Interne mobiliteit: losse eindjes (deel 4)

In februari ben ik met mijn interne klus gestart. Binnenkort eindigt mijn detachering bij deze organisatie-eenheid en ga ik een nieuwe uitdaging aan. De plaatsingsprocedure en transitie bij mijn eigen organisatie-eenheid vanwege een reorganisatie is afgerond en de lange onzekerheid is achter de rug. Een gedeelte van mijn werk heb ik al overgedragen. Het is (bijna) tijd om los te laten.

Meer inzicht
Mijn eigen afdeling is vorig jaar opgeheven en daarmee kwam ook mijn functie te vervallen. Voor mij het moment om te reageren op een interne klus. Ondanks deze onzekere tijd, had ik deze periode niet willen missen. Ik raad het iedereen aan om ook eens in een andere keuken te kijken. Het geeft je meer inzicht in de verschillen in interne werkprocessen en bedrijfsculturen.
Tijdens deze klus lag het accent meer op beheersmatige en inhoudelijke werkzaamheden ten behoeve van (deel)projecten dan op algemene secretariële werkzaamheden als agendabeheer, telefoonafhandeling en mailbewaking. Dat maakte deze klus erg leuk en leerzaam.

Samenwerken of samen werken
Niet zo lang geleden is een tijdelijke unit afgebroken op onze locatie, het huurcontract liep af. De werkplekken en collega’s zijn verhuisd en verdeeld over de twee andere panden. Hierdoor was het mogelijk om een groot deel van de secretariaten gezamenlijk te huisvesten. Je hoort en ziet toch meer. Maar samen op één kamer werken, houdt niet in dat er automatisch wordt samengewerkt. Daar is afstemming en draagvlak voor nodig. We vroegen ons af of deze plannen niet ten koste zou gaan van de goede sfeer. Maar dat was zeker niet het geval. Door het opzetten van een SharePoint in een afgeschermde werkomgeving delen we nog meer informatie en slaan we bestanden eenmalig op voor meervoudig gebruik. Juist bij onderlinge vervanging is het wenselijk om op een overzichtelijke manier snel toegang te hebben tot de juiste documenten. Het opzetten is het makkelijkste onderdeel, nu gaan we gezamenlijk voor het bijhouden en vullen van het SharePoint. Als meer secretaresses dezelfde interne distributielijst in Outlook gebruiken, bekijken wij of we hierin ook LEAN kunnen werken. Misschien is het handig om één bron  aan te houden, deze lijst actueel te houden en collega’s te machtigen voor deze informatie. Ik ben mij er van bewust dat deze (vernieuwde) werkwijze tijd nodig heeft om te groeien, maar ik denk dat iedereen uiteindelijk ook de voordelen ervan in ziet. En er zo meer tijd over blijft voor andere werkzaamheden.  

De trein rijdt door
Ik heb veel plezier beleefd aan mijn voorzittersrol van een werkgroep die zich bezig houdt met het archief op de afdeling. Van analoog naar digitaal werken. De werkgroep werkt aan een nieuwe mappenstructuur. De eerste digitale opschoonactie is achter de rug. Een eerste stap ter voorbereiding op de invoering van de nieuwe werkomgeving. Het is goed om te zien dat veel collega’s in beweging komen en bestanden opschonen en verplaatsen naar de juiste (nieuwe) mappen. Ook hier streven we naar eenmalig opslaan, meervoudig gebruik. Deze taak draag ik ook binnenkort over. Ik heb veel vertrouwen dat deze rijdende trein met hier en daar een hobbel op de weg ook zijn bestemming bereikt.

Afronden en loslaten 
Het afscheid nemen straks voelt voor mij zo dubbel. Na de interne verhuizing werden al plannen gemaakt wat er uiteindelijk met mijn werkplek moest gebeuren. Ik werd direct weer geconfronteerd met het feit dat ik “maar” tijdelijk onderdeel uitmaak van de afdeling. Terwijl ik daar zelf niet zo mee bezig was, omdat ik nog maanden in het vooruitzicht had. Door deze tijdelijkheid heb ik niet deelgenomen aan een  introductieprogramma om deze organisatie-eenheid beter te leren kennen. Maar in de afgelopen maanden heb ik veel gehoord, gezien en gelezen. En daar gaat het om. Volgens mij ben ik al HNW-waardig door informatie te halen als het niet (meer) vanzelf naar je toe komt.

In deze laatste weken van mijn detachering ga ik aan de slag met de losse eindjes en doe mijn best om er een knoop in te leggen. Sommige projecten heb ik afgerond en een aantal draag ik nog over. Hierna komt de periode van loslaten en een frisse start maken in mijn nieuwe functie. Op zoek naar nieuwe knopen…

Interne mobiliteit: kijken door een LEAN bril (deel 3)

vijf maanden later

Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel.

Mijn detacheringcontract is verlengd. Dat geeft mij ook weer meer tijd om mijn klus bij deze afdeling goed op te pakken en af te ronden. Ik ben o.a. bezig met het opzetten van een digitaal smoelenboek, ik denk na over een nieuwe mappenstructuur en digitale opschoonactie en ik ben in overleg met de andere secretaresses om een vervangingsregeling op te stellen.
Ik heb nu de mogelijkheid om af en toe plaatsonafhankelijk te werken. We stemmen dit op het secretariaat met elkaar af in verband met de bereikbaarheid van het team. Het blijft erg prettig dat de collega’s zelf hun telefoon aannemen. Hierdoor belast je je collega minder die op dat dagdeel het eerste aanspreekpunt is voor de achtervang van de telefoon en opvang van de bezoekers. Erg prettig om hier alvast mee te (mogen) oefenen. 

Ik heb tijdens een workshop uitleg gekregen over de LEAN filosofie. Toen ik nog bij een detacheringbureau werkte als Senior Managementassistente, keek ik al naar de werkprocessen op een secretariaat. Ik luisterde goed naar de uitleg tijdens mij inwerkperiode (als die er al was). Ik stelde als buitenstaander vaker de vraag waarom iets op een bepaalde manier werd gedaan. Je wordt na een bepaalde tijd toch een beetje bedrijfsblind.

Ik heb onlangs het secretariaat overgenomen van een projectgroepvergadering. Ik zet een werkinstructie op papier, dat is altijd handig om bij de hand te hebben bij onderlinge vervanging. Ik onderzoek gelijk op welke manier het secretariaat met minder papier en tijd een goede bijdrage kan leveren aan de voorbereiding en nazorg van het overleg.

Ik snap sommige reacties gelijk als ik praat over slimmer (of anders) werken. Het is zeker wennen om een hyperlink in je mail te ontvangen met een verwijzing naar de stukken die je ter informatie ontvangt, dan het uitgeprint op je bureau terug te vinden. Het is dan ook prettig om te horen dat er meer draagvlak wordt gecreëerd bij het management, zodat je als secretaresse ook gehoord wordt als je een aantal verbetervoorstellen indient. 

Ik probeer aangehaakt te blijven bij mijn eigen afdeling door de berichten op intranet te lezen en bij te praten met ‘oud’ collega’s van het secretariaat. Na een werkbezoek aan de havendienst mag nu mijn zonnebril weer af en zet ik mijn LEAN bril weer op. Eens kijken wat ik nog scherper ga zien…..

Interne mobiliteit: vullen van mijn rugzak (deel 2)

Een maand later

Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel.

Na de kennismakingsgesprekken verdiep ik mij o.a. in de werkprocessen, het intranet en de werkzaamheden voor de audits i.v.m. de ISO-certificering. Ik hoor de aankomende tijd niets meer over visies en structuurplannen, maar over noodvellingen en speeltoestellen. Ik ga op zoek naar de betekenis van nieuwe afkortingen. Wat handig dat de kopgroep waar ik deel van uit maak aan de slag is gegaan om voor de gehele organisatie een afkortingenlijst op te stellen en te beheren. Handig als je nieuw bent, maar ook als je al een tijdje meeloopt. Ik heb al een aantal afkortingen verzameld.

Ik heb geen spijt dat ik in beweging ben gekomen. Tijdelijk een andere functie aannemen bij een andere sector versterkt het gevoel alleen maar dat ik onderdeel uit maak van de organisatie en niet alleen bij een specifieke afdeling werk en hoor. Als ik in de stad ben, vallen de bedrijfsauto's mij steeds vaker op. Dat geeft mij het gevoel dat ik toch een beetje bij deze sector thuis hoor, al is het maar voor de duur van de klus. Dat zijn wel mijn collega's die aan het werk zijn in de openbare ruimte. 

Vorig jaar heb ik het initiatief genomen om met de secretariaten in overleg te gaan over onze functie en toekomstige samenwerking. Ik heb een gamestorm georganiseerd om een goed beeld te krijgen van onze taken op het secretariaat. We gaan met elkaar in gesprek over de overeenkomsten en verschillen en maken een start met het organiseren van een vervangingsregeling. Wie doet wat en hoe gaan we dit organiseren? Ook bij deze sector gaan we met de secretariaten enthousiast met de geeltjes op de muur aan de slag.

Ik dacht dat ik voor deze reis alles had geregeld, maar ik loop toch tegen wat kleine praktische bedrijfsvoeringszaken aan. En bedenk mij op welke wijze ik aangehaakt blijf bij wat er speelt binnen mijn "oude" sector waar ik straks weer bij terug keer. Op naar nog meer leerzame maanden bij deze leuke afdeling. Eens kijken wat ik nog meer aan kennis en inzicht mee kan nemen in mijn rugzak.

Interne mobiliteit: op zoek naar kookgerei (deel 1)

Mobiliteit wordt binnen mijn organisatie gestimuleerd en mogelijk gemaakt. Ik zie zoiets als een leuke en inspirerende manier van leren en ontwikkelen. Hét moment om in een andere keuken te kijken. Misschien andere recepten en bereidingsmethodes, maar met bijna hetzelfde kookgerei.In december kwam ik dan ook zelf in beweging op het werk en reageerde intern op een tijdelijke functie bij een ander organisatie-onderdeel. Vervanging is georganiseerd, zowel voor mijn werkplek als voor de opvang voor de collega die mijn functie weer  tijdelijk overneemt als klus. Acht weken later heb ik mijn eerste werkweek achter de rug. 

Neem ik een risico door in beweging te komen? Tegen welke praktische dingen loop ik aan? En hoe ga ik deze klus de aankomende maanden ervaren? Ik ben benieuwd. Ik ga in ieder geval enthousiast aan de slag. 

Een laatste controle. Heb ik mijn nieuwe collega overal voor gemachtigd? Toegang gegeven tot het postregistratiesysteem en het digitale archief. Ik maak haar beheerder van de intranetsite en zorg dat ze alvast toegang heeft tot de agenda's van mijn collega's in Outlook. Ik laat tips en tricks achter samen met mijn doorkiesnummer en mailadres. Mijn koffer is gepakt, ik rijd richting mijn nieuwe afdeling. 

Ik moet nog wel even wennen aan mijn nieuwe telefoontoestel. Een korte uitleg is toch nodig. Wat blijft het trouwens rustig op het secretariaat. Ik merk dat collega's zelf de telefoon opnemen. Dat is wennen, maar al erg HNW-waardig. De focus leg ik op andere werkzaamheden. Ik vraag mij af of het handig is onze post- en archiefafdeling opdracht te geven mijn post intern door te sturen. Nu nog wennen aan de werkplek, ik ga op zoek naar de juiste instelling van mijn bureau en bureaustoel. 
Sporten is goed voor elk. Ook voor mij. Ik tref het, want ik werk op de 2e etage en het gebouw heeft gelukkig geen lift. De managers en secretariaten werken in 3 verschillende gebouwen. Tijdens mijn inwerkperiode ben ik dus al aardig in beweging en blijf ik dat vast ook wel!

Terugblikken is vooruitzien

Publicatie: Info-Net, Secretaresse Netwerk 

Ik werk nu al 15 jaar op kantoor. Ik ben begonnen als datatypiste via een uitzendbureau en werk nu als coördinator van een secretariaat bij de overheid. Ik kan nu wel zeggen dat ik veel ervaring heb opgedaan in verschillende administratieve en secretariële functies.

Een moment om terug te blikken en vooruit te zien. Wat heb ik tot nu toe aan kennis en ervaring meegekregen? Is mijn inzicht erg veranderd in de jaren? En heb ik nu die ideale baan die ik altijd voor ogen had toen ik begon?

Vroeger was het anders
Ondanks mijn leeftijd (34 jaar jong) staat het werken met een telex, de elektronische typemachine en de eerste computer mij nog helder op het netvlies. Ik kan mij nu niet meer voorstellen dat het betreft communicatiemiddelen ooit anders is geweest. Had ik het vroeger minder druk of lag het gewoon aan het feit dat er geleidelijk aan een verschuiving in taken heeft plaatsgevonden? Rond 1990 nam voor mij het telex- en faxverkeer veel tijd in beslag. Het accent lag toen op het snel en correct uittypen van nota’s. In die tijd heb ik genoeg type-ervaring opgedaan voor de rest van mijn loopbaan!!

Kennis en ervaring opdoen
Na 2 jaar werken via een uitzendbureau heb ik 8 jaar bij één werkgever gewerkt als afdelingssecretaresse. Omdat ik zolang op dezelfde afdeling werkte heeft dit voor mij geleid tot verdieping en verbreding van de functie. Veel uitdagende taken worden op den duur wel standaard. De post verwerken, de correspondentie, het uitwerken van de notulen of agenda beheer. Taken die je uiteraard uitvoer, het werd tijd om andere taken naar mij  toe te trekken. Gelukkig werd mij die ruimte ook gegeven. Ik kende het bedrijf goed en wilde hierdoor meedraaien in o.a. een projectgroep ‘Telefonische bereikbaarheid’. Verder kijken dan alleen mijn eigen afdeling. Deze kennis kwam weer goed van pas in mijn volgende functie.

Competenties en kernkwaliteiten
Ik vind dat in de vraag naar secretaresses een verschuiving heeft plaatsgevonden met betrekking tot competenties en kernkwaliteiten. Lag jaren geleden het accent op zorgzaamheid, zelfstandig werken en plannen en organiseren, wordt er nu meer van je gevraagd op het gebied van eigen initiatief, communicatie en invoelingsvermogen.

Keuzes maken
Na een periode van 8 jaar bij dezelfde opdrachtgever heb ik 4 jaar geleden gekozen om in dienst te treden bij een detacheringsbureau. Juist het werken bij verschillende bedrijven heeft mij veel inzicht gegeven in o.a. bedrijfsculturen, onderlinge werk-verhoudingen en de verschillende werkprocessen op secretariaten en daarbuiten. Als je telkens bij een ander bedrijf gedetacheerd wordt, doe je veel kennis en ervaring op.

Terugblikken en vooruitzien
En heb ik nu die ideale baan die ik altijd voor ogen had toen ik begon met werken? Inmiddels ben ik er achter dat ik niet moet streven naar een ideaal. Niet in mijn werk en ook niet in mijn privéleven. Ik streef niet meer naar perfectie, doe gewoon mijn best. En dat is toch ook goed genoeg?
Als ik terugblik op de afgelopen 15 jaar is persoonlijk inzicht wel een essentieel en waardevol aspect dat aan veel verandering is onderheven zowel naar mijzelf als naar anderen toe. Ik ben mij meer bewust van mijn omgeving en kan hierdoor sneller gedrag van anderen inschatten dan een paar jaar geleden en daarop inspringen en naar handelen. Ik ben dus eigenlijk best wel blij dat ik ‘al’ zoveel jaar werk.

Een voortdurende rolwisseling

Publicatie: Info-Net, Secretaresse Netwerk
(uitgave 6x per jaar, landelijk) 

De verschillende rollen binnen de functie van secretaresse maken het leuk om dit vak uit te oefenen, toch? Zo eindigde mijn eerste artikel over de voortdurende rolwisseling van de secretaresse. Je staat er misschien niet eens bij stil, maar een dergelijke opsomming kan je zelfs betrekken op je dagelijks leven.


Wat dacht je van de rol als ‘geheugen’? Deze rol pak je gemakkelijk op als je voornaamste taak het beheren van zijn agenda is. Gemakkelijk als het een manager betreft die het niet als vervelend ervaart dat je hem regelmatig herinnert aan afspraken en taken. Je confronteert hem wel met het feit dat een gedeelte van zijn geheugen wederom thuis op zijn nachtkastje ligt. Maar wat als deze sympathieke manager vindt dat hij zijn werk goed heeft georganiseerd? De rol als ‘geheugen’ op je nemen wordt dan al wat moeilijker. Regelmatig heb ik een speurtocht ingezet als het bezoek was gearriveerd en de manager wederom elders was blijven hangen, maar waar? 

Bij een opdracht werd mij onbewust af en toe de rol van ‘schoonmaakster’ toebedeeld. Al die lege kopjes, theezakjes en borden op het aanrecht, wachtend op wat aandacht, maar van wie? Een memo op het keukenkastje hielp niet en een opmerking in het werkoverleg ook niet. Op zo’n moment vroeg ik mij wel eens af of die mysterieuze collega’s thuis ook zo met hun huisraad omgaan. Het moment van twijfel was weer aangebroken. Geef ik toe en neem ik die rol wederom op mij of probeer ik de irritatiegrens bij mijn naaste collega’s te verlagen door alles eens te laten liggen? Helaas, ik ruim toch maar op. Toch niet zo leuk als een klant een bezoek brengt aan de rommelige keuken.

Wat dacht je van het opruimen van het overvol bureau van de manager? De schoonmakers komen er niet aan vanwege de grote stapels papieren. Ja, de klant neemt plaats op zijn werkkamer; het bureau moet er toch fatsoenlijk uitzien. Al lijkt het soms een verloren zaak. En dan heb ik het nog niet eens over het afval bij de fax en de printer!

Ik vind het leuk als ik de kans krijg om de transparante rol op mij te nemen van  ‘imagebuilder’. Het is uitdagend om bij een nieuw project samen te werken met een manager die bekend staat dat hij weinig onthoudt, te weinig belangstelling toont in zijn collega’s, frequent te laat komt op zijn afspraken en vergeet dat hij een mailbox heeft. Het voordeel als gedetacheerde is het ontbreken van een werk geschiedenis waarbij soms gedrag houding zich op dezelfde wijze voortzet. Een andere aanpak kan soms wat kleine wonderen verrichten. Ik merk soms dat deze rol niet direct wordt gewaardeerd. Je moet er voor vechten, maar als je de rol goed vervult pluk je hier zelf de vruchten van. Want ondanks dat je deze rol achter de schermen invult, is het leuk om te zien dat collega's positief reageren bij een aantal kleine veranderingen. Al heeft misschien de manager het misschien zelf niet altijd in de gaten dat er aan zijn imago wordt gesleuteld. 

En dat is nu weer onze kracht. Managers zijn nergens zonder de adequate secretaresses in 50 rollen tegelijkertijd.

Detachering: gegarandeerde afwisseling

Publicatie in Info-net 

Na een periode van acht jaar werd het tijd om eens naar een andere baan uit te kijken. Om snel iets te kunnen vinden heb ik mijn CV op internet gezet. Er ging direct een hele nieuwe wereld voor mij open. Zoveel bedrijven, functies en werkzaamheden. Na een aantal gesprekken her en der heb ik uiteindelijk gekozen voor een detacheringsbureau.

In mijn vorige baan had ik het naar mijn zin, maar voelde me de laatste paar maanden in plaats van een secretaresse meer een automatische piloot. Terwijl ik toch eigenlijk een vliegtuig niet zelfstandig de lucht in zou kunnen krijgen. De sfeer was goed, maar de uitdaging was niet meer aanwezig. En alleen voor de collega’s blijven is ook niet goed.

Diversiteit

Door voor een detacheringsbureau te gaan werken zou ik de kans krijgen om een diversiteit aan werkzaamheden op mij te nemen en uiteraard de afwisseling op termijn. Het bureau waar ik voor werk is gespecialiseerd in managementondersteuning. De manier van werken verschilt essentieel ten opzichte van het werken voor een uitzendbureau. Bij een uitzendbureau wordt je ingezet voor een korte periode en wordt minder gelet of het bedrijf en de sollicitant bij elkaar passen. Een nadeel vind ik ook dat het arbeidscontract minder zekerheid biedt. Als je via een uitzendbureau werkt kan er sprake zijn van pensioenbreuk. Omdat je in vaste dienst bent bij het detacheringsbureau is er geen sprake van pensioenbreuk als je bij en ander bedrijf gaat werken. Met betrekking tot het aantal verlofdagen maakt dit geen verschil omdat deze is gebaseerd op het aantal contracturen.

Vast dienstverband

In februari 2000 ben ik met een proeftijd van twee maanden en na een tijdelijk contract van één jaar in vaste dienst getreden. Als je gedetacheerd wordt, da wordt eerste de functie-inhoud besproken en leg je je vast voor minimaal drie maanden dat je voor een bedrijf werkt. Op deze manier kun je het bedrijf qua bedrijfsvoering goed leren kennen en de sfeer proeven. Na overleg bestaat de mogelijkheid om een contract bij een bedrijf te verlengen. Inmiddels ben ik begonnen bij het derde bedrijf sinds ik voor het detacheringsbureau werk. Bij het eerste bedrijf was het in het begin wel wennen. Op weg naar het onbekende, laat je na acht jaar toch de routine, het oude bekende en de leuke collega’s achter.

Twee werkgevers

Je hebt eigenlijk te maken met twee werkgevers, want ook je officiële opdrachtgever wil graag weten wanneer je verlof opneemt en of je ziek bent. Tijdens mijn eerste detachering was ik werkzaam als projectassistente. Geen 40 telefoontjes meer per dag, en geen constante inloop meer op mijn werkplek. Dit was wel even wennen. Maar ik heb daar veel dingen geleerd. Na een periode van zes maanden vond ik het zelf weer spannend om naar een volgend bedrijf te gaan. Ditmaal als managementassistente bij de Brandweer. De werkzaamheden en de sfeer waren anders dan bij het vorige bedrijf. De daar opgedane kennis heb ik toen meegenomen in mijn rode rugzak. Na negen maanden ben ik weer verkast en ben nu werkzaam als directiesecretaresse bij een projectbureau. Ik merk dat de wisseling mij steeds iets gemakkelijker afgaat.

Afscheid

Een nadeel of eigenlijk toch ook wel weer een voordeel is het afscheid nemen. Afscheid nemen vind ik belangrijk. Dat geeft het gevoel dat je iets hebt afrond. Als ze vragen of je wilt blijven is dat ook leuk om te horen. Een voordeel is ook die mooie bossen bloemen en het eventuele cadeautje die je bij een afscheid krijgt. Toch een herinnering aan een leuke interessante tijd.

Uiteindelijk wil ik via deze weg mijn doel bereiken en dat is het vinden van een functie waarin de inhoud en sfeer mij zo liggen dat ik daar voor langere tijd wil gaan werken.