, waarbij alle afdelingen waren vertegenwoordigd. Samen bereik je tenslotte meer dan alleen.
Natuurlijk vond ik het jammer dat vanwege een reorganisatie het platform in deze vorm werd opgeheven. Gelukkig heeft dit platform zich bewezen en is na afronding van de reorganisatie een aantal onderdelen in een andere werkvorm en werkwijze gebleven. Ik heb in die 3,5 jaar als voorzitter /aanjager van het secretarieel platform veel geleerd en denk er met veel plezier aan terug.

Ingrediënten voor succes
Wat heb je naast een idee nog meer nodig om een secretarieel platform (in welke vorm dan ook) binnen je eigen organisatie op te zetten? Inventariseer de behoefte van het management en de secretariaten. Benader collega’s persoonlijk en niet alleen via bijvoorbeeld een enquête. Er zijn altijd collega’s die een dergelijk idee niet zien zitten, houd rekening met weerstand. Vernieuwing roept weerstand op, leg de focus in de beginfase dan ook op het vinden van medestanders.

Als je nog steeds achter dit idee staat, zoek enthousiaste collega’s, heb geduld, blijf enthousiast, wees creatief, blijf flexibel maar wees volhoudend en haal diep adem. Het is een investering, maar het kan zoveel opleveren!

Interne mobiliteit: losse eindjes (deel 4)

In februari ben ik met mijn interne klus gestart. Binnenkort eindigt mijn detachering bij deze organisatie-eenheid en ga ik een nieuwe uitdaging aan. De plaatsingsprocedure en transitie bij mijn eigen organisatie-eenheid vanwege een reorganisatie is afgerond en de lange onzekerheid is achter de rug. Een gedeelte van mijn werk heb ik al overgedragen. Het is (bijna) tijd om los te laten.

Meer inzicht
Mijn eigen afdeling is vorig jaar opgeheven en daarmee kwam ook mijn functie te vervallen. Voor mij het moment om te reageren op een interne klus. Ondanks deze onzekere tijd, had ik deze periode niet willen missen. Ik raad het iedereen aan om ook eens in een andere keuken te kijken. Het geeft je meer inzicht in de verschillen in interne werkprocessen en bedrijfsculturen.
Tijdens deze klus lag het accent meer op beheersmatige en inhoudelijke werkzaamheden ten behoeve van (deel)projecten dan op algemene secretariële werkzaamheden als agendabeheer, telefoonafhandeling en mailbewaking. Dat maakte deze klus erg leuk en leerzaam.

Samenwerken of samen werken
Niet zo lang geleden is een tijdelijke unit afgebroken op onze locatie, het huurcontract liep af. De werkplekken en collega’s zijn verhuisd en verdeeld over de twee andere panden. Hierdoor was het mogelijk om een groot deel van de secretariaten gezamenlijk te huisvesten. Je hoort en ziet toch meer. Maar samen op één kamer werken, houdt niet in dat er automatisch wordt samengewerkt. Daar is afstemming en draagvlak voor nodig. We vroegen ons af of deze plannen niet ten koste zou gaan van de goede sfeer. Maar dat was zeker niet het geval. Door het opzetten van een SharePoint in een afgeschermde werkomgeving delen we nog meer informatie en slaan we bestanden eenmalig op voor meervoudig gebruik. Juist bij onderlinge vervanging is het wenselijk om op een overzichtelijke manier snel toegang te hebben tot de juiste documenten. Het opzetten is het makkelijkste onderdeel, nu gaan we gezamenlijk voor het bijhouden en vullen van het SharePoint. Als meer secretaresses dezelfde interne distributielijst in Outlook gebruiken, bekijken wij of we hierin ook LEAN kunnen werken. Misschien is het handig om één bron  aan te houden, deze lijst actueel te houden en collega’s te machtigen voor deze informatie. Ik ben mij er van bewust dat deze (vernieuwde) werkwijze tijd nodig heeft om te groeien, maar ik denk dat iedereen uiteindelijk ook de voordelen ervan in ziet. En er zo meer tijd over blijft voor andere werkzaamheden.  

De trein rijdt door
Ik heb veel plezier beleefd aan mijn voorzittersrol van een werkgroep die zich bezig houdt met het archief op de afdeling. Van analoog naar digitaal werken. De werkgroep werkt aan een nieuwe mappenstructuur. De eerste digitale opschoonactie is achter de rug. Een eerste stap ter voorbereiding op de invoering van de nieuwe werkomgeving. Het is goed om te zien dat veel collega’s in beweging komen en bestanden opschonen en verplaatsen naar de juiste (nieuwe) mappen. Ook hier streven we naar eenmalig opslaan, meervoudig gebruik. Deze taak draag ik ook binnenkort over. Ik heb veel vertrouwen dat deze rijdende trein met hier en daar een hobbel op de weg ook zijn bestemming bereikt.

Afronden en loslaten 
Het afscheid nemen straks voelt voor mij zo dubbel. Na de interne verhuizing werden al plannen gemaakt wat er uiteindelijk met mijn werkplek moest gebeuren. Ik werd direct weer geconfronteerd met het feit dat ik “maar” tijdelijk onderdeel uitmaak van de afdeling. Terwijl ik daar zelf niet zo mee bezig was, omdat ik nog maanden in het vooruitzicht had. Door deze tijdelijkheid heb ik niet deelgenomen aan een  introductieprogramma om deze organisatie-eenheid beter te leren kennen. Maar in de afgelopen maanden heb ik veel gehoord, gezien en gelezen. En daar gaat het om. Volgens mij ben ik al HNW-waardig door informatie te halen als het niet (meer) vanzelf naar je toe komt.

In deze laatste weken van mijn detachering ga ik aan de slag met de losse eindjes en doe mijn best om er een knoop in te leggen. Sommige projecten heb ik afgerond en een aantal draag ik nog over. Hierna komt de periode van loslaten en een frisse start maken in mijn nieuwe functie. Op zoek naar nieuwe knopen…

Theekrans overleg 2.0

Een overleg is pas geslaagd als er inhoudelijk iets besproken en afgesproken is.

Nodig de secretaresses van je organisatie-eenheid uit voor een overleg, wijs van te voren een voorzitter aan en zorg dat de thee klaar staat. Heb je het dan gelijk over een theekrans overleg? Of is dit een vooroordeel en kunnen secretaresses die van zichzelf goed georganiseerd zijn een secretaresseoverleg tot een succes maken? Ja, dat kan zeker! Al heb ik naast goede ook bijzondere overleggen bijgewoond.

Ik zag collega’s regelmatig zuchtend op hun horloges kijken of naast de buurvrouw gaan zitten die wel een agenda en verslag mee had genomen. Ik hoorde collega’s na het derde kopje thee nog doorpraten over de vakanties. Een secretaresse die vaak later aanschoof werd gelukkig wel elke keer door de voorzitter bijgepraat. Ik nam het overleg misschien iets te serieus. Ik bereidde mij voor, was op tijd aanwezig en wachtte ongeduldig tot de voorzitter over ging naar de onderwerpen op de agenda. Soms werden die opgepakt in het laatste kwartier van het overleg. Ik vroeg mij toen echt af waarom dit overleg in het leven was geroepen. We werkten op dezelfde verdieping, er was genoeg tijd om bij te praten. Dat deed ik ook op andere momenten. Ik vond dat het overleg een te hoog theekrans gehalte had. Ik probeerde mijn ergernis te verbergen door of niets te zeggen of te gaan tekenen. Maar met niets zeggen, zeg je ook iets. Ik had het gevoel dat het overleg wel iets moest bijdragen, resultaten moest boeken. Ik had nog niet zoveel ervaring en durfde toen nog niet als enige (of als eerste) dit bespreekbaar te maken. Het management hield zich op de achtergrond. Ik wilde toch ook graag aansluiting houden bij het team, al was ik ‘maar’ ingehuurd. Het overleg is als een nachtkaars uitgegaan.

Een secretaresse zorgt ervoor dat de manager de stukken tijdig in bezit heeft voor een goede voorbereiding op een overleg. En duwt hem (of haar) de goede kant op als hij de neiging heeft net iets te laat binnen te vallen bij een overleg. De afspraak wordt in zijn agenda vermeld met de juiste locatie. Dan denk je toch al snel dat als zij zelf bij een overleg wordt verwacht, haar kwaliteiten als secretaresse goed van pas komen, denk aan proactief werken en plannen. Timemanagement kent voor de secretaresse toch geen geheimen? Zij weet als geen ander wat effectief en efficiënt werken is.
Er ligt misschien nog genoeg werk dat af moet, collega’s die last minute nog iets van haar willen, maar ook zij heeft het recht om vriendelijk maar toch duidelijk tijdig aan te geven dat ze naar een overleg moet. Al wordt ze daar andersom vast niet door haar manager op geattendeerd. Het is een utopie om te denken dat alle secretaresses graag vergaderen. Dat heb ik jaren geleden al los gelaten. Dromen zijn toch bedrog?

Wat was ik zenuwachtig toen ik voor de eerste keer de voorzittersrol kreeg tijdens een secretaresseoverleg. Nu kon ik niet meer mopperen over de vergaderstructuur, want ik was daar nu zelf verantwoordelijk voor. Ik wilde graag een goed voorbereid overleg, uren voor de deelnemers en draagvlak van het management. Hierna zijn we gestart. Met de secretaresses hebben we naast afspraken over de planning ook het doel van het overleg vastgelegd. Naast het bespreken van knelpunten en het verbeteren van de samenwerking, was dit ook het moment om de onderlinge vervanging te organiseren en te kijken naar uniforme werkprocessen en praktische zaken. Om te voorkomen dat het doel van meer informatie-uitwisseling anders werd uitgelegd, voegde ik er snel het woord werkgerelateerde hieraan toe.

Wat vond ik het lastig om het juiste moment te vinden om een collega af te breken tijdens haar verhaal. Die punt kwam maar niet langs. Zweethanden. Wat was het prettig om na twee overleggen positieve feedback te krijgen. Mijn collega’s liepen nog steeds bij mij binnen voor een praatje. Ik was dus toch wel op de goede weg.

Of je nu voorzitter of deelnemer bent van een secretaresseoverleg, je bent allemaal verantwoordelijk voor een effectieve vergadering. Het overleg levert voor iedere deelnemer misschien is anders op. Het is een lastige opgave om de betrokkenheid te vergroten als je een theekrans overleg organiseert. Dat levert gezelligheid op en verbetert de onderlinge collegialiteit, maar heeft dit ook positieve invloed op de samenwerking? Het kan geen kwaad om eens te kijken of een upgrade naar een secretaresseoverleg 2.0, nodig of wenselijk is. Misschien het moment om naast de evaluatie alle deelnemers de mogelijkheid te bieden om zich te bekwamen in vergadertechnieken en de rollen door roulerend voorzitterschap in te voeren.

Ik vind het belangrijk om mij te blijven ontwikkelen en leer ook nog steeds door naar goede sprekers en voorzitters te kijken. Ik ga informeren of ik mij mag aanmelden voor de incompany workshop wijzer vergaderen. Misschien krijg ik daar tips om minder te vergaderen, maar met meer resultaat. Daar kan ik als secretaresse toch alleen maar blij van worden.

Interne mobiliteit: kijken door een LEAN bril (deel 3)

vijf maanden later

Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel.

Mijn detacheringcontract is verlengd. Dat geeft mij ook weer meer tijd om mijn klus bij deze afdeling goed op te pakken en af te ronden. Ik ben o.a. bezig met het opzetten van een digitaal smoelenboek, ik denk na over een nieuwe mappenstructuur en digitale opschoonactie en ik ben in overleg met de andere secretaresses om een vervangingsregeling op te stellen.
Ik heb nu de mogelijkheid om af en toe plaatsonafhankelijk te werken. We stemmen dit op het secretariaat met elkaar af in verband met de bereikbaarheid van het team. Het blijft erg prettig dat de collega’s zelf hun telefoon aannemen. Hierdoor belast je je collega minder die op dat dagdeel het eerste aanspreekpunt is voor de achtervang van de telefoon en opvang van de bezoekers. Erg prettig om hier alvast mee te (mogen) oefenen. 

Ik heb tijdens een workshop uitleg gekregen over de LEAN filosofie. Toen ik nog bij een detacheringbureau werkte als Senior Managementassistente, keek ik al naar de werkprocessen op een secretariaat. Ik luisterde goed naar de uitleg tijdens mij inwerkperiode (als die er al was). Ik stelde als buitenstaander vaker de vraag waarom iets op een bepaalde manier werd gedaan. Je wordt na een bepaalde tijd toch een beetje bedrijfsblind.

Ik heb onlangs het secretariaat overgenomen van een projectgroepvergadering. Ik zet een werkinstructie op papier, dat is altijd handig om bij de hand te hebben bij onderlinge vervanging. Ik onderzoek gelijk op welke manier het secretariaat met minder papier en tijd een goede bijdrage kan leveren aan de voorbereiding en nazorg van het overleg.

Ik snap sommige reacties gelijk als ik praat over slimmer (of anders) werken. Het is zeker wennen om een hyperlink in je mail te ontvangen met een verwijzing naar de stukken die je ter informatie ontvangt, dan het uitgeprint op je bureau terug te vinden. Het is dan ook prettig om te horen dat er meer draagvlak wordt gecreëerd bij het management, zodat je als secretaresse ook gehoord wordt als je een aantal verbetervoorstellen indient. 

Ik probeer aangehaakt te blijven bij mijn eigen afdeling door de berichten op intranet te lezen en bij te praten met ‘oud’ collega’s van het secretariaat. Na een werkbezoek aan de havendienst mag nu mijn zonnebril weer af en zet ik mijn LEAN bril weer op. Eens kijken wat ik nog scherper ga zien…..

Interne mobiliteit: vullen van mijn rugzak (deel 2)

Een maand later

Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel.

Na de kennismakingsgesprekken verdiep ik mij o.a. in de werkprocessen, het intranet en de werkzaamheden voor de audits i.v.m. de ISO-certificering. Ik hoor de aankomende tijd niets meer over visies en structuurplannen, maar over noodvellingen en speeltoestellen. Ik ga op zoek naar de betekenis van nieuwe afkortingen. Wat handig dat de kopgroep waar ik deel van uit maak aan de slag is gegaan om voor de gehele organisatie een afkortingenlijst op te stellen en te beheren. Handig als je nieuw bent, maar ook als je al een tijdje meeloopt. Ik heb al een aantal afkortingen verzameld.

Ik heb geen spijt dat ik in beweging ben gekomen. Tijdelijk een andere functie aannemen bij een andere sector versterkt het gevoel alleen maar dat ik onderdeel uit maak van de organisatie en niet alleen bij een specifieke afdeling werk en hoor. Als ik in de stad ben, vallen de bedrijfsauto's mij steeds vaker op. Dat geeft mij het gevoel dat ik toch een beetje bij deze sector thuis hoor, al is het maar voor de duur van de klus. Dat zijn wel mijn collega's die aan het werk zijn in de openbare ruimte. 

Vorig jaar heb ik het initiatief genomen om met de secretariaten in overleg te gaan over onze functie en toekomstige samenwerking. Ik heb een gamestorm georganiseerd om een goed beeld te krijgen van onze taken op het secretariaat. We gaan met elkaar in gesprek over de overeenkomsten en verschillen en maken een start met het organiseren van een vervangingsregeling. Wie doet wat en hoe gaan we dit organiseren? Ook bij deze sector gaan we met de secretariaten enthousiast met de geeltjes op de muur aan de slag.

Ik dacht dat ik voor deze reis alles had geregeld, maar ik loop toch tegen wat kleine praktische bedrijfsvoeringszaken aan. En bedenk mij op welke wijze ik aangehaakt blijf bij wat er speelt binnen mijn "oude" sector waar ik straks weer bij terug keer. Op naar nog meer leerzame maanden bij deze leuke afdeling. Eens kijken wat ik nog meer aan kennis en inzicht mee kan nemen in mijn rugzak.

Interne mobiliteit: op zoek naar kookgerei (deel 1)

Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. Misschien andere recepten en bereidingsmethodes, maar met bijna hetzelfde kookgerei.In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel. Vervanging is georganiseerd, zowel voor mijn werkplek als voor de opvang voor de collega die mijn functie weer  tijdelijk overneemt als klus. Acht weken later heb ik mijn eerste werkweek achter de rug. 

Neem ik een risico door in beweging te komen? Tegen welke praktische dingen loop ik aan? En hoe ga ik deze klus de aankomende maanden ervaren? Ik ben benieuwd. Ik ga in ieder geval enthousiast aan de slag. 

Een laatste controle. Heb ik mijn nieuwe collega overal voor gemachtigd? Toegang gegeven tot het postregistratiesysteem en het digitale archief. Ik maak haar beheerder van de intranetsite en zorg dat ze alvast toegang heeft tot de agenda's van mijn collega's in Outlook. Ik laat tips en tricks achter samen met mijn doorkiesnummer en mailadres. Mijn koffer is gepakt, ik rijd richting mijn nieuwe afdeling. 

Ik moet nog wel even wennen aan mijn nieuwe telefoontoestel. Een korte uitleg is toch nodig. Wat blijft het trouwens rustig op het secretariaat. Ik merk dat collega's zelf de telefoon opnemen. Dat is wennen, maar al erg HNW-waardig. De focus leg ik op andere werkzaamheden. Ik vraag mij af of het handig is onze post- en archiefafdeling opdracht te geven mijn post intern door te sturen. Nu nog wennen aan de werkplek, ik ga op zoek naar de juiste instelling van mijn bureau en bureaustoel. 
Sporten is goed voor elk. Ook voor mij. Ik tref het, want ik werk op de 2e etage en het gebouw heeft gelukkig geen lift. De managers en secretariaten werken in 3 verschillende gebouwen. Tijdens mijn inwerkperiode ben ik dus al aardig in beweging en blijf ik dat vast ook wel!

De vernieuwde manager

We hebben ze nog in voorraad. Managers die nog volgens ‘het oude werken’ denken en werken. We zitten momenteel midden in het proces van een organisatievernieuwing. De secretaresses krijgen een cursus en de managers ontvangen een nieuw werkpakket. Wie loopt er straks richting het Stadskantoor voorop en mag zich als eerste ‘HNW proof’ noemen?

Ik heb ooit voor een manager gewerkt die vooral graag papier in zijn hand had. Hij wilde liever niet van zijn computerscherm aflezen. Hij maakte soms aantekeningen en dicteerde mij deze tekst. Ik voelde mij op zo’n een moment weer 20 jaar jong, alsof ik terug was in de jaren tachtig. Ik stelde het mailbericht op, hij kon het eventueel nog aanpassen en ik drukte vervolgens op de knop verzenden. Wat heb ik ook veel uren bij de printer doorgebracht. Wat ga ik dat straks missen in het Stadskantoor. De wandelganggesprekken komen vast op een andere manier wel tot stand. Ik gooide tijdens ons werkoverleg af en toe een term als LEAN en efficiënt (samen) werken op tafel, als ik weer eens een opdracht kreeg zijn zelf getypte mailbericht intern door te sturen. Dat kan toch anders. Ik was trots op hem toen hij steeds meer van zijn computerscherm af ging lezen en sommige mailberichten al zelf ging versturen.

Niet zo lang geleden liep ik bij een collega van een ander secretariaat langs. Ik kwam volgens mij net op het juiste moment haar kamer binnenlopen. Ik hoorde de manager stellig zeggen dat het niet denkbaar is dat een secretariaat soms onbemand is. Je kunt alleen invallen op een secretariaat als je fysiek op die werkplek aanwezig bent. Hoe moet dat trouwens met de projecten die zij al langere tijd van iemand anders overneemt? Ik dacht gelijk, een goed moment om eens na te denken wat haar reguliere taken zijn en hoe het werk anders georganiseerd kan worden. Waarin wordt zij wel en niet vervangen? We hebben hem uitgelegd wat de voordelen zijn van digitaal werken en onze telefooncentrale. Als je op een andere werkplek zit, kun je onder je eigen doorkiesnummer en account inloggen en blijft het team toch goed bereikbaar. Zag ik in eens grote ogen verschijnen bij deze manager?

Ook kom ik koplopers in Het Nieuwe Werken tegen. Managers die met een eigen I-pad aanschuiven bij een overleg. En zie ik steeds meer vergaderverzoeken langskomen die door managers zelf zijn uitgezet.
Ik heb met interim managers samengewerkt. Er werd coachend leiding gegeven aan het team. De agenda en mailbox werd zelf bijgehouden. Dat was even wennen. Maar ik kreeg er andere en leuke klussen voor terug. Beiden werkten vanuit vertrouwen, waardoor je je nog meer betrokken voelde bij wat er op dat moment speelde. In deze periodes kreeg ik ook de ruimte om mij verder te ontwikkelen. Iedere secretaresse heeft ook zo haar eigen manier van werken. Maar ik vind het zo boeiend en leuk om de soms zo grote verschillen te zien tussen de managers in hun stijl van (samen) werken.

Begin februari heb ik een gebruikerslunch bijgewoond om te praten over een nieuwe matchmaking. PA4Life is gestart met een psychologisch systeem om een manager en hun assistente te matchen. Persoonlijkheden en hun competenties worden inzichtelijk, waardoor ideale ‘koppels’ ontstaan. Een interessant nieuw product.

De secretaresses bij onze organisatie krijgen dit jaar een cursus aangeboden. Zij ruimen belemmeringen op, komen uit hun comfort zone en zetten hun kernkwaliteiten en talenten zo optimaal mogelijk in. Lopen de managers naar het Stadskantoor toch spontaan aan kop of is die nieuwe matchmaking misschien een idee om in te zetten, zodat we samen over de finish gaan?

Aantal bezoekers:

Van secretaresse naar procesondersteuner

De organisator van het netwerk “Ontsecretaressen” heeft ongeveer 35 managementondersteuners uitgenodigd voor een werkbezoek aan een softwarebedrijf. De directie heeft sinds een paar jaar geen secretaresses meer in dienst. Kan dat? Ik zie een bedrijf voor mij met alleen maar jonge honden in dienst, nergens meer papier op het bureau, stilte in de kamers en overal Tv-schermen aan de wand. Op 23 september is het zover en rijd ik richting Leusden. Een beetje sceptisch loop ik het bedrijfspand binnen. Gelukkig word ik wel door een receptioniste verwelkomd en verwijst ze mij naar een foto zuil, waarbij ik uit zes verschillende pasfoto’s dé foto mag kiezen voor op mijn bezoekerspasje.

Onze gastheer, directeur Customer Operations van AFAS, vertelt in zijn eigen theater op een enthousiaste manier hoe je het werk zo kunt organiseren dat de traditionele secretaresses geen werk meer hebben binnen het bedrijf. Hij heeft mijn aandacht.

Wat handig, hij kreeg gelijk bij mijn aanmelding via de foto zuil een SMS-bericht en zag mijn foto in zijn mail verschijnen. Als de secretaresse in het Stadskantoor ook tijds- en plekonafhankelijk gaat werken, verdwijnt volgens mij de rol van gastvrouw. Iedere manager heeft wel een mobiel op zak. Als we de registratie van bezoekers digitaal laten verlopen, is dat ook handig voor de BHV. Er is actuele informatie beschikbaar als zich bijvoorbeeld een calamiteit voordoet.

Hij merkt op dat een manager zich volledig verantwoordelijk moet voelen voor zijn werk en niet zomaar werk verplaatst (niet apen!). Ik ben het gelijk met hem eens. De secretaresse is tenslotte geen beheerder of eigenaar van een dierentuin, waar je al die aapjes op haar schouder achter kan laten. Af en toe voeren of wat aandacht geven moet voldoende zijn. 

Ook waarden staan hoog in het vaandel. De manager is bereikbaar en er is rechtstreeks contact met de klant. Er wordt gedacht in standaarden en hij kan nee zeggen. Hij is duidelijk in wat hij wel en niet kan. De secretaresse is ook geen statussymbool meer voor bepaalde managers. Afspraken maken, dat doet de manager vooraan zelf. Want Outlook heeft geen geheimen meer. De ‘nieuwe’ manager laat het voortaan wel uit zijn hoofd om te zeggen dat hij hiervoor een PA heeft.

Ik kan mij er in vinden dat een manager zelf een nummer opzoekt en belt en dit niet meer aan de secretaresse over laat. En ik heb er vertrouwen in dat een manager zelf een vergaderverzoek uit kan sturen als het om een intern overleg gaat met maximaal 2 collega’s. Maar een vergadering met meerdere partijen, zowel intern als extern is een puzzel die niet altijd snel opgelost kan worden. Bij dit softwarebedrijf gaat het voornamelijk om rechtstreeks contact met de klant, dat is voor een grote gemeentelijke organisatie waar ik werkzaam ben niet haalbaar. Laat dat toch maar aan de secretaresse over!!

Is het echt voorstelbaar en uitvoerbaar? De manager zoekt in het Stadskantoor naar een geschikte werkplek en logt in op zijn digitale cockpit waar hij actuele managementinformatie vindt, zoals deze nu al via het Management dashboard beschikbaar is. Maar ook ziet hij gelijk wie zich vandaag heeft ziek gemeld en wie binnenkort 25 jaar in gemeentedienst is of binnenkort gaat verhuizen. Hij zoekt de collega even op als hij toch koffie gaat halen. Er worden geen lijstje meer op verschillende plekken in de organisatie zelf bijgehouden, want we maken gebruik van één geïntegreerd systeem.

Natuurlijk vergaderen we nog wel, maar wordt er alleen nog een actielijst opgesteld die maximaal 10 punten bevat en door een van de deelnemers wordt opgesteld. Binding is belangrijk, maar we laten het niet ten koste gaan van het effectief vergaderen dat we concernbreed hebben ingevoerd. Geen langdurige social talk meer, we zoeken elkaar buiten de vergaderingen op en praten tijdens een excursie of bij de koffiecorner even bij. Zo kan iedereen meer doen in minder tijd.

Ook hebben we geen secretaresse meer nodig in de rol als bewaker van het fort. Heb je een pen of potlood nodig, dan zet je zelf een opdracht in de workflow en rolt de pen vanzelf naar je toe.

De secretaresse vervult veel verschillende rollen. Als systeem meer op elkaar aansluiten, er nog meer standaardisatie van werkprocessen volgt en de manager nog meer actiegericht gaat werken, dan kan de functienaam secretaresse voor mij worden aangepast in procesondersteuner. Tenslotte vervul je dan nog meer de sleutelrol bij het ondersteunen, beheren, uitvoeren, coördineren en communiceren van en over processen binnen de unit waar je voor werkt. Dat lijkt me een mooie uitdaging de aankomende jaren. 

Aantal bezoekers: