Open de deur en ervaar nieuw inzicht

Op de site van Liefde voor Talent trap ik af als 'Changing Angel' met een column over anticiperen op de veranderingen in mijn vakgebied.

Column van Changing Angel. Voor welke deur kies jij?

De vernieuwde manager

We hebben ze nog in voorraad. Managers die nog volgens ‘het oude werken’ denken en werken. We zitten momenteel midden in het proces van een organisatievernieuwing. De secretaresses krijgen een cursus en de managers ontvangen een nieuw werkpakket. Wie loopt er straks richting het Stadskantoor voorop en mag zich als eerste ‘HNW proof’ noemen?

Ik heb ooit voor een manager gewerkt die vooral graag papier in zijn hand had. Hij wilde liever niet van zijn computerscherm aflezen. Hij maakte soms aantekeningen en dicteerde mij deze tekst. Ik voelde mij op zo’n een moment weer 20 jaar jong, alsof ik terug was in de jaren tachtig. Ik stelde het mailbericht op, hij kon het eventueel nog aanpassen en ik drukte vervolgens op de knop verzenden. Wat heb ik ook veel uren bij de printer doorgebracht. Wat ga ik dat straks missen in het Stadskantoor. De wandelganggesprekken komen vast op een andere manier wel tot stand. Ik gooide tijdens ons werkoverleg af en toe een term als LEAN en efficiënt (samen) werken op tafel, als ik weer eens een opdracht kreeg zijn zelf getypte mailbericht intern door te sturen. Dat kan toch anders. Ik was trots op hem toen hij steeds meer van zijn computerscherm af ging lezen en sommige mailberichten al zelf ging versturen.

Niet zo lang geleden liep ik bij een collega van een ander secretariaat langs. Ik kwam volgens mij net op het juiste moment haar kamer binnenlopen. Ik hoorde de manager stellig zeggen dat het niet denkbaar is dat een secretariaat soms onbemand is. Je kunt alleen invallen op een secretariaat als je fysiek op die werkplek aanwezig bent. Hoe moet dat trouwens met de projecten die zij al langere tijd van iemand anders overneemt? Ik dacht gelijk, een goed moment om eens na te denken wat haar reguliere taken zijn en hoe het werk anders georganiseerd kan worden. Waarin wordt zij wel en niet vervangen? We hebben hem uitgelegd wat de voordelen zijn van digitaal werken en onze telefooncentrale. Als je op een andere werkplek zit, kun je onder je eigen doorkiesnummer en account inloggen en blijft het team toch goed bereikbaar. Zag ik in eens grote ogen verschijnen bij deze manager?

Ook kom ik koplopers in Het Nieuwe Werken tegen. Managers die met een eigen I-pad aanschuiven bij een overleg. En zie ik steeds meer vergaderverzoeken langskomen die door managers zelf zijn uitgezet.
Ik heb met interim managers samengewerkt. Er werd coachend leiding gegeven aan het team. De agenda en mailbox werd zelf bijgehouden. Dat was even wennen. Maar ik kreeg er andere en leuke klussen voor terug. Beiden werkten vanuit vertrouwen, waardoor je je nog meer betrokken voelde bij wat er op dat moment speelde. In deze periodes kreeg ik ook de ruimte om mij verder te ontwikkelen. Iedere secretaresse heeft ook zo haar eigen manier van werken. Maar ik vind het zo boeiend en leuk om de soms zo grote verschillen te zien tussen de managers in hun stijl van (samen) werken.

Begin februari heb ik een gebruikerslunch bijgewoond om te praten over een nieuwe matchmaking. PA4Life is gestart met een psychologisch systeem om een manager en hun assistente te matchen. Persoonlijkheden en hun competenties worden inzichtelijk, waardoor ideale ‘koppels’ ontstaan. Een interessant nieuw product.

De secretaresses bij onze organisatie krijgen dit jaar een cursus aangeboden. Zij ruimen belemmeringen op, komen uit hun comfort zone en zetten hun kernkwaliteiten en talenten zo optimaal mogelijk in. Lopen de managers naar het Stadskantoor toch spontaan aan kop of is die nieuwe matchmaking misschien een idee om in te zetten, zodat we samen over de finish gaan?

Aantal bezoekers:

Van secretaresse naar procesondersteuner

De organisator van het netwerk “Ontsecretaressen” heeft ongeveer 35 managementondersteuners uitgenodigd voor een werkbezoek aan een softwarebedrijf. De directie heeft sinds een paar jaar geen secretaresses meer in dienst. Kan dat? Ik zie een bedrijf voor mij met alleen maar jonge honden in dienst, nergens meer papier op het bureau, stilte in de kamers en overal Tv-schermen aan de wand. Op 23 september is het zover en rijd ik richting Leusden. Een beetje sceptisch loop ik het bedrijfspand binnen. Gelukkig word ik wel door een receptioniste verwelkomd en verwijst ze mij naar een foto zuil, waarbij ik uit zes verschillende pasfoto’s dé foto mag kiezen voor op mijn bezoekerspasje.

Onze gastheer, directeur Customer Operations van AFAS, vertelt in zijn eigen theater op een enthousiaste manier hoe je het werk zo kunt organiseren dat de traditionele secretaresses geen werk meer hebben binnen het bedrijf. Hij heeft mijn aandacht.

Wat handig, hij kreeg gelijk bij mijn aanmelding via de foto zuil een SMS-bericht en zag mijn foto in zijn mail verschijnen. Als de secretaresse in het Stadskantoor ook tijds- en plekonafhankelijk gaat werken, verdwijnt volgens mij de rol van gastvrouw. Iedere manager heeft wel een mobiel op zak. Als we de registratie van bezoekers digitaal laten verlopen, is dat ook handig voor de BHV. Er is actuele informatie beschikbaar als zich bijvoorbeeld een calamiteit voordoet.

Hij merkt op dat een manager zich volledig verantwoordelijk moet voelen voor zijn werk en niet zomaar werk verplaatst (niet apen!). Ik ben het gelijk met hem eens. De secretaresse is tenslotte geen beheerder of eigenaar van een dierentuin, waar je al die aapjes op haar schouder achter kan laten. Af en toe voeren of wat aandacht geven moet voldoende zijn. 

Ook waarden staan hoog in het vaandel. De manager is bereikbaar en er is rechtstreeks contact met de klant. Er wordt gedacht in standaarden en hij kan nee zeggen. Hij is duidelijk in wat hij wel en niet kan. De secretaresse is ook geen statussymbool meer voor bepaalde managers. Afspraken maken, dat doet de manager vooraan zelf. Want Outlook heeft geen geheimen meer. De ‘nieuwe’ manager laat het voortaan wel uit zijn hoofd om te zeggen dat hij hiervoor een PA heeft.

Ik kan mij er in vinden dat een manager zelf een nummer opzoekt en belt en dit niet meer aan de secretaresse over laat. En ik heb er vertrouwen in dat een manager zelf een vergaderverzoek uit kan sturen als het om een intern overleg gaat met maximaal 2 collega’s. Maar een vergadering met meerdere partijen, zowel intern als extern is een puzzel die niet altijd snel opgelost kan worden. Bij dit softwarebedrijf gaat het voornamelijk om rechtstreeks contact met de klant, dat is voor een grote gemeentelijke organisatie waar ik werkzaam ben niet haalbaar. Laat dat toch maar aan de secretaresse over!!

Is het echt voorstelbaar en uitvoerbaar? De manager zoekt in het Stadskantoor naar een geschikte werkplek en logt in op zijn digitale cockpit waar hij actuele managementinformatie vindt, zoals deze nu al via het Management dashboard beschikbaar is. Maar ook ziet hij gelijk wie zich vandaag heeft ziek gemeld en wie binnenkort 25 jaar in gemeentedienst is of binnenkort gaat verhuizen. Hij zoekt de collega even op als hij toch koffie gaat halen. Er worden geen lijstje meer op verschillende plekken in de organisatie zelf bijgehouden, want we maken gebruik van één geïntegreerd systeem.

Natuurlijk vergaderen we nog wel, maar wordt er alleen nog een actielijst opgesteld die maximaal 10 punten bevat en door een van de deelnemers wordt opgesteld. Binding is belangrijk, maar we laten het niet ten koste gaan van het effectief vergaderen dat we concernbreed hebben ingevoerd. Geen langdurige social talk meer, we zoeken elkaar buiten de vergaderingen op en praten tijdens een excursie of bij de koffiecorner even bij. Zo kan iedereen meer doen in minder tijd.

Ook hebben we geen secretaresse meer nodig in de rol als bewaker van het fort. Heb je een pen of potlood nodig, dan zet je zelf een opdracht in de workflow en rolt de pen vanzelf naar je toe.

De secretaresse vervult veel verschillende rollen. Als systeem meer op elkaar aansluiten, er nog meer standaardisatie van werkprocessen volgt en de manager nog meer actiegericht gaat werken, dan kan de functienaam secretaresse voor mij worden aangepast in procesondersteuner. Tenslotte vervul je dan nog meer de sleutelrol bij het ondersteunen, beheren, uitvoeren, coördineren en communiceren van en over processen binnen de unit waar je voor werkt. Dat lijkt me een mooie uitdaging de aankomende jaren. 

Aantal bezoekers:

Aapjes kijken op het werk

Nog beter (a-) sociaal gedrag op het werk begrijpen en dan heb ik het niet alleen over het gedrag van mijn manager, maar ook gedrag van bepaalde collega’s. Wie vertoont vaak vlooigedrag, wie is vindingrijk en wie toont respect maar wordt dit afgedwongen met veel kabaal en machtsvertoon?

Workshop Apemanagement
Ik heb een paar weken geleden een workshop Apemanagement georganiseerd in dierenpark Amersfoort. Samen met een bioloog bestuderen we het sociale gedrag van apen. Wie weet hoor ik tijdens deze korte studie en lezing waarom kennis soms nooit spontaan wordt overgedragen op het werk en waarom mijn werkomgeving soms op een apenrots lijkt.
Ik hoor en zie dat er veel verschil in gedrag zit tussen de gorilla, baviaan, berberaap en de bonobo. Bij het observeren van een groep apen verzamelen we in twee groepen informatie over het sociale gedrag. We noteren wat voor gedrag we zien op de apenrots, maar de bioloog is het helaas niet met ons eens. Onbewust vullen we in wat we denken dat we zien en zijn we niet altijd even objectief. Ik denk er even over na en geef hem gelijk. Ik neem de kleur waar en zie een aap vlooien, er wordt aan een staart getrokken en hoor geschreeuw. We geven als groepje een andere invulling aan het gedrag. Als een aapje alleen zit is hij vast verstoten en zielig. De vader aap geeft zijn kindje iets te gemakkelijk weg aan de buurvrouw, dus hij is een slechte vader. Maar hoe kunnen we dat weten? Zijn wij naar de overkant gezwommen en hebben we dit nagevraagd? Natuurlijk wilden we dit doen, maar daar hadden we tijdens deze oefening helaas geen tijd meer voor. We liepen terug naar de zaal om naar ons eigen gedrag te kijken.

Conny in een hokje 
Ik krijg de opdracht om uit 7 kaartjes een aapsoort uit te zoeken waar ik het meeste op lijk. Dat vind ik lastig, want het hangt bij mij af van de omgeving, sfeer en situatie af wat voor apengedrag ik vertoon. Ik mag kiezen uit de gorilla man (zachtaardig leider, grote rust), orang oetan vrouw (duidelijke voorkeur in contacten, nieuwsgierig, slim, vindingrijk), berberaap (sociaal actief, vlooien, maken alles goed met seks), gorilla kind (spelenderwijs leren), bonobo vrouw (domineren mannen in groep, goede samenwerking met vrouwen), mantelbaviaan man (luidruchtig, maar met respect) en de bonobo man (imponeergedrag). Iedereen mag anoniem de andere collega’s een aapje toeschuiven. Het valt op dat iemand anoniem in een hokje stoppen iedereen gemakkelijker afgaat dan openlijk aan te geven welk gedrag je koppelt aan een bepaalde collega. Misschien iets voor de volgende teambuildingsmiddag.
Ik pas helaas weer niet in een hokje, er springt niet één soort aapje uit bij de uitslag. Uit de testen tijdens mijn loopbaangesprekken kwam dit resultaat ook al naar voren. Conny is niet in een hokje te plaatsen. Ik zie het als een voordeel en word daar niet onrustig van.

Aapjes op het werk
We ontvangen aan het eind van de workshop een boek met als titel “Help, mijn baas in een aap!” Op mijn werk kijk ik gelijk of de titel van het boek klopt. Gelukkig is de interim-manager in het bezit van humor en zelfspot en kiezen we direct het juiste kaartje. De volgende dag open ik op mijn werk nog half wakker voor mijn eerste kopje thee mijn mailbox. Ik schrik, want wat lees ik nu? Ik denk gelijk in apengedrag en zie gedrag van een mantelbaviaan terug in de tekst. Iemand trekt conclusies uit bepaald bedrag (zonder dit van te voren te checken) en zet dit erg scherp in een mail. Na mijn verbazing en teleurstelling kies ik ervoor direct te bellen en mijn ‘gorilla’ kant te laten zien. Nu maar hopen dat ik niet de neiging krijg haar voor straf naar deze workshop te sturen, maar een excuus van de collega volgt gelukkig al snel. 

Meer informatie over apemanagement

Interview Conny: wat zou ik doen als directeur?

Interview voor personeelsblad
over officemanagement

Heerlijk, dat aanbod aan baasjes

Info-Net, Secretaresse Netwerk
(uitgave 6x per jaar, landelijk) 

Ik heb het genoegen gehad om met veel ‘soorten’ bazen samen te werken. In de eerste paar jaar dat ik werkzaam was als secretaresse, dacht ik er heel anders over. Ik zag het toen als mijn plicht alle taken altijd uit te voeren. Een baas is toch iemand in een hogere functie en keek tegen hem op. Gelukkig is dit veranderd in de loop der jaren. Ook managers zijn maar mensen. Ik heb wel ervaren dat de een wat meer aanleg heeft voor goed leiderschap dan de ander.

De gezellige praatlustige
De deur stond altijd open voor iedereen. Hij was graag aan het woord en had overal wel iets over te vertellen. Je zag hem als voorzitter bij de opening van een managementoverleg, ontspannen en wat onderuit schuiven in zijn stoel. Het waren gezellige lange vergaderingen. Wel fijn dat hij voor iedereen tijd vrijmaakte. Ik liep soms binnen met een korte vraag, ging zitten en probeerde dan goed te luisteren naar het antwoord, dat nooit echt kwam. Volgens mij zat ik na het gesprek met meer vragen dan antwoorden. Afspraken maakt hij soms zelf. Handig, dacht ik. Dat scheelt mij weer tijd. Alleen dat tijdig doorgeven vergat hij nog wel eens. Want ja, wanneer had hij daar tijd voor als hij bijna alleen maar in overleg zat? Ik heb vaak op het punt gestaan om het programma ‘Opsporing verzocht’ te bellen. Na excuses aan het bezoek en 2 kopjes koffie later, kwam hij dan toch aangelopen van zijn vorige overleg. Ik heb toen geleerd vooral ruim te plannen. Het telefoonnummer van het programma ‘Opsporing verzocht’ heb ik toch maar weggegooid.

De ondergeschikte
Drie dagen in de week was hij op kantoor. Hij nam als eerste een kop koffie uit de automaat en kwam dan aan mijn bureau zitten. “Wat brengt de dag vandaag Conny”, vroeg hij dan altijd enthousiast. Elke ochtend even kort overleg. Al was hij het afdelingshoofd, hij nam mijn rol ook serieus. Afspraken liepen altijd keurig via mij. Nooit een dubbele afspraak of een onverwachtse afspraak of een onverwachtse afspraak waar ik niets van af wist. Hij noemde altijd direct mijn naam als iemand iets van hem wilde. Hij delegeerde veel en dat gaf mij meer zelfvertrouwen. Maar dat had ook een keerzijde. Want het viel nog wel eens stil als ik onverwachts een andere kant binnenliep. De assistente van de baas kwam binnenlopen, dus ssstt..

De sergeant
Alles moest anders op de afdeling. De interim-manager zou het eens goed regelen. Afspraken werden alleen na zijn goedkeuring ingepland. De opdrachten waren altijd duidelijk mijn kant op. Geen ruimte voor misverstanden. Werkzaamheden van een secretaresse: kopiëren, koffie halen, afspraken maken en notuleren. Was er nog meer dan? Ik wist waar ik aan toe was en de rest van mijn collega’s ook. Alles was goed georganiseerd en eigenlijk vond ik dat ook prettig. En toch miste ik wat.

De motormuis
Hij gaf weinig aanwijzingen bij een opdracht. Een halve zin was toch genoeg voor mij als secretaresse? Ik begreep hem en ging aan de slag. Even snel wat uitleggen en weg was hij weer. Soms zag ik een verbaasd gezicht bij het resultaat. Ik nam mij voor wat vaker door te vragen en hij zou wat meer tijd nemen om te toetsen of we hetzelfde eindbeeld voor ogen hadden.

Conclusie
Bestaat de ideale manager eigenlijk wel? Ik vraag mij af of ik eigenlijk hiermee wil samenwerken. Een manager die altijd tijd voor iedereen vrijmaakt, die goed is georganiseerd en mij altijd tijdig informeert? Ik geloof niet in dat ideaal. Ik streef er alleen na om met in plaats van voor een manager te werken. Samen een goed team vormen met respect voor elkaars minder ontwikkelde kwaliteiten. Dat is voor mij genoeg. En anders heb ik ook niets meer te mopperen en dat is soms zo heerlijk om te doen.